Trong môi trường làm việc của FPT, tài liệu quy trình, hướng dẫn vận hành, bài học kinh nghiệm và các cập nhật chất lượng luôn thay đổi theo tốc độ phát triển của tổ chức. Việc tìm đúng tài liệu, nắm được điểm mới và học lại từ kinh nghiệm đã có vì vậy không chỉ là nhu cầu cá nhân, mà còn là một phần quan trọng để nâng cao chất lượng công việc.
Xuất phát từ nhu cầu đó, từ ngày 1/7, Hệ thống FPT QMS chính thức vận hành tính năng “Tài liệu mới ban hành” (Newly Issued Documents). Đây là một trong những nâng cấp đáng chú ý thuộc nhóm tính năng “Nâng cao kiến thức”, giúp người FPT nhanh chóng nắm bắt các tài liệu và nội dung mới được ban hành tại đơn vị cũng như cấp Tập đoàn.
 |
| Các tính năng mới giúp người FPT thuận tiện hơn trong việc cập nhật tài liệu, kiến thức nội bộ. Ảnh tạo bằng AI. |
Thay vì phải chủ động tìm kiếm hoặc chờ thông báo rời rạc từ nhiều nguồn, người dùng có thể theo dõi tài liệu mới ngay trên màn hình Homepage của FPT QMS. Tính năng hiển thị thông tin tổng quan về tài liệu, đồng thời làm nổi bật các điểm thay đổi so với phiên bản cũ. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian cập nhật, giảm nguy cơ bỏ sót những thay đổi quan trọng trong quy trình, quy định hoặc hướng dẫn liên quan trực tiếp tới công việc (đặc biệt hữu ích đối với các đơn vị có hệ thống tài liệu lớn và thường xuyên cập nhật). Đây cũng là cách hệ thống hỗ trợ việc đưa tài liệu chất lượng đến gần hơn với người dùng, thay vì để tài liệu chỉ nằm trong kho lưu trữ.
Bên cạnh tính năng mới vừa go-live, tính năng “Kiến thức của tổ chức” (Knowledge Base) là một điểm nhấn khác trong nhóm “Nâng cao kiến thức”. Được vận hành từ đầu năm 2025 trên phạm vi toàn Tập đoàn, tính năng này hỗ trợ người dùng tìm kiếm các bài học kinh nghiệm, thực hành tốt, rủi ro, vấn đề và cơ hội cải tiến trong một số lĩnh vực công việc tại đơn vị.
Knowledge Base giúp tri thức tổ chức không chỉ nằm ở kinh nghiệm cá nhân hoặc trong từng dự án riêng lẻ, mà được lưu lại, chia sẻ và tái sử dụng. Với người dùng, đây là nơi có thể tra cứu các tình huống đã từng xảy ra, tham khảo cách xử lý, tránh lặp lại lỗi cũ và rút ngắn thời gian tìm kiếm lời giải cho những bài toán tương tự.
Sau hơn một năm triển khai, Knowledge Base đã ghi nhận những tín hiệu tích cực. Ở các công ty thành viên (CTTV), hệ thống ghi nhận 1.088 bài viết với khoảng 784 lượt xem trung bình mỗi tháng. Một số đơn vị cũng bắt đầu hình thành kho tri thức riêng, như FPT với 69 bài viết, FPT Telecom với 291 bài viết, FPT Retail với 231 bài viết, FPT Education với 141 bài viết và FPT IS với 356 bài viết. Riêng tại FPT Software - đơn vị triển khai đầu tiên trong FPT (từ năm 2020), hệ thống hiện đã có 77.855 bài viết, đạt trung bình khoảng 1.500 lượt xem/tháng.
Những con số này cho thấy nhu cầu chia sẻ và khai thác tri thức nội bộ là có thật. Khi các bài học, kinh nghiệm và case-study được tập hợp trên một hệ thống chung, người FPT có thêm công cụ để học nhanh hơn từ tổ chức, không phải bắt đầu lại từ đầu với những vấn đề đã được xử lý.
Nhìn rộng hơn, FPT QMS hiện phát triển các tính năng theo 3 nhóm chính. Đầu tiên là nhóm “Cho chính bản thân mình” nhằm hỗ trợ người dùng cá nhân hóa trải nghiệm với các tính năng như My Favorite Document (Tài liệu cho bạn), “Xem các phiên bản lỗi thời” và “Xin tài liệu chéo khi cần”. Nhóm “Nâng cao kiến thức” gồm “Tài liệu mới ban hành”, “Hệ thống chứng chỉ Chất lượng” và Knowledge Base, tập trung vào việc cập nhật, học hỏi và nâng cao năng lực chất lượng. Nhóm “Góp ý cho tài liệu” gồm Document feedback và NC toàn dân, tạo kênh để người FPT đóng góp ý kiến, phản ánh vấn đề và đề xuất cải tiến cho tài liệu, quy trình.
Chính thức đưa vào sử dụng từ cuối năm 2023, Hệ thống FPT QMS do Ban Đảm bảo Chất lượng Tập đoàn FPT phối hợp với ngành dọc chất lượng các CTTV xây dựng và triển khai tại địa chỉ https://qms.fpt.com. Trong thời gian tới, hệ thống sẽ tiếp tục được nâng cấp, cải tiến nhằm nâng cao chất lượng trải nghiệm người dùng, đồng thời góp phần thúc đẩy văn hóa chất lượng trong toàn FPT.
Trí Đức
Ý kiến
()