Tác giả giải Vàng iKhiến 2017: ‘Các sáng tạo kết hợp với nhau sẽ lớn mạnh hơn’

Rời FPT Software và gia nhập FPT IS sau chung kết iKhiến 2017 một thời gian, ngày đầu lên căng-tin ăn cơm, anh Hiếu xếp trong 2 hàng người dài đợi mua phiếu, lấy cơm. Anh nảy ra ý tưởng cùng nhóm xây dựng một hệ thống dịch vụ thông minh cho tòa nhà. Ý tưởng đó đã được anh thai nghén và bắt tay vào thực hiện, hiện đã xây dựng xong mẫu thử cho dịch vụ đặt suất ăn thông minh. Qua đó, toàn bộ nhân sự công ty có thể dùng thẻ nhân viên để mua rau, quả, thịt cá, ăn cơm, cà phê, giao hàng tận nơi, trả sau thông qua ví điện tử của FPT. Dự kiến ứng dụng sẽ sớm ra mắt người dùng nhà Hệ thống.

“Cái gì tốt cho nhiều người, Hiếu sẽ làm đến cùng. Quan trọng là anh chị em được sướng”, đồng nghiệp nói về anh. Những ý tưởng “Leng Keng” của anh đa phần đều như thế: xuất phát từ những nhu cầu thiết thực của đồng nghiệp và của chính mình, để bớt vất vả khi thực hiện các quy trình hằng ngày.

"SSC Portal không là tool đơn thuần, đó là tình cảm, là đam mê. Và từ giải bài toán liên phòng ban, nay sản phẩm đang hướng tới bên ngoài biên giới Việt Nam”, anh Hiếu nhấn mạnh trong bài thuyết trình của mình tại Chung kết iKhiến 2017 diễn ra hồi tháng 1/2018. Ảnh: Nguyễn Thắng.

Quay lại thời điểm cách đây 4  năm, lối suy nghĩ ấy cũng chính là ngọn nguồn để anh bắt đầu làm sản phẩm được nhiều người dùng nhất trong tập đoàn. SSC Portal - sản phẩm là đồng giải Vàng sáng tạo năm iKhiến 2017 (cùng với Mở két của FPT Telecom).

Từ FPT Software chuyển công tác sang FPT IS, anh Hiếu và cộng sự đã nghiên cứu việc áp dụng SSC Portal tại đây. Tại nhà Hệ thống, việc áp dụng SSC Portal gặp phải trở ngại khi FPT IS không có Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC), hệ thống phải giải quyết vấn đề không có SSC mà việc vẫn chạy.  

Anh đánh giá độ khó tăng theo cấp số nhân. Tại FPT IS, rất nhiều pháp nhân, quy trình trải qua nhiều bước. Chẳng hạn, CBNV muốn mua một cái bút để viết bảng, mỗi đơn vị nhỏ có người phê duyệt khác nhau. Điều này khiến việc áp dụng SSC Portal trở nên phức tạp hơn rất nhiều.

Đây là bài toán khó, thời điểm iKhiến năm ngoái, công cụ chưa giải quyết được. Anh và cộng sự đã phải nâng cấp lên phiên bản mới. Và còn rất nhiều việc phải làm để hệ thống áp dụng tại FPT IS thực sự "lên mây" (Cloud).

Hiện SSC Portal được phát triển tại FPT IS với các tính năng riêng. Nhóm đang nâng cấp SSC Portal lên với các tính năng ký số trên mobile và khả năng đáp ứng yêu cầu đa SSC để phù hợp với doanh nghiệp có nhiều công ty thành viên, không thể gom chung về SSC hệ thống cũng có thể vận hành. Các tiện ích của OCR (nhận dạng ký tự quang học) quét chữ viết tay cũng đã tích hợp vào hệ thống và được áp dụng tại FPT IS. Phần ký số dự kiến sẽ thực hiện trong năm 2019.

Tô Trọng Hiếu nhớ lại việc tham gia iKhiến là tình cờ, bởi SSC Portal đã được làm từ trước đó. Anh cho rằng, iKhiến là chương trình hay cần phổ biến các sáng tạo cho toàn FPT. Anh vẫn theo dõi các sáng tạo, và mong muốn FPT sẽ hợp các sáng tạo lại thành hệ sinh thái. “Hy vọng FPT không để các sáng tạo đơn lẻ mà nên gom lại thành cái gì đó lớn hơn, sáng tạo trong những thứ sáng tạo. Áp dụng sáng tạo đơn lẻ chỉ được một lợi ích. Áp dụng 2 sáng tạo cùng lúc tích hợp sẽ cho ra 10 lợi ích. Nếu cả một gói tích hợp nhiều sáng tạo thì lợi ích lớn hơn nữa”, anh Hiếu bày tỏ.

Anh Nguyễn Văn Khoa, GĐ FPT HCM kiêm CEO FPT Telecom, và ông Jean-Charles Belliol, Ủy viên Hội đồng quản trị FPT, cùng trao giải Vàng iKhiến tháng 10/2017 cho anh Tô Trọng Hiếu, phòng IT, FPT Software HCM. Ảnh: Nguyên Văn.

Thời điểm 2015 trở về trước, với cách thức quản trị thông thường, CBNV có những yêu cầu dịch vụ nội bộ về hành chính, nhân sự, IT… phải thực hiện thông qua điện thoại, email qua lại nhiều lần. Riêng tại bộ phận IT, cộng sự của anh Tô Trọng Hiếu nhớ lại, mỗi ngày phải ghi chép trên file Excel hàng trăm yêu cầu, trăm thể loại lỗi từ các phòng ban…. Hình thức này rất tốn thời gian bởi địa bàn rải rác và các nguyên nhân khách quan khác. Đối với một công ty có quân số gần 13.000 người, để giải quyết các yêu cầu của CBNV một cách kịp thời và nhanh chóng bằng phương pháp truyền thống là một vấn đề cực kỳ nan giải.

