Hậu trường kick-off FPT Retail ‘Nói là làm’

Những thành viên của team "Ban tổ chức".

Thói quen đi dạy vào 8h30 sáng và có mặt ở nhà lúc 6h chiều của giảng viên Võ Xuân Phúc nay đã được thay bằng vòng lặp mới khi phải dậy sớm lúc 5h và kết thúc công việc vào khoảng “sớm nhất của ngày hôm sau” - tức 1h sáng, cứ như vậy kéo dài hơn 3 tuần.

Theo kế hoạch, Ban tổ chức luôn phải có mặt từ sớm để giải quyết “check-in”, “check-out” và chuẩn bị phiếu ăn sáng cho người tham dự. Đến cuối ngày, cả đội sẽ đánh giá lại kết quả, kèm đó là chuẩn bị nội dung cho ngày hôm sau. Vì thế, “việc đi sớm về khuya cũng là điều dễ hiểu”, anh Phúc chia sẻ. 

Cùng là giảng viên với Phúc, anh Nguyễn Thanh Phong cũng là một thầy giáo đã quen không khí ở lớp học. Đến với kick-off, Phúc và Phong thay nhau đảm nhận vai trò MC của buổi Talkshow “Hành động” kiêm quản trò team-building bãi biển. Phong nhận định, bản thân anh là người chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên anh thường học hỏi nhanh từ các đồng nghiệp, “để hoạt động của ngày hôm sau diễn ra suôn sẻ hơn ngày trước”, anh hào hứng cho biết.

Là người gắn bó với kick-off 2018 từ những ngày đầu, điều ý nghĩa nhất đối với Phong là lúc nhìn thấy người tham dự bồi hồi khi phải lên xe trở về TP HCM. “Ngày đầu có thể còn chưa quen nhưng sau đó mọi người thân hơn và tham gia nhiệt tình mọi hoạt động. Đây là một tín hiệu đáng mừng với Ban tổ chức”, anh vui vẻ cho biết. 

Tất cả thành viên tự chuẩn bị mọi thứ.

Những năm trước, khi đơn vị còn thuê công ty dịch vụ bên ngoài để tổ chức chương trình, người tham dự chưa có cơ hội được cảm nhận trọn vẹn ý nghĩa của chương trình. Ngược lại, Trung tâm đào tạo FPT Retail còn nhận phản hồi không hài lòng vì các hoạt động chưa thực sự phù hợp. 

Vì thế, trước ngày bắt đầu, chị Dương Thị Hải Âu còn lo lắng sẽ không có nhiều người đăng ký vì kick-off năm trước chưa để lại nhiều ấn tượng tốt đối với người tham gia. Tuy nhiên, kết quả ngược lại với nỗi lo của chị khi 3 đợt đầu tiên đã có khoảng 250 người tham gia. Ngay khi số lượng đăng ký tăng vụt lên con số hơn 270 người vào 4 đợt cuối khiến cả Ban tổ chức và Hải Âu phải tính toán phương án đặt thêm phòng ở cho đồng nghiệp. Là người có suy nghĩ tích cực cùng vốn liếng kinh nghiệm dày dặn khi từng là cán bộ Tổng hội, Hải Âu đã cùng nhóm Ban tổ chức giải quyết ổn thỏa và “người tham gia vẫn hài lòng”, chị mỉm cười cho hay. 

Bên cạnh chị Hải Âu còn có chị Lê Thị Liên cùng đảm nhận việc sắp xếp phòng và đảm bảo kế hoạch theo đúng tiến độ. Điều mà mọi người ấn tượng ở Liên không chỉ là khuôn mặt ưa nhìn mà cô gái nhân sự này cũng nhiệt huyết không kém. Chị nhỏ nhắn, có nhịp chân nhanh nhẹn, Liên thường xuất hiện ở quầy lễ tân để quán xuyến quá trình nhận/trả phòng, đồng thời là một thành viên hỗ trợ linh hoạt cho các đội tham gia các trò chơi ở bãi biển.

