Điểm tựa OKR ‘nhấc bổng’… cả dự án

Sự cẩn trọng và tỉ mẩn trong cách thiết lập mục tiêu OKR phản ánh chính xác con người của Phạm Thế Minh. Tuy nhiên, lựa chọn lần này còn có cả sự liều lĩnh. Anh bỏ qua giới hạn an toàn và "đánh cược" với các phân tích rủi ro, quyết định đi con đường chỉ có 50% cơ hội chiến thắng.

Đứng giữa ranh giới thành hoặc bại, Phạm Thế Minh hiểu rằng, bản thân phải có những thay đổi táo bạo mới mong nắm chắc phần thắng. Lấy OKR làm đòn bẩy, Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng và tuân thủ - FPT Smart Cloud đã tận dụng tối đa thế mạnh bản thân, hoàn thành đánh giá cấp 2 chứng chỉ ISO 27001 - 27017 cho sản phẩm mới của FPT, vượt kế hoạch 2 tháng.

Đứng trước những khó khăn, anh thừa nhận, chính OKR là điểm tựa tinh thần vững chắc, giúp anh luôn đi đúng hướng, đúng mục tiêu hoạch định. 

Bỏ qua giới hạn an toàn

Hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng, Phạm Thế Minh có thừa hiểu biết để nhẩm tính những rủi ro có thể gặp khi đặt mục tiêu OKR. Chứng chỉ ISO 27001 và ISO 27017 là chứng chỉ quốc tế hàng đầu, rất khắt khe trong quy trình kiểm định. Tuy nhiên, để nâng tầm vị thế, chất lượng sản phẩm “Made by FPT”, Phạm Thế Minh quyết định “chơi lớn” một phen khi xác lập mục tiêu OKR quý II với kế hoạch hoàn thành trong 4 tháng - bắt kịp thời gian sản phẩm chính thức ra mắt thị trường.

Với bản tính cẩn trọng của một quản lí trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng, OKR của anh được thiết lập dựa trên hàng loạt quy trình, không khác gì một dự án. Từ việc đánh giá, phân tích số liệu cho đến việc nhận định rủi ro. Chưa kể, anh có sẵn phương án dự phòng, các kịch bản thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố.

Anh Phạm Thế Minh với mục tiêu thách thức giành 2 chứng chỉ ISO quốc tế cho sản phẩm sắp ra mắt của FPT.

Song, với tiến độ trong 4 tháng, có nhẩm đi nhẩm lại hàng chục lần, kết quả vẫn cho ra con số thành công chỉ 50%. Nếu muốn nắm chắc phần thắng, anh phải tăng thêm thời gian triển khai.

Thời điểm ấy, cả FPT Smart Cloud đang dồn toàn lực cho sản phẩm này. Phạm Thế Minh cũng hiểu, sản phẩm “Made by FPT” cần một chứng chỉ quốc tế để hiên ngang ra mắt thị trường. Nếu có trong tay ISO 27001 và ISO 27017, sản phẩm nhà F thừa sức cạnh tranh với những đối thủ khác. Chính điều này đã khiến anh phải “liều mình” dấn thân. 

“Mình chỉ có tối đa 4 tháng, không thể nhiều hơn vì đó là cột mốc hoàn thành sản phẩm. Ngặt nỗi lúc đó, dù mọi thứ đúng như kế hoạch thì tỷ lệ lấy được chứng chỉ cũng rất mong manh, nếu không muốn nói là mình gần như thua”, anh bộc bạch.

Thế rồi, với 50% cơ hội, Phạm Thế Minh đã làm điều mà trước nay anh ít khi lựa chọn. Đó là sự liều lĩnh. Một cán bộ “chất lượng và tuân thủ” như anh Minh luôn đánh giá công việc từ thực tế. Nhưng anh chợt nhận ra, OKR có thể giúp anh thay đổi suy nghĩ ấy, được phép đặt ra những mục tiêu ngoài giới hạn có thể.

“Thực tế mình đang ở thế bại, nhưng OKR của mình lại ở thế thắng. Đó là sự khác biệt mà OKR mang lại”, anh khẳng định.

Về đích xuất sắc trước thời hạn 2 tháng 

Có OKR như một điểm tựa, anh Phạm Thế Minh bắt tay ngay vào việc. Song, để “nhấc bổng” cả một dự án, tinh thần thôi là chưa đủ. Anh phải vận dụng hết thế mạnh của bản thân để triển khai OKR.

Bí kíp đầu tiên chính là việc chỉn chu trong lập kế hoạch chi tiết, bám sát thời hạn và vạch ra từng cột mốc cụ thể. Anh mạnh dạn áp dụng quy trình, tiêu chuẩn từ khâu xây dựng hệ thống. Chủ động thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ theo từng giai đoạn để rút ngắn thời gian hoàn thiện.

