Với dự án Petronas, FPT Software đã sử dụng lực lượng “Tây” nhiều nhất từ trước tới giờ, được thuê từ nhiều nguồn khác nhau.
Trước khi ký hợp đồng với Petronas, khoảng nửa cuối năm 2005, tôi chủ trương phải đi tìm một quản trị dự án giỏi, là Tây càng tốt. Hoàng Việt Anh liền tiến cử một người, theo lời giới thiệu của Hoàng Việt Anh, người này trước làm quản trị dự án cho Việt Anh ở Mỹ. Cậu ta vẫn còn trẻ, vừa mới lấy vợ, tên là Steven. Steven cũng có ý định 2 năm sau khi lấy vợ sẽ qua châu Á học kinh nghiệm. Nhận được lời đề nghị của tôi, Steven sang Việt Nam.
Petronas là dự án lớn, tôi lo lắng không nghĩ sẽ quản lý được do công việc khá phức tạp. Có Steven, tôi cũng tạm yên tâm phần nào, vì cậu tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Tôi xếp Steven ngồi ở tầng 4 HITC. Cậu ấy ngồi sau bộ trống rất to của nhóm LTV, nhiều đoàn khách nước ngoài đến thăm tòa nhà đều thắc mắc: “Tại sao bọn mày lại tuyển thằng Rocker”. Tôi phân bua mãi: “Đây là thằng quản trị dự án của tao”.
Triển khai dự án Petronas chiếm mất của tôi và đồng nghiệp khá nhiều thời gian, bởi trước kia FPT Software chỉ “ăn miếng bánh nhỏ”. Với dự án này, FPT Software phải làm từ A-Z, phải tìm hiểu tất cả mọi thứ. Ngay cả đội triển khai cũng rất đông, ở Malaysia khoảng 60 người cùng làm dự án.
Vì dự án quan trọng và cũng muốn “đẹp mặt”, tôi đưa Steven đi gặp khách hàng. Khi Petronas sang, Steven đã trình diễn rất tốt, mọi thứ đều băng băng, trôi chảy: Slide tốt, khẩu hiệu tốt, từ khóa đều dùng đúng, tóm lại mọi thứ rất oai. Tụi Tây thấy thế cũng gật gù, tin tưởng.
Steven được giao làm tổng chỉ huy của toàn bộ dự án. Khoảng Tết ra, tôi mời anh KiênKT về làm QA (vì trước đây anh có một số kinh nghiệm với nhiều dự án VAT ở Việt Nam). Những tưởng có hai chiến tướng, mọi việc sẽ hoàn hảo, nhưng về sau đã có một số mâu thuẫn về “style” làm quản trị dự án giữa hai người.
Steven bảo: “Mày tin tao, giao nhiệm vụ cho tao, mày đừng hỏi nhiều. Nếu mày cần báo cáo nào, nửa tiếng sau tao sẽ đưa cho, đừng hỏi giữa chừng tao đang làm cái gì? Chuyện của tao, tao sẽ lo hết”. Tây là vậy!
Điều đó lại rất khác với cách làm dự án của FPT. Do đây là dự án lớn nên khi làm, FPT đều muốn nắm vững dự án, tiến độ đi đến đâu. Tôi so sánh thế này, dự án lớn khác dự án nhỏ như việc mình lái ô tô với tàu thủy. Lái ô tô mình chỉ cần vặn tay lái là có thể quay ngay lại, trong khi lái tàu thủy vặn bánh lái một lúc sau nó mới chạy được, thậm chí quá thì còn phải điều chỉnh lại. Làm dự án lớn, tôi lúc nào cũng lo mình vặn tay quá nên lại càng muốn biết mình đang làm cái gì. Nhưng Steven lại một mực cho rằng: “Chúng mày đừng có quan tâm!”.
Băn khoăn quá, tôi gặp và anh Thành Nam trao đổi về việc này. Sau một hồi chúng tôi cũng rút ra bài học: Nên dùng ông Tây làm cố vấn còn chỉ huy thì vẫn phải là người Việt. Về sau chúng tôi thống nhất chuyển anh Kiên phụ trách mảng tác chiến lên làm luôn cả nguồn lực. Steven làm quản lý onsite, còn tôi làm nhiệm vụ “interconnect” hai người.
