Từ “pain-point” rất thật đến một nền tảng tài chính tập trung
Có những câu chuyện đổi mới sáng tạo không bắt đầu từ một ý tưởng quá lớn, mà từ một nỗi vất vả lặp đi lặp lại mỗi ngày. Với EZFinance, điểm khởi đầu là những email thanh toán kéo dài, những file excel phải cập nhật nhiều lần, những bộ chứng từ in ra rồi lưu trữ, những bước xử lý phụ thuộc quá nhiều vào con người. Khi mọi thứ còn chạy thủ công, chỉ cần một mắt xích chậm đi một chút là cả chuỗi phía sau chậm theo. Chỉ cần một file thiếu cập nhật hay một chứng từ thất lạc, rủi ro đã xuất hiện.
Đó là thực tế mà nhiều đơn vị FPT ở nước ngoài (OB) của FPT Software từng đi qua. Mỗi năm, các OB phải xử lý hơn 23.000 yêu cầu thanh toán, với chi phí vận hành khoảng 300 man-month (công sức lao động theo tháng) và thêm 1,7 tỷ đồng cho in ấn, lưu trữ chứng từ. Bài toán khi ấy không còn là chuyện tối ưu vài thao tác nhỏ, mà là nhu cầu rất rõ ràng - cần một giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán, tích hợp được các hệ thống nội bộ và bên ngoài, vừa tối ưu chi phí, vừa đảm bảo tuân thủ quy định tài chính của nhà Phần mềm cũng như nước sở tại.
 |
| Sáng kiến EZFinance giành giải Bạc tại chung khảo iKhiến 2025 số 12. |
Từ chính nhu cầu đó, chị Ngô Thị Hồng Huệ cùng các cộng sự phát triển EZFinance, một nền tảng số hóa toàn bộ quy trình tài chính, tái thiết kế lại cách quản lý ngân sách theo hướng tập trung, minh bạch và có thể mở rộng cho nhiều OB.
Hành trình từ ý tưởng đến khi đưa hệ thống vào vận hành kéo dài gần một năm, đi qua 3 giai đoạn lớn. Giai đoạn đầu là khảo sát và chuẩn hóa quy trình trong gần ba tháng. Đây cũng là giai đoạn khó nhất, bởi mỗi OB làm một kiểu, quy trình và luật thuế khác nhau. Team phải họp với từng đơn vị, phân tích từng trường hợp và gom lại thành một quy trình đủ chuẩn nhưng vẫn đủ linh hoạt để áp dụng rộng.
Sau đó là hơn 4 tháng xây dựng hệ thống. Đây là khoảng thời gian vừa phát triển, vừa thử nghiệm, vừa sửa lỗi liên tục. Có những ngày cả team phải làm đến 1-2 giờ sáng để kịp milestone (mốc dự án). Bước tiếp theo là triển khai và đào tạo cho hơn 16 OB trong gần 5 tháng. Chị Huệ chia sẻ: “Khó nhất ở giai đoạn này không chỉ là kỹ thuật, mà là thay đổi thói quen người dùng. Team đã tổ chức gần 30 buổi training online từ Việt Nam cho các OB ở nhiều múi giờ khác nhau, đồng thời hỗ trợ gần như 24/7 để đồng hành cùng người dùng trong giai đoạn đầu”.
Trong hành trình ấy, chị Huệ nhớ rất rõ những lần team phải “quay xe”, làm lại. Ban đầu, cả nhóm định xây dựng quy trình rất đầy đủ và chặt chẽ theo chuẩn tài chính. Nhưng khi đưa vào thực tế, người dùng phản hồi rằng nếu thao tác quá nhiều bước thì hệ thống sẽ khó sử dụng. Kết quả là team phải thiết kế lại toàn bộ UI/UX (giao diện/trải nghiệm người dùng), tối giản hóa quy trình, làm cho hệ thống thân thiện hơn nhưng vẫn giữ được mức độ kiểm soát cần thiết. Một số tính năng cũng được chuyển hướng sang tích hợp tự động để giảm bớt thao tác người dùng. “Tuy vậy, đó là những lần quay xe cần thiết để sản phẩm đi từ đúng về lý thuyết sang dùng được trong thực tế”, đại diện team EZFinance khẳng định.
Minh bạch, tiết kiệm và một hành trình còn đi tiếp
Khi được yêu cầu chỉ dùng một từ để mô tả EZFinance, chị Huệ đã chọn “minh bạch”. Theo chị, giá trị lớn nhất của hệ thống không chỉ nằm ở việc số hóa quy trình, mà còn ở chỗ đưa toàn bộ dữ liệu ra ánh sáng. Ai tạo yêu cầu, ai duyệt, mất bao lâu, ngân sách nào, hồ sơ nào bị “delay” (chậm) và vì lý do gì, tất cả đều rõ ràng, nhất quán và có thể kiểm soát được.