Bủa vây bởi khó khăn do dịch Covid, cản trở từ WFH (làm việc tại nhà)… anh Minh vẫn đều đặn tổ chức các cuộc họp báo cáo tiến độ, công việc được các bộ phận cập nhật liên tục. Chưa kể, kế hoạch chi tiết cũng được anh thay đổi linh hoạt tùy vào thực tế. Theo anh, mỗi lần điều chỉnh sẽ khá vất vả, nhưng chính điều này sẽ giúp cải thiện năng suất, đẩy nhanh tốc độ và xử lý dứt điểm những tồn đọng phát sinh.

Anh Phạm Thế Minh là người FPT đầu tiên sở hữu CISM - chứng chỉ cao cấp về bảo mật được thừa nhận trên toàn thế giới.

“Chưa bao giờ mình rời xa kế hoạch. Mọi thứ đều phải được tính toán kỹ. Vừa làm vừa đánh giá và điều chỉnh liên tục”. Cũng chính điều này đã giúp anh Minh bám sát mục tiêu đặt ra. Anh cho rằng, trong dự án này, OKR đã đóng vai trò dẫn dắt, giúp anh luôn đi đúng hướng, đúng trọng tâm và hoàn thành công việc đúng hạn.

Ngoài ra, anh còn rất chú trọng đến kết quả then chốt. Khác với việc chỉ quan tâm đến kết quả cuối cùng, anh Minh còn là người luôn cập nhật kết quả tiến độ. Việc chia nhỏ kế hoạch cũng là chìa khoá giúp anh giải bài toán năng suất một cách dễ dàng hơn.

Cuối tháng 5/2021, tức sau 1 tháng áp dụng, những thay đổi rõ rệt đã hiện ra trông thấy. Mục tiêu lấy chứng chỉ đã bắt kịp với tiến độ của dự án. Thông thường, dự án sẽ phải hoàn thiện sản phẩm rồi mới đến công đoạn mang đi đánh giá. Nhưng lần này, Phạm Thế Minh và đồng đội FPT Smart Cloud đã làm được điều không tưởng. Sản phẩm vừa hoàn thiện, vừa cập nhật hồ sơ gửi đơn vị kiểm định. Anh cũng thừa nhận, hiếm có dự án nào có thể chạy song song như vậy.

Trong “chiến dịch” lần này của FPT Smart Cloud, sự đồng lòng của toàn thể anh em công ty và sự quyết liệt từ Ban lãnh đạo được xem là tiền đề quan trọng, tạo nên những thay đổi lớn. Theo anh Minh, nhờ bám sát và khắc phục nhanh chóng, những khó khăn luôn được hoá giải. Không một kế hoạch nào trong ngày bị ùn ứ. Nhờ đó OKR của anh Minh băng băng tiến về đích.

Ngày 28/6, thời điểm chỉ còn vỏn vẹn 2 ngày là kết thúc kì OKR quý II, anh và toàn đội dự án đã có cú bứt phá ngoạn mục. Chỉ trong 48 giờ, 4 vấn đề cuối cùng nằm trong các hạng mục kiểm định được hoàn thành trong sự ngỡ ngàng của chính Ban lãnh đạo. Ngày 30/6, mục tiêu mang về chứng chỉ ISO 27001 - 27017 cho sản phẩm mới của FPT Smart Cloud đã chính thức Leng keng, ghi nhận năng suất lao động tăng 200%, vượt kế hoạch trước thời hạn tới tận 2 tháng.

Không chỉ nâng tầm sản phẩm sắp ra mắt, Phạm Thế Minh còn hoàn thành mục tiêu Hỗ trợ mảng bảo mật trong quá trình bán hàng với khách hàng lớn. Là người theo sát quá trình thực hiện chất lượng ISO cũng như các dự án khác tại công ty, anh Nguyễn Ngọc Minh, PTGĐ FPT Smart Cloud, đánh giá cao trách nhiệm, tinh thần học hỏi của OKR xuất sắc Phạm Thế Minh. “Trong quá trình bán hàng với khách hàng lớn, Thế Minh đã thể hiện rõ thế mạnh mảng bảo mật, góp phần mang lại hợp đồng lớn cho công ty”. Nhờ đó, anh Phạm Thế Minh đã lọt Top 3 OKR xuất sắc quý II cấp Tập đoàn FPT, được vinh danh trang trọng trong chương trình OKR – Vì bạn xứng đáng.

>>Kỷ luật tạo nên OKR xuất sắc quý II

Nguyễn Huy

• Mạo hiểm với OKR: Từ 'đội sổ' thành người đứng đầu