Khi bắt tay vào dự án, nhiệm vụ đầu tiên phải làm là khảo sát và phân tích. Đây thực sự là vấn đề lớn của FPT do mình chưa bao giờ tiến hành làm việc này và không có nhiều người giỏi tiếng Anh. Bí quá, Steven liền giới thiệu một người là John. Cậu này là người Anh. John đến và thuyết trình một bài hoành tráng cho chúng tôi về việc cắt nhỏ từng phần và có thể ăn hết cả con voi như thế nào. Anh em nghe xong hoa hết cả mắt, nhất trí mời cậu ấy sang.
Nhưng, dù có Steven, John sang thì lực lượng vẫn chưa đủ, dự án cần nhiều người hơn thế. FPT Software chủ trương tuyển thêm cả Việt kiều. Đội quân Việt kiều triển khai dự án này khá đông, có MinhTQ là Việt kiều tại Canada, sau lại thêm một cậu Việt kiều người Mỹ nằm trong nhóm phân tích, thiết kế…
Nhân sự được tuyển theo đúng kế hoạch, tuy nhiên, có một nhân sự khác không nằm trong kế hoạch nhưng vẫn được FPT Software tuyển về là… vợ của Steven. Steven sang Việt Nam, vợ cậu ta cũng sang theo. Vợ Steven dạy ở trường quốc tế. Khi Steven qua Malaysia, một phần để Steven yên tâm công tác, phần khác không muốn thấy cảnh “ông Ngâu, bà Ngâu”, chúng tôi liền tuyển luôn vợ Steven vào làm. Đại khái, nhóm của Steven toàn Tây là Tây.
Một thời gian sau, trong quá trình làm chúng tôi phát hiện ra, John, ông Tây người Anh trình bày thì rất tốt, rất hoành tráng, nhưng hiệu quả công việc mang lại rất ít. Sau một tuần chỉ thấy cậu chạy loăng quăng, anh em thất vọng và cho nghỉ việc. John đi, nhóm còn lại Steven, đội quân Việt kiều và các anh em ở trong nước sang.
Trong khi John không đáp ứng được yêu cầu công việc thì Steven lại thích nghi rất nhanh với môi trường công tác tương đối “lởm khởm” của FPT như ba người chung một phòng, đi công tác, hoạt động văn hóa STCo…
Tôi những tưởng mọi việc sẽ băng băng, ai dè… dự án triển khai được hai tháng thì có vấn đề, Steven phải sang Singapore để khám bệnh. Cậu nói: “Tao có vấn đề về thận, nhưng không có bảo hiểm vì chúng mày chưa mua cho tao”. Quả thực, lúc ký hợp đồng cho Steven cũng không có bảo hiểm FPT Care gì cả. “Có khi tao phải thôi việc”, Steven thông báo. Trước tình hình ấy, chúng tôi thật sự lo lắng bởi Steven đang là đại diện của FPT bên đó, giờ Steven nghỉ, chúng tôi không biết lấy ai thay thế.
Tuy nhiên chúng tôi cũng đã có động thái chuẩn bị, đề phòng những trường hợp như thế có thể xảy ra. Dù biết ông Tây đại diện cho FPT nói tiếng Anh rất tốt, nhưng đội quân của FPT còn có nhiều người Việt Nam. Chúng tôi mời Nguyễn Thành Lâm sang Malaysia làm trợ thủ cho Steven. Khi Steven gặp vấn đề về sức khỏe, nhận thấy đây là vấn đề gây rủi ro cho mình, rất nhanh chúng tôi thay đổi style dự án, bằng cách giảm công việc của Steven xuống, công việc giao cho Thành Lâm phụ trách, đẩy vai trò của người Việt Nam lên. Lúc đó, Steven trở thành cố vấn cho Thành Lâm.
