PM nhà Phần mềm được khoán chi phí dự án

Sáng 20/6, gần 100 PM của FPT Software Hà Nội tham gia chương trình PM workshop Quý II tại phòng Anh Sáu, F-Ville 2, Hòa Lạc. Chương trình xoay quanh 2 chủ đề: “Bí quyết thực hiện 5 Whys hiệu quả” và “Quy định về chính sách thưởng thặng dư dự án”.

Gần 100 PM của FPT Software Hà Nội tham gia chương trình.

Chia sẻ về chủ đề “Giải quyết vấn đề với phương pháp 5 Whys”, anh Nguyễn Quốc Đông, PGĐ DTL, cho rằng “vấn đề” là những việc xảy ra không theo ý muốn của bản thân, gây ra khó khăn, trở ngại và dẫn tới kết quả không tốt như mong đợi. 

“Để giải quyết vấn đề cần phải xác định được rõ vấn đề đang xảy ra là gì, cùng phân tích vấn đề để tìm ra nguyên nhân sâu xa dẫn tới vấn đề đó. Tìm được nguyên nhân rồi thì vấn đề sẽ dễ dàng được giải quyết”, anh Đông cho biết.

Diễn giả Nguyễn Quốc Đông giới thiệu phương pháp “5 Whys” để giúp các PM tìm ra được nguyên nhân, gốc rễ của vấn để. Phương pháp này do ông Sakichi Toyoda, một kỹ sư người Nhật, xây dựng nên để giải quyết các vấn đề, ngăn ngừa những việc không hay xảy ra cả trong công việc và cuộc sống.

Anh Nguyễn Quốc Đông, PGĐ DTL, chia sẻ về chủ đề "Giải quyết vấn đề với phương pháp 5 Why".

Các bước thực hiện phương pháp 5 Whys được anh Đông chỉ ra gồm: Tập hợp đội ngũ những người có liên quan đến vấn đề cần giải quyết; Cùng bàn bạc và phát biểu rõ vấn đề đội đang gặp phải; Hỏi lần thứ nhất “Why?” (nghĩa là vì đâu mà lại xảy ra vấn đề); Tiếp tục hỏi “Why” 4 lần tiếp theo để đào sâu hơn nguyên nhân của vấn đề và cuối cùng là Xác định khi nào nên dừng lại, không tiếp tục hỏi nữa. 

Bên cạnh đó, anh Đông còn đưa ra các yếu tố dẫn đến sự thất bại khi thực hiện phương pháp này. Đầu tiên là do không gọi đúng những người có liên quan đến vấn đề vào cuộc họp; Không chuẩn bị đầy đủ thông tin trước cuộc họp; Có sự đối phó, đổ thừa và không dám trung thực nhận khuyết điểm cuả mình.

Đề cao vai trò của yếu tố con người, anh Đỗ Văn Hoàn, PM dự án với khách hàng Honda của đơn vị FGA, bày tỏ: “Những nguyên nhân của vấn đề được tìm ra trong quá trình làm dự án thì thường xuất phát từ con người. Ý thức con người là những yếu tố khó để khắc phục hơn cả”.

Chủ đề thứ 2 được nói tới trong chương trình là “Khoán chi phí dự án”, chính sách mới sẽ được FPT Software áp dụng từ 1/7 này. Anh Phùng Sỹ Bảy (FHO.PMO), người phụ trách triển khai chính sách “Khoán chi phí dự án” đã chia sẻ về cách giao quỹ khoán, các bước khoán dự án; vai trò, trách nhiệm của các bên (PM; FSU Lead; BU Lead; QA…).

Theo chính sách này, các PM dự án sẽ được quyền đề xuất chi phí cho toàn bộ dự án của mình dưới sự phê duyệt của GĐ FSU. Sau khi dự án kết thúc, nếu chi phí thực tế nhỏ hơn hoặc bằng 90% chi phí đề xuất ban đầu thì phần thừa ra chính là thặng dư. Phần thặng dư này sẽ được chia cho đội dự án căn cứ theo loại dự án. Nếu chi phí thực tế vượt quá 120% chi phí khoán có nghĩa dự án bị lỗ, PM sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp. Quá 2 lần lỗ dự án, PM sẽ bị tước quyền đề xuất chi phí trong vòng một năm.

