Năm 2019, ToR của Đơn vị Phần mềm chiến lược Hà Nội (FHN) cao vọt tới hơn 30%, trong đó nhân viên mới chiếm tỷ lệ 4,35%. Để góp phần giải quyết vấn đề, ban lãnh đạo FHN yêu cầu thực hiện chương trình chăm sóc nhân viên mới, với mong muốn họ sẽ yêu mến và cảm thấy gắn kết với công ty ngay từ những ngày đầu làm việc. Cao Quỳnh Tâm là người được giao phụ trách chính.
Gỡ khó cho nhiều bên
Không ít vướng mắc liên tiếp xuất hiện trong quá trình Cao Quỳnh Tâm triển khai chương trình này. Hệ thống tổng hợp thông tin, dữ liệu nhân viên mới không có; việc khảo sát ý kiến đánh giá của nhân viên mới và thu thập thông tin mất quá nhiều công sức, thời gian.
Cán bộ quản lý phải bỏ nhiều nguồn lực trong việc đánh giá nhân viên mới. Nhân viên mất thời gian trả lời khảo sát của bộ phận Nhân sự. Nhân sự lại tốn nguồn lực để thúc giục các đối tượng làm khảo sát, tổng hợp thông tin làm báo cáo... Vòng luẩn quẩn của quy trình buộc Cao Quỳnh Tâm phải nghĩ khác, làm khác.
“Trong giai đoạn hiện tại khi mọi thứ đều tool hóa, công nghệ hóa, mình mong muốn xây dựng một công cụ để giải quyết những vấn đề này”, chị chia sẻ về khởi đầu của FHN-Newstar.
 |
| Cao Quỳnh Tâm giới thiệu về "đứa con tinh thần" tại chung khảo iKhiến số 2. Ảnh: Trần Huấn |
Là tool trên nền tảng website, FHN-Newstar hỗ trợ chương trình Chăm sóc nhân viên mới và theo dõi hoạt động này tại các bộ phận, với mục tiêu lớn là giảm ToR của toàn đơn vị. Sản phẩm giúp giảm thiểu phần lớn công sức thời gian, không chỉ cho riêng bộ phận nhân sự mà cả nhân viên mới cùng quản lý đơn vị/dự án.
Cao Quỳnh Tâm dành 3 tuần để lập đề bài cho đội lập trình, xây dựng nội dung đưa lên trang web, các thông tin cần thiết, các bộ câu hỏi khảo sát nhân viên mới. Sau khi gửi team để lập trình web, họ phối hợp chặt chẽ để test các tính năng. Trong quá trình thử nghiệm, hai bên cũng liên tục đưa các yêu cầu cải tiến.
“Chẳng có khó khăn nào quá lớn lao cả”, chị Tâm cười. “Đây là chương trình mình làm nên đã nằm lòng rồi. Chỉ có trở ngại nhỏ ở chỗ mình không am hiểu về các tool nên phải dành chút thời gian để mày mò thôi”.
Làm dữ liệu ban đầu chỉ mình Cao Quỳnh Tâm, còn đội lập trình cho FHN-Newstar cũng vỏn vẹn 3 thành viên. Một trong số đó là Đào Thế Nam. “Ngay từ khi nhận thông tin từ chị Tâm, tôi đã nhận thấy đây là một ý tưởng đột phá về thay đổi quy trình chăm sóc nhân viên”, anh Nam chia sẻ. Thích thú và hào hứng với FHN-Newstar, anh quyết định tham gia dự án ngay mà chẳng đắn đo gì.
Chạy dự án đã hơn một năm, Cao Quỳnh Tâm và đội lập trình chưa từng gặp mặt nhau. Phần do khác địa điểm làm việc, phần vì thời gian cao điểm làm tool trùng đúng lúc Covid-19 diễn biến “căng” nhất. Mọi chi tiết công việc hoàn toàn được truyền qua những cuộc gọi, email, chat.
“Chúng tôi áp dụng quy trình làm việc theo chuẩn mô hình agile scrum, có họp ngắn hằng ngày nhằm thu thập ý kiến đánh giá và các yêu cầu mới từ bộ phận của chị Tâm. Ngay cả dịch bệnh cũng không ảnh hưởng nhiều đến dự án”, anh Nam cho biết. Đến hiện tại, vẫn luôn có một nhóm chat chung giữa chị Tâm và team lập trình để hai bên cùng đưa yêu cầu cải thiện hay khắc phục lỗi khi gặp vấn đề. Đào Thế Nam cũng cho rằng chính bởi chị Tâm đưa ra ý tưởng và các yêu cầu cụ thể, tool mới đạt hiệu quả cao, phù hợp nhu cầu sử dụng thực tế.
Sáng kiến có chiều sâu
Là đơn vị phát triển tool FHN-Newstar, FHN.MAS tiếp cận tool từ khi chạy thử và chính thức áp dụng tại đơn vị vào cuối năm 2020. “Tool giúp cán bộ quản lý nắm bắt tâm tư của nhân viên mới”, PM Nguyễn Duy Thành nhận định. “Nhờ FHN-Newstar mà chúng tôi giá được các bạn một cách sâu sát, không chỉ về chuyên môn mà còn cả khả năng hòa nhập và những kỹ năng khác”.
Anh Thành cho hay, các mốc thời gian đánh giá nhân viên rơi vào 1 tuần, 1 tháng, 2 tháng và 6 tháng. Mỗi mốc đều rất quan trọng để đánh giá năng lực, sự phù hợp của nhân viên với công ty và quyết định ký hợp đồng. Qua mỗi mốc, FHN-Newstar đều gửi thông báo, có sự tương tác giữa quản trị dự án (PM), cán bộ quản lý và nhân viên, rất kịp thời mà không cần chờ hết thời điểm thử việc.Qua FHN-Newstar, đơn vị còn có thể sắp xếp những buổi gặp gỡ, đi ăn riêng cùng nhân viên mới, lan tỏa văn hóa FPT và BUL đến tân binh.
 |
| Sáng kiến FHN-Newstar nhận giải Bạc iKhiiến số 2 cùng nhiều lời khen ngợi từ giám khảo về tiềm năng sản phẩm. Ảnh: Cucumber |
Tính đến tháng 4 năm nay, tool đã được 435 nhân viên mới, 160 quản trị dự án (PM) và 46 quản lý trung tâm (BUL) sử dụng. Kết quả, FHN-Newstar giúp giảm hơn 50% thời gian khảo sát ý kiến nhân viên mới, giảm hơn 60% thời gian tổng hợp dữ liệu khảo sát để làm báo cáo. Đồng thời tiết kiệm 75% nguồn lực đánh giá của nhân viên/PM/BUL. Tool đã mở rộng áp dụng trên phạm vi FPT Software, hiện thử nghiệm tại một số đơn vị.
Theo Cao Quỳnh Tâm, điểm nổi bật nhất của tool là nhìn được ngay lập tức vướng mắc của nhân viên mới, kết hợp BUL và bộ phận Nhân sự giải quyết. Về thông tin, thay vì đi nhặt nhạnh để tổng hợp thì tool có thể tự tổng hợp và xuất báo cáo.
Tại chung khảo iKhiến số 2, các giám khảo đều đánh giá đây là sáng kiến có chiều sâu và sẽ mang lại nhiều giá trị nếu được áp dụng rộng rãi. FPT Software dự kiến trong năm nay sẽ tuyển 8.000 nhân viên mới, chắc chắn Cao Quỳnh Tâm cùng các thành viên nhóm dự án sẽ còn nhiều việc phải làm với FHN-Newstar.
Hoa Hạ
Ý kiến
()