Và chính sự minh bạch đó đã tạo ra thay đổi rất rõ trong vận hành.
Từ tháng 1/2025 đến nay, EZFinance đã triển khai thành công cho 16 OB, có hơn 550 user (người dùng) sử dụng và xử lý hơn 22.000 request thanh toán. Nguồn lực xử lý ticket giảm mạnh từ 299 man-month xuống còn 88 man-month, tương đương giảm khoảng 70-72%. Chi phí vận hành năm 2025 tiết kiệm được 5,3 tỷ đồng. 100% chứng từ giấy được loại bỏ, đồng nghĩa chi phí in ấn bằng 0, giúp tiết kiệm khoảng 66.000 USD cho in ấn và lưu trữ. Sai sót giảm nhờ tự động kiểm tra logic và các lớp kiểm toán nhiều tầng.
 |
| Chị Ngô Thị Hồng Huệ đại diện team trình bày tại chung khảo iKhiến 2025 số 12. |
Nhưng những kết quả trên không phải điều duy nhất team tự hào. Chị Huệ nhấn mạnh, đó còn là sự thay đổi trong trải nghiệm làm việc. Thay vì phải dò excel, nhắc nhau qua email và lo chứng từ thất lạc, người dùng giờ có thể tạo và phê duyệt thanh toán mọi lúc, mọi nơi, theo dõi được trạng thái ticket theo thời gian thực. Với cấp quản lý, việc kiểm soát ngân sách và phê duyệt từ xa cũng trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Tại chung khảo iKhiến 2025 số 12, khi Ban Giám khảo đặt câu hỏi: “Tại sao không sử dụng hệ thống Epayment của FPT?”, đại diện nhóm đã trả lời rất thẳng. Theo team, Epayment khi mang sang các OB không dùng được vì phức tạp, được thiết kế theo luật pháp Việt Nam nên nếu áp dụng sẽ phải điều chỉnh rất nhiều. Vì vậy, team quyết định xây dựng một hệ thống mới đáp ứng được yêu cầu chứng từ điện tử ở nước ngoài, kiểm soát phê duyệt ngân sách từ đầu đến cuối, kết nối được với hệ thống nội bộ của nhà Phần mềm và phần mềm kế toán của từng nước sở tại. Quan trọng hơn, đơn vị có thể chủ động điều chỉnh theo nhu cầu của mỗi OB.
Sáng kiến đã xuất sắc giành giải Bạc chung khảo iKhiến 2025 số 12. Nhưng với chị Huệ và cộng sự, giá trị lớn hơn một giải thưởng là việc một bài toán thật trong công việc đã được giải đến cùng bằng chính nỗ lực của người FPT.
Chị Huệ nhận xét, nhà Phần mềm FPT là đơn vị có truyền thống văn hóa mạnh về đổi mới, nhưng iKhiến thực sự là chất xúc tác lớn. Cuộc thi tạo động lực để các team mạnh dạn biến ý tưởng thành sản phẩm, mở ra một sân chơi học hỏi giữa các đơn vị và lan tỏa tinh thần “Make it happen” trong toàn công ty. Nhờ iKhiến, những dự án nội bộ vốn ít được chú ý hơn cũng có cơ hội được nhìn nhận, ghi nhận và truyền cảm hứng cho nhiều đồng nghiệp khác.
Trong thời gian tới, EZFinance sẽ tiếp tục được phát triển theo hướng ứng dụng AI và Maybot để tự động kiểm tra chứng từ, phát hiện lỗi sai, cảnh báo bất thường về logic và hỗ trợ người dùng tốt hơn. Song song với đó là việc tiếp tục tích hợp với các hệ thống hiện có để đồng bộ dữ liệu, mở rộng triển khai cho các OB còn lại. Mục tiêu cuối cùng là biến EZFinance thành một nền tảng quản trị tài chính “end-to-end” (giải pháp trọn gói).
Gửi thông điệp tới những người đang ấp ủ sáng kiến hoặc muốn cải tiến công việc, chị Huệ chia sẻ rất giản dị. Đó là từ chính những “pain-point” trong công việc, hãy mày mò và quyết tâm tìm cách xử lý nó đến cùng.
Có lẽ đó cũng là tinh thần đẹp nhất của EZFinance. Không bắt đầu từ điều gì hào nhoáng, mà từ những thứ rất thật, rất mệt, rất vướng trong công việc hàng ngày. Rồi từ đó, có người chọn không dừng ở việc chấp nhận nó, mà đi tiếp để biến nỗi vất vả thành một lời giải. EZFinance là một lời giải như thế. Nhẹ nhàng thôi, nhưng đủ sức thuyết phục. Không chỉ bởi giải thưởng, mà bởi những gì nó đã thực sự thay đổi.
Trí Đức
Ý kiến
()