Sau này, Steven phụ trách về mảng quản lý thay đổi, do dự án phải thay đổi rất nhiều thứ, chủ yếu là người sử dụng. Người sử dụng phải được huấn luyện để có sự chuẩn bị, sẵn sàng thích ứng khi hệ thống có sự thay đổi lớn. Thực tế ở FPT việc này làm chưa tốt, chẳng hạn như khi đưa Oracle, những “công cụ” mới vào một cách đột ngột làm mọi người ngỡ ngàng. Nhưng khi làm việc với Tây, họ có sự chuẩn bị rất kỹ càng cho những việc đó.
Dù dự án vẫn chạy, nhưng đến gần cuối năm 2006, chúng tôi không tránh khỏi loay hoay. Nguyên nhân là nhân sự Tây về chiến lược rất ngon, nhưng sự linh hoạt, xử lý theo tình huống lại không tốt. Trong khi đó, quá trình triển khai của chúng tôi gặp vấn đề, nhiệm vụ là trong vòng 10 tháng phải thay đổi 20.000 user của Petronas, chuyển từ Lotus Note sang Exchange, Microsoft Application. Loay hoay mãi đến cuối năm 2006, chúng tôi mới chuyển được 1.000 user, tôi nhẩm tính chậm kế hoạch rất nhiều.
Tình hình khẩn cấp, Ban lãnh đạo phải ngồi bàn với anh Nam và lý giải nguyên nhân của sự chậm trễ. Chúng tôi rút ra rằng: Đã động đến user thì phải STCo một tí, trong khi các ông Tây thì cứ nguyên tắc mà phang, học được thì học, không học được thì học lại. Để xốc lại tình hình, chúng tôi điều Đan Phượng sang hỗ trợ.
Cuối năm 2006, Steven thông báo: “Vợ tao đang rất stress, đi làm vất vả quá và muốn nghỉ việc”. Nghe được thông tin đó chúng tôi hơi hoảng, nhưng sau nghĩ lại thấy vai trò của ông Tây lúc đầu là xây dựng hình ảnh, tới thời điểm hiện tại đã hoàn thành trách nhiệm lịch sử, hay hay dở thì đối tác đã nhìn thấy hết rồi. Dù sao dự án cũng đã đi được nửa đường, nên chúng tôi cũng tạm yên tâm.
Mấy tháng sau, nhờ sự nỗ lực của Đan Phượng và nhiều anh em, chúng tôi đã triển khai được 10.000 mail box. Làm được điều đó là do chúng tôi đã bỏ một số bước lúc đầu đặt ra làm cho nó đơn giản hơn.
Steven làm lay lắt được khoảng đến tháng 03/2007 thì rời khỏi FPT Software. Sau sự ra đi của Steven, tôi rút ra kinh nghiệm: Dùng Tây thì phải dùng đúng, vì quản lý Tây rất khó. Hơn nữa, khi làm với Tây phải xác định chấp nhận rủi ro, phải luôn đặt tình huống xấu là dự án có thể đổ. Tôi nhớ khi làm dự án này chúng tôi đã phải điều chỉnh đến 10 lần.
Lần lượt hết John đi, Steven nghỉ việc, một số nhân sự Việt kiều không trụ lại được những tưởng điều đó sẽ làm cho phía Petronas và một số khách hàng phản ứng, nhưng kết quả phản hồi lại tốt hơn những gì chúng tôi nghĩ. Bởi vì, khách hàng cũng nhận ra được năng lực, giá trị của đội ngũ FPT Software.
Phải nói rằng, quân FPT Software đã học được rất nhiều qua style làm việc với nhân sự Tây. Đội ngũ P1 đã khá trưởng thành do được tiếp xúc, làm việc nhiều với họ. Chúng tôi nghiệm ra rằng, khi làm việc với Tây phải hiểu: Họ làm về kế hoạch, định hướng rất tốt, họ nhìn bức tranh rất rộng, nhưng để chạy được thì lại không bằng mình. Và một điều kém nữa là Tây thua xa Việt Nam khoản đi… đòi tiền.
Đúc kết lại nhiều bài học từ Petronas, về sau chúng tôi đã có kế hoạch cân đối nguồn lực giữa Tây và ta để tránh được những tổn thất như ban đầu.
Nguyễn Lâm Phương
Phó Tổng Giám Đốc FPT Software
Ý kiến
()