Ghé sang góc kỹ thuật, nơi xung quanh là các thiết bị điện tử, dưới chân bàn là đủ loại dây kết nối nhưng không mấy rối rắm, chị Võ Thị Nương là nhân vật thường trực nơi đây trong màu áo cam FPT quen thuộc. Chị gắn liền với hình ảnh cô gái chăm chú trước màn hình laptop, một tay cầm chuột, tay còn lại quản lý các tổ hợp phím. Chỉ sau vài lần thao tác, chị đã có thể điều phối tốt hình ảnh, âm thanh trong sự kiện. Trong đội hình Ban tổ chức, chị Nương là đại diện duy nhất đến từ ban đào tạo trực tuyến. Tuy chọn cho mình góc riêng ít người để ý nhưng vai trò của chị cũng quan trọng không kém. Có những sự cố kỹ thuật phát sinh, chị đều kiểm soát hiệu quả và phối hợp nhịp nhàng với các thành viên khác.

Trước mỗi trò chơi, Ban tổ chức luôn là đội làm mẫu đầu tiên.

Sáu người là số lượng nhân lực ban đầu của Ban tổ chức, với đội ngũ giảng viên thuộc trung tâm đào tạo làm nòng cốt. Vì số lượng người đăng ký tăng nhiều hơn so với dự kiến nên hai thành viên khác nhanh chóng được “triệu hồi” ra Mũi Né để tiếp ứng cùng đồng đội. 

Anh Huỳnh Đức Hưng đến từ phòng Hành chính là một trong số đó. Tuy các hoạt động diễn ra liên tục, xong nội dung này là đến ngay nội dung khác, đoàn này rời đi thì đoàn khác lại đến, anh cùng đồng đội vẫn đảm bảo khâu đều chỉn chu, liền mạch, chuẩn bị đầy đủ vật dụng trò chơi team-building sao cho phù hợp với quy mô người tham dự. Anh cho biết: “Ban tổ chức chỉ có khoảng 3 tuần chuẩn bị nên phải biết cách thu xếp nhiều việc”. 

Đồng hành với anh Hưng còn có anh Nguyễn Hữu Đức Duy và cả hai là cặp “bài trùng” của mảng hậu cần. Từ ngày theo chương trình, anh Duy thường tranh thủ thời gian rảnh để giải quyết công việc từ xa, có thể là buổi tối muộn hay sáng sớm. Cũng là lần đầu đồng hành cùng Ban tổ chức Kick-off, từ một người chưa có kinh nghiệm “chinh chiến” với các sự kiện, nay anh chàng nhân sự đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm tổ chức và “nhớ buổi trưa ăn mỳ bằng ly với mọi người”, anh cười. 

8 mảnh ghép vận hành trôi chảy 19 ngày diễn ra sự kiện với gần 3.000 CBNV tham gia.

Không chỉ là người chịu trách nhiệm chất lượng chương trình, anh Nguyễn Văn Vạn, Trưởng phòng Đào tạo, còn là một diễn giả thú vị tại buổi Talkshow “Hành động”. Mỗi khi anh xuất hiện đều mang lại niềm vui và những tiếng cười giòn tan cho các học viên, đến nỗi “khan tiếng” nhưng anh vẫn say mê với bài giảng của mình. 

Năm nay, kick-off được phòng Đào tạo tự thiết kế nội dung, chuẩn bị ráo riết vào những tuần cuối cùng của tháng 3 để mang lại những trải nghiệm đáng nhớ và ý nghĩa cho người tham dự. “Thời gian gấp gáp với yêu cầu cao nên cả Ban tổ chức cũng phải chịu khó hơn, để ý từng chi tiết để chương trình được suôn sẻ”, anh Vạn tâm sự. 

19 ngày trôi qua, mỗi thành viên phần nào hiểu hơn về những người đồng đội. Dù xuất phát từ nhiều phòng ban khác nhau, nhưng ai cũng bảo “tất nhiên là tham dự” nếu năm tiếp theo có cơ hội là Ban tổ chức một lần nữa. Có lẽ, thành quả của chương trình ngoài sự hài lòng từ người tham dự, những phản hồi tích cực từ cấp trên mà còn từ những kỷ niệm đáng quý mà cả Ban tổ chức đã cùng nhau vun đắp và trải nghiệm. 

"Ban tổ chức rất tuyệt vời khi nhận lãnh và hoàn thành xuất sắc 19 ngày trong chuỗi sự kiện "Nói là làm", chị Trần Thu Hà, Giám đốc Kinh doanh của FPT Shop khu vực TP HCM, chia sẻ. Cùng đó, các RSM (Giám đốc kinh doanh vùng) cũng dành nhiều lời khen ngợi cho BTC sau sự kiện.

>> FPT Retail 'Nói là làm': 'Chúng tôi không hô hào khẩu hiệu'

Đình An