Từ những ngày còn làm ở Hà Nội, anh Hiếu đã nhận thấy vấn đề trong xử lý quy trình dịch vụ nội bộ và trăn trở làm sao cho bộ máy xử lý đỡ cồng kềnh nhằm giảm thời gian và nguồn lực.Trong khi đó, ở nước ngoài, bài toán đã được giải quyết từ rất lâu.

Sau 2 năm thiết kế trên Excel và 2 năm hiện thực hóa ý tưởng với sự giúp sức của 3 lập trình viên, đến cuối năm 2015, SSC Portal chính thức ra mắt và được triển khai tại FPT Software cùng thời điểm thành lập Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC). Đây là hệ thống dịch vụ điện tử đầu tiên trong tập đoàn được phát triển bởi anh Tô Trọng Hiếu từ năm 2012 với mong muốn tối ưu hóa hệ thống quản trị của FPT Software.

Tô Trọng Hiếu giúp FPT Software lần đầu tiên có giải Vàng iKhiến. Ảnh: Nguyên Văn.

Quá trình để ý tưởng "Leng Keng" này trở thành hiện thực không hề đơn giản. Ngồi cặm cụi tô tô vẽ vẽ mô hình, những dáng hình đầu tiên của SSC Portal, anh bắt đầu gặp phải những khó khăn đầu tiên. Xuất thân là kỹ sư Điện tử - Viễn thông, anh Hiếu chưa hề biết viết code. Đang loay hoay không biết làm sao để hiện thực hóa ý tưởng, bỗng dưng có một bạn thực tập sinh xin vào làm việc. Cậu thực tập sinh tập trung vào code ý tưởng anh đưa ra. Anh Hiếu là người thiết kế, quản lý hạ tầng và kiểm thử. Anh và cộng sự phải xử lý hàng trăm e-mail mỗi ngày, rồi ticket, điện thoại. Hiếu nhiều đêm ở lại công ty, bạn thực tập sinh theo anh cũng bắt nhịp làm việc này.

Đỉnh điểm của khó khăn là khi Tô Trọng Hiếu và cộng sự phải làm lại từ đầu. Nền tảng .Net ban đầu khó tương thích với các công nghệ mới. Nhiều người hoài nghi liệu sản phẩm có sử dụng được hay không. Sau quá trình vật vã chỉnh sửa, và xuất phát lại từ đầu, SSC Portal được xây dựng trên nền tảng Java. Anh mất một năm để lê la hết phòng này đến phòng khác nói chuyện để có bức tranh toàn cảnh và kết nối các phòng ban bằng hệ thống.

Thời điểm năm 2015, FPT Software đang sử dụng phần mềm ManageEngine của nước ngoài nhưng vướng phải khó khăn khi xử lý các tác vụ liên phòng ban. Khi Trung tâm Dịch vụ sẻ chia (SSC) được thành lập, sản phẩm của Tô Trọng Hiếu được chọn để phát triển. Từ ngày 1/12/2015, Cổng thông tin - dịch vụ (Portal) đã chính thức vận hành cho gần 3.000 CBNV FPT Software HCM (F-Town) sử dụng.

Cổng dịch vụ chia sẻ đưa tất cả yêu cầu dịch vụ nội bộ lên mạng. CBNV chỉ cần truy cập vào Cổng chia sẻ dịch vụ (SSC Portal), ngay lập tức yêu cầu sẽ được chuyển đến người có trách nhiệm trực tiếp giải quyết một cách nhanh chóng, công khai và khách quan. Đồng thời, tiến độ của yêu cầu cũng được theo dõi và phản hồi kịp thời. SCC Portal đón đầu xu hướng chuyển đổi số, tối ưu hóa cách thức quản trị của doanh nghiệp.

Cổng chia sẻ dịch vụ được thiết kế với hơn 100 loại yêu cầu nội bộ thuộc các mảng: Nhân sự, Hành chính, IT… Sản phẩm này cho phép liên kết các phòng ban với nhau dựa trên chuẩn quốc tế ISO 20.000. Thống kê cho thấy, trung bình mỗi tháng, SSC Portal tiếp nhận và giải quyết khoảng 4.000 yêu cầu dịch vụ nội bộ, giúp tiết kiệm 30% năng suất so với trước đây.

Được xây dựng theo cơ chế mở, rất linh hoạt, SSC Portal có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp cũng như thích nghi với mọi mô hình tổ chức của FPT và khách hàng bên ngoài. Thời gian triển khai lại nhanh hơn các mô hình tương đương gấp 3 lần.

Từ đầu tháng 8/2017, hơn 7.000 CBNV FPT Telecom trên toàn quốc có thể lên mạng yêu cầu các nghiệp vụ của khối nhân sự, hành chính, IT, kế toán... thay cho việc gửi e-mail hay văn bản giấy.

Những kết quả vượt trội thu được từ hệ thống giúp Services portal vươn ra ngoài phủ sóng các đơn vị nhà F, gồm: FPT Telecom, FPT HO, FPT Online, FPT Retail, FPT Education và Synnex FPT.

>> Năm thứ hai liên tiếp, FPT Software đối đầu FPT Telecom tại chung kết iKhiến

Xuân Phương