Cá nhân OKR xuất sắc: 'Gác đam mê để hoàn thành nhiệm vụ'

Rời FPT Nokia năm 2015 sau đợt tái cấu trúc, anh Nguyễn Quốc Huy về đầu quân cho đơn vị FAC (Synnex FPT) ở vị trí cán bộ phân tích dữ liệu, chịu trách nhiệm toàn bộ số liệu liên quan đến bán hàng. Những gì mọi người ấn tượng với anh là phong cách điềm đạm, tập trung tối đa cho công việc.

Trong mô hình kinh doanh của Synnex FPT, số liệu và tính toán kết quả là quan trọng trong theo dõi và đánh giá tiến độ hoàn thành của từng mục tiêu. Nhưng hai năm gần đây, Synnex FPT có những biến động lớn về nhân sự khiến nhiệm vụ huấn luyện các nhân viên mới nhanh chóng làm quen công việc luôn rất bức thiết. Một tân binh muốn hòa nhập với môi trường làm việc thường mất khoảng 2-3 tháng, nhiều khi phải mất hơn 6 tháng. Điều đó là động lực để anh Huy cùng nhóm làm việc quyết định xây dựng những biểu mẫu, module giúp rút ngắn thời gian.

Anh Nguyễn Quốc Huy phụ trách phân tích dữ liệu, chịu trách nhiệm về số liệu bán hàng.

Từ cuối năm 2018, nhóm bắt tay vào thực hiện chương trình. Trong quá trình lập kế hoạch, anh đại diện nhóm thu thập số liệu, xây dựng các biểu mẫu và module giúp tổng hợp chỉ tiêu OKR toàn công ty. Thời gian đầu, anh Huy mất hơn 70 ngày để tìm hiểu, xây dựng và hoàn thành một báo cáo. Càng về sau, mức độ xây dựng nhanh hơn, chỉ cần một tháng, thậm chí một tuần. 

Hiện tại, nhân viên mới chỉ cần mất một tuần đào tạo cơ bản đã có thể vận hành đảm bảo tiến độ công việc, dù vẫn chưa hiểu sâu xa về các công thức vận hành. Công việc nhờ vậy không bị gián đoạn dù thay đổi nhân sự, kể cả những vị trí chủ chốt. Các tân binh sẽ có thể làm nhiều đầu việc hơn, trước mắt là những việc đơn giản, còn lại sẽ được tự động hóa.

Việc xây dựng biểu mẫu giúp tiết kiệm thời gian hoàn thành báo cáo rất nhiều. “Nhiều khi mọi người đi họp thường xuyên nên những yêu cầu của lãnh đạo chậm được giải quyết. Nhờ có biểu mẫu, module mà những công việc thường nhật về báo cáo số liệu, thống kê được tự động hóa đưa lên hệ thống. Ngoài ra, chúng tôi còn tạo ra những module nhỏ để những nhân viên mới có thể thực hiện, giúp đơn giản quy trình mà không cần phải hiểu rõ sâu xa vấn đề”, anh Huy tự hào chia sẻ.

Thừa hưởng một phần thành quả từ những người đi trước, nhóm của anh đã cùng bàn bạc để phát triển sâu hơn, đa dạng hơn. Những khúc mắc chưa giải quyết được thì tìm hiểu, tham khảo trên internet. Nhóm anh đề ra ra mục tiêu trước mắt cần tiếp tục tạo ra nhiều hơn những module để giảm tải công việc hằng ngày và hạn chế sử dụng sức người, đặc biệt là ở bộ phận hành chính - văn phòng.

Với việc áp dụng hệ thống biểu mẫu, module giúp tự động hóa số liệu, tiến độ công việc đã cải thiện gấp 4 lần. “Các bạn có thể làm một công việc, báo cáo trong 2 giờ và phải tập trung tối đa. Hiện tại, việc đó chỉ cần khoảng 30 phút, có thể vừa làm báo cáo vừa kiểm tra thư điện tử hoặc thực hiện những công việc khác. Đến khi hệ thống xử lý xong toàn bộ dữ liệu trong khoảng 20 phút, mọi người chỉ cần thêm 10 phút kiểm tra để hoàn thành báo cáo”, anh Huy giới thiệu.

Tuy nhiên, theo anh, những biểu mẫu/module hiện vẫn tồn tại nhược điểm khi phụ thuộc vào hệ thống, dẫn đến “độ trễ” thời gian. “Độ trễ” này đến từ các bộ phận khác, như: kế toán xuất hóa đơn muộn, nhân viên kinh doanh xuất hàng chậm… Đôi khi dù biết sai số nhưng phải mất thêm 1-2 giờ, hệ thống mới cập nhật và đồng bộ hóa. Cơ bản, nếu mọi bộ phận đảm bảo được tiến trình thì hệ thống sẽ rất ổn định.