Anh Phùng Sỹ Bảy, Phó ban FHO.PMO, trình bày về chủ đề "Chính sách khoán chi phí dự án".

Theo anh Bảy, chính sách này hướng tới đội ngũ tinh túy của dự án, những người có thể đưa ra các sáng tạo đột biến trong phương pháp thực hiện dự án. Điều này sẽ làm cho năng suất dự án tăng lên và giảm chi phí phát sinh. “Chính sách khoán sẽ giúp FPT Software giảm được áp lực tuyển dụng nhân sự nhiều kinh nghiệm khi có thể tận dụng nguồn Fresher sẵn có, đủ khả năng làm được nhiều phần việc cơ bản với chi phí hợp lý hơn”, anh Bảy nhận định.

Các bước để thực hiện chính sách “Khoán chi phí dự án bao gồm: Đăng ký khoán theo mẫu có sẵn; Chờ xét duyệt của FSU Lead; Gửi tờ trình xin khoán chi phí đã được phê duyệt trước khi kick off dự án và Tổng kết chi phí thực tế sau khi dự án kết thúc. Định mức khoán được quy định theo từng cấp độ dự án. 

Trước chính sách “Khoán chi phí dự án” thì ở FPT Software đã và đang áp dụng chính sách “FSCoin” (1 coin = 10.000 đồng) để chi trả chi phí cho các thành viên dự án theo mức độ đóng góp của từng người. Với chính sách FSCoin, PM hay Ban Quản lý dự án tập trung vào quản lý các đầu việc của dự án chứ chưa có yêu cầu quản lý về chi phí, nhân sự.

“Khi được đề xuất chi phí dự án theo chính sách khoán thì các PM sẽ có cơ hội được nâng cao năng lực hơn bởi ngoài việc quản lý các công việc của dự án theo FSCoin thì họ còn phải quan tâm đến đội hình thực hiện dự án, đến chi phí để chi trả cho đội hình đó”, anh Phùng Sỹ Bảy chia sẻ. Anh Bảy cũng cho biết thêm 2 chính sách “FSCoin” và “Khoán chi phí dự án” sẽ được áp dụng song song để các dự án đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất.

Chính sách mới này nhận được sự quan tâm rất lớn của các PM khi liên tục có người đặt câu hỏi cho diễn giả. Các câu hỏi xoay quanh vấn đề chi phí OT (làm thêm giờ) và cách chia thưởng thặng dư dự án. Diễn giả Phùng Sỹ Bảy và các CBNV của FQC đã nhiệt tình giải đáp những băn khoăn, thắc mắc của các PM.

Trong thời gian đầu áp dụng chính sách khoán chi phí dự án, các PM sẽ gặp phải một số khó khăn khi phải lên kế hoạch dự án cụ thể, chi tiết và sử dụng nhân sự một cách hợp lý nhất. Bên cạnh những khó khăn ban đầu thì chính sách này cũng có khá nhiều thuận lợi để triển khai khi các PM ở FPT Software đã có nhiều kinh nghiệm làm dự án, hiểu được quy trình, các bước triển khai để có thể đề xuất được mức chi phí hợp lý nhất.

Trước đó, ngày 19/6, PM Workshop quý II cũng đã diễn ra tại tòa nhà F-Complex, Đà Nẵng với 2 chủ đề: “Chia sẻ kinh nghiệm xoay quanh các vấn đề sử dụng Fresher tại đơn vị R7” do diễn giả Phan Ngọc Tuấn (Bu Lead đơn vị FSU2.R720) đảm nhiệm; “Quy định về chính sách thưởng thặng dư dự án” do diễn giả: Phùng Sỹ Bảy (Phó ban FHO PMO) phụ trách.

Ngày 21/6, PM Workshop Quý II sẽ diễn ra ở FPT Software HCM. Chương trình sẽ có 2 chủ đề: Làm thế nào để quản lý Fresher hiệu quả và Quy định về chính sách thưởng thặng dư dự án. 

Diệu Anh