Nữ thuyền trưởng của con tàu số liệu nhà Phần mềm

Người phụ nữ trầm lắng với dáng người nhỏ nhắn, dong dỏng cao, mái tóc dài cặp gọn gàng ra sau luôn cần mẫn với chiếc máy tính ở khoang Hoàng Mai tại F-Ville Hòa Lạc đã trở thành hình ảnh thân quen với các CBNV phòng kế toán FPT Software suốt nhiều năm nay. Chị Lê Thanh Vân được nhân viên của mình ví như “Master Chef” bởi sự chuyên nghiệp và cẩn thận, tỉ mỉ của chị trong công việc kế toán.

Chị Lê Thanh Vân giản dị trong cuộc sống nhưng vô cùng tỉ mỉ trong công việc.

Thoạt nhìn, khó ai có thể đoán được công việc chị làm và trọng trách nặng nề mà chị đang gánh vác - kế toán trưởng của một công ty với nhân sự hơn 15.000 người và liên tục có sự thay đổi về mọi mặt. Kế toán là bộ phận liên quan trực tiếp tới lương, thưởng của từng nhân viên; liên hệ mật thiết tới doanh thu, lợi nhuận mà công ty đang có cùng mọi chi phí phát sinh từ nhỏ đến lớn. Bởi lẽ, khác xa so với những hình dung về một kế toán trưởng nghiêm nghị, đăm chiêu và khó gần, chị Vân rất nhẹ nhàng, điềm đạm và vô cùng niềm nở, tươi vui.

“Do đặc thù FPT Software tăng trưởng nhanh, cơ cấu tổ chức thay đổi thường xuyên dẫn đến việc kế toán cập nhật hệ thống phòng ban và theo dõi, quản lý chi phí gặp nhiều khó khăn”, chị Vân tâm sự. Và để giảm tải bớt gánh nặng công việc, chị Vân cùng đồng nghiệp phòng Kế toán đã tìm tòi, nghiên cứu, đưa ra ý tưởng về một hệ thống giúp quản lý chi phí được hiệu quả, đáp ứng được ưu cầu và sự thay đổi, phát triển mạnh của FPT Software. Tháng 4/2017, hệ thống quản lý chi phí EMS chính thức ra đời.

Vừa đảm bảo công việc quản lý kế toán của toàn bộ FPT Software trên cả nước hằng ngày, chị Vân vừa dành tâm sức cho EMS để công cụ này có thể được hiện thực hóa như mục tiêu ban đầu mà chị và các đồng nghiệp đặt ra. “Thay đổi cách làm thông thường của cả một hệ thống kế toán lớn của Phần mềm FPT từ Bắc vào Nam là một vấn đề không đơn giản. Nhưng thay đổi là điều cấp thiết và rất hữu ích lúc này nên chúng tôi quyết tâm hoàn thiện EMS”, chị Vân giãi bày.

Vinh quang nào cũng trải qua khó khăn, gian khổ. Phải làm rồi mới thấy khi còn là ý tưởng thì chị Vân và các đồng nghiệp tin tưởng rằng EMS sẽ không quá phức tạp, nhưng lúc triển khai áp dụng thực tế mới thấy có quá nhiều phát sinh ngoài dự tính. “Đó là những trận tranh luận nảy lửa, là những cuộc họp căng thẳng và là những buổi làm thêm giờ không biết mệt mỏi của cả đội kế toán cùng nhóm kỹ thuật”, chị Vân nhớ lại những ngày đầu xây dựng EMS. 

Là người trực tiếp sử dụng EMS trong công việc hằng ngày, chị Nguyễn Thị Thảo Linh, Kế toán viên, chia sẻ: “Nhờ sử dụng tool EMS đã nâng cao năng suất nhập liệu của bộ phận kế toán, giúp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm nhân sự. EMS đã giúp chúng tôi tiết kiệm, giảm tối đa các bước thủ công của kế toán, tăng tính chính xác của các ghi nhận trên hệ thống kế toán, hạn chế tối đa các sai sót xảy ra”.

Chị Vân (đứng thứ 3 từ phải qua) cùng anh chị em phòng Kế toán FPT Software Hà Nội.

Nhận thấy rõ những lợi ích mà EMS mang lại, chị Ngô Thị Hồng Huệ, Kế toán viên, cho hay: “Sử dụng EMS giúp tiết kiệm được rất nhiều công sức và thời gian. Việc quản trị chi phí nội bộ cũng dễ dàng hơn so với trước đây thực hiện trên hệ thống cũ. Nhờ có ý tưởng của chị Vân mà cả đội kế toán chi phí đỡ vất vả hơn rất nhiều”.

Hiệu quả mà đội kế toán nhập liệu thu được từ khi sử dụng EMS (đầu quý III/2017 đến hết quý II/2018) là số lượng nhân sự FPT Software tăng lên hơn 3.300 người, số lượng giao dịch tăng nhưng đội kế toán nhập liệu của phòng Kế toán không tăng người. EMS cũng hỗ trợ tốt hơn cho các đơn vị sản xuất, kinh doanh trong quá trình kiểm tra chi phí phát sinh của bộ phận mình quản lý. Đồng thời, EMS cung cấp thông tin nhanh và hiệu quả cho hệ thống báo cáo quản trị của FPT Software.

Chia sẻ về người chị cả của phòng Kế toán, “mẹ đẻ” của công cụ EMS, anh Lý Hải Minh bày tỏ sự yêu quý và ngưỡng mộ: “Chị Vân là người rất nghiêm khắc và cẩn thận, đặc biệt là trong các buổi họp để có được hiệu quả công việc cao nhất. Nhưng đằng sau sự nghiêm túc ấy thì chị là một người rất tình cảm, luôn quan tâm, chăm chút cho nhân viên của mình”.

“'Master Chef' của phòng Kế toán có một trí nhớ siêu phàm, đặc biệt là khả năng nhớ số. Đầu năm chị Vân cùng chúng tôi đặt ra những mục tiêu “Leng Keng” và luôn động viên, thúc đẩy các anh em trong phòng nỗ lực hết mình để hoàn thành những mục tiêu ấy”, chị Nguyễn Thị Thảo Linh cho hay.

Thời gian này, dù công việc vô cùng bận bịu nhưng chị Vân vẫn dành thời gian để nghiên cứu, phát triển thêm cho EMS. Hệ thống này sẽ được tích hợp với các công cụ nội bộ khác như công cụ thanh toán của tập đoàn, công cụ quản lý tài sản, công cụ quản lý nhân sự... để có thể tối đa hóa thông tin có thể sử dụng được, tăng năng suất làm việc một cách tối ưu nhất.

“Tận lực để hoàn thành thật tốt công việc” là điều chị Vân luôn tâm niệm và nhắc nhở nhân viên hằng ngày. “Công việc kế toán chẳng có điều kỳ diệu nào hơn là hoàn thành thật tốt, thật chuẩn cả”, người dẫn đầu đoàn quân Kế toán nhà Phần mềm bộc bạch.

Diệu Anh

Ảnh: NVCC