Nhóm anh Huy vẫn tiếp tục cải tiến, hoàn thiện hệ thống trong quá trình vận hành và sửa chữa những báo cáo khác. Đa số các module hiện tự động hóa được 50%, thậm chí đã lên đến 80%. Sắp tới, những module có tỷ lệ tự động hóa thấp sẽ được nhóm tối ưu, tập trung cải tiến hơn. Nhóm dự định sẽ đồng bộ hóa lên để nếu một thành viên đột ngột vắng, những người khác có thể làm thay.

Theo cán bộ phân tích dữ liệu nhà Phân phối, anh vẫn còn nhiều ý tưởng quy mô hơn trong tương lai, đặc biệt khi tập đoàn đang tập trung chuyển đổi số. "Chúng tôi vẫn chưa gọi những gì đã làm được là một dự án vì tầm vóc của nó khá nhỏ, giúp rút ngắn thời gian nhưng chưa áp dụng những công nghệ phức tạp", anh tự tin. "Tôi rất vui khi nhận tin được vinh danh cá nhân OKR quý IV/2019. Đặc biệt cảm ơn những anh em và lãnh đạo đã hỗ trợ, chia sẻ những khó khăn khi xây dựng hệ thống. Tôi vẫn chưa nghĩ được sẽ báo cáo điều gì với anh Bình trong buổi tiệc vì đó là kết quả chung của mọi người”.

"Là người chỉn chu trong công việc, Huy luôn hết mình vì công ty và hoàn thành deadline đúng thời hạn, với nhiệm vụ xây dựng toàn bộ số liệu liên quan đến bán hàng. Trong quá trình lập kế hoạch, Huy đại diện nhóm OKR thu thập số liệu và tổng hợp chỉ tiêu OKR toàn công ty. Việc phân cấp mục tiêu tới từng nhân viên đòi hỏi sự chính xác cao nên kỹ năng và kinh nghiệm của Huy phát huy tốt trong hoạt động này", anh Nguyễn Thế Hoàng - Ban Giám đốc FDC (Synnex FPT) nhận xét.

Anh Nguyễn Quốc Huy trở thành cá nhân OKR quý IV. Ảnh: CT

Trước khi đến với công việc hiện tại ở Synnex FPT, anh Huy là huấn luyện viên bộ môn quyền anh tự do - môn võ anh theo đuổi từ năm 16 tuổi, tại Trung tâm TDTT Phú Nhuận. Bây giờ, mặc dù vẫn rất đam mê, nhưng công việc và gia đình khiến anh không còn nhiều thời gian để theo đuổi. "Tôi từng thử tập chơi đàn nhưng bất thành. Nhiều khi, tôi phải biết gác lại những đam mê của bản thân để hoàn thành nhiệm vụ với công ty và gia đình nhỏ", anh Huy tâm sự.

Vào thời điểm deadline hoặc vào giai đoạn tính KPI, phải dành nhiều thời gian vào công việc, niềm động viên lớn với anh là gia đình luôn ủng hộ và thấu hiểu. Vì vậy, thời gian rảnh, anh lại dành hết cho gia đình, phụ vợ nấu ăn, ủi đồ, chăm con,…  “Ở nhà, tôi thường đá bóng hoặc cùng các con đi bơi để giải tỏa căng thẳng. Vất vả hằng ngày cũng chỉ mong muốn gia đình, bố mẹ được hạnh phúc hơn”, anh Huy tâm sự khi kể về gia đình.

Một ngày làm việc của anh sẽ bắt đầu bằng việc khởi động data để các báo cáo chạy, kiểm tra mail và xử lý những công việc cấp bách. Không phải công việc nào cũng được tự động hóa nên vẫn cần phải giải quyết trực tiếp. Anh Huy hy vọng trong năm nay sẽ hoàn thành nốt những module, biểu mẫu còn lại để rút ngắn thời gian. Từ đó, có thêm thời gian để theo mọi người vận hành, tiếp thu thêm thông tin và làm những công việc mới, hỗ trợ anh em kinh doanh.

>>  Cá nhân OKR xuất sắc: ‘Không gì vui bằng chiến thắng chính mình’

Trân Trân

• Cá nhân OKR xuất sắc: ‘Không gì vui bằng chiến thắng chính mình’
• Cá nhân xuất sắc: ‘OKR càng thách thức càng nỗ lực’