Quản trị dự án FPT.COM và hành trình thách thức

Nhận nhiệm vụ quan trọng cho dự án chuyển đổi tên miền FPT.COM lớn vào tháng 8/2022 - một năm trước khi FPT đạt dấu mốc 35 năm tuổi, Bùi Hải Đăng chưa mường tượng được cụ thể sẽ có bao nhiêu công việc, khối lượng, quy mô ra sao. Anh chỉ biết việc chuyển đổi này sẽ ảnh hưởng toàn diện đến toàn tập đoàn FPT.

Trao đổi với các ‘ông lớn' công nghệ bên ngoài cũng như thành viên tập đoàn FPT, thành viên Ban Công nghệ thông tin FPT bắt đầu lo lắng khi họ chưa từng làm dự án chuyển đổi nào lớn như vậy, và cũng không muốn can thiệp các ứng dụng nội bộ. 

Đây là một dự án đầy thách thức, bởi khối lượng công việc lớn, trải dàn đều trên gần như tất cả hệ thống thông tin: email, Office 365, ứng dụng… Thứ hai, gần như chưa có doanh nghiệp nào triển khai khai dự án tương tự để xác định phạm vi công việc hay học hỏi bài học kinh nghiệm. Số lượng ứng dụng nội bộ nhiều, phong phú, dàn đều trải dài các đơn vị và lĩnh vực, từ tài chính, nhân sự, truyền thông… Mỗi ứng dụng lại có nhiều công nghệ khác nhau, việc lắp ráp lại tổng thể để ko gây ảnh hưởng kinh doanh là vô cùng phức tạp vì thay đổi này sẽ dẫn đến thay đổi khác, đặt ra yêu cầu phải tính toán chuyển đổi thật logic.

Thêm vào đó, dự án ảnh hưởng trực tiếp hoạt động và quyền lợi của người dùng, như email, Office 365, nên việc truyền thông thông tin để đạt sự đồng thuận, tránh ảnh hưởng tiêu cực từ người dùng cũng vô cùng quan trọng. Ban dự án cần làm việc sát với nhiều bộ phận khác trong tập đoàn như nhân sự, truyền thông, kiểm soát chất lượng, cũng như đội công nghệ thông tin ngành dọc tất cả đơn vị, các chủ quản, các nhóm phát triển của các ứng dụng. Để phân tích ra được các kế hoạch chi tiết từng đơn vị, từng ứng dụng, các mốc và cách đảm bảo tiến độ, cần các bước thông tin mạch lạc tất cả các bên để “lắp ráp” vào kế hoạch tổng thể.

Sau 3 tháng trao đổi với các đơn vị như FPT Software, FPT IS, đưa ra và đánh giá ưu nhược nhiều phương án khác nhau, anh Đăng và đồng đội đã chốt phương án và cách thức triển khai. Thay vì thuê ngoài với giá hàng triệu USD, các kỹ sư IT nhà F sẽ thực hiện với sự hỗ trợ chuyển đổi từ người dùng.

Điều anh Đăng lo nhất là “downtime" - tình trạng người dùng không sử dụng được ứng dụng. Vì thế, cần tính toán kỹ việc gì làm trước, khâu nào làm sau để người dùng không bị ảnh hưởng hoạt động. Cạnh đó, quá trình chuyển đổi diễn ra dài có thể gây rủi ro về dữ liệu, an toàn thông tin do người ngoài lợi dụng, gây tổn hại về thương hiệu. Trên thực tế, một số cuộc tấn công đã xảy ra nhưng đã được khống chế kịp thời.

Đợt nghỉ lễ 30/4 - 1/5 là cột mốc mà quản trị dự án chuyển đổi FPT.COM không thể quên. Đây là thời điểm mang nhiều ý nghĩa. Trong không khí khí thế ngày giải phóng miền Nam thống nhất đất nước và quốc tế lao động, toàn ban dự án “cắm trại” ở lại công ty, thực hiện tất cả việc chuyển đổi quan trọng, từ email đến ứng dụng dùng chung, đủ để tiến gần mục tiêu hoàn thành vào ngày sinh nhật FPT.

30/4 - 1/5 là cột mốc quan trọng với dự án chuyển đổi FPT.COM.

Bùi Hải Đăng luôn tin tưởng cột mốc hoàn thành chuyển đổi 13/9 là khả thi. Nhưng điều anh muốn còn hơn thế: đẩy sớm tiến độ dự án để chào mừng sinh nhật FPT. Cuối cùng, nhờ việc sắp xếp được các mốc chuyển đổi hợp lý, với việc người dùng hỗ trợ chuyển đổi; cách truyền thông thông báo, hỗ trợ người dùng; những nhóm vận hành hệ thống chuyên gia giỏi, chủ động trong việc chuyển đổi, dự án cán mốc vào tháng 8, vượt hơn 8% tiến độ so với kế hoạch.

Trước kia, Bùi Hải Đăng đã làm một số dự án lớn về chi phí. Nhưng về khối lượng công việc và những yêu cầu đặc thù, với anh, dự án này “khoai” nhất. Thông thường, các dự án khác rõ ràng về yêu cầu ngay từ đầu về phạm vi công việc, phân rõ vai trò. Riêng với dự án này, người quản trị vừa phải xác định yêu cầu, vừa phân định khối lượng công việc. Chuyên gia phải linh động, đi tập hợp được phạm vi công việc, đủ để sắp xếp phần thứ tự, “đến hệ thống nào trao đổi chỗ đấy”. 

Cũng chính vì thế, với dự án khủng này, anh phải làm việc với nhiều người nhất, và có đến mấy trăm nhóm chat để trao đổi về các hạng mục, phần việc khác nhau. Mô hình agile được áp dụng để phù hợp với thực trạng liên tục thay đổi. Các cuộc họp hành dày đặc từ giai đoạn tiền dự án để ra phương án, đến họp hằng tuần trong giai đoạn kiểm thử và giai đoạn triển khai.

Tuy nhiên, Đăng có một số ưu thế trong dự án này. Trước đây, anh từng là kỹ sư tích hợp, rồi quản trị những ứng dụng dùng chung, hệ thống ERP, trải dài mảng công nghệ thông tin ở độ rộng, nên anh nắm khá rõ việc xác định chuyên gia ở các nhóm để thu thập yêu cầu, xin ý kiến tư vấn, đánh giá. Ngoài ra, anh được đánh giá có tính cầu toàn, giao việc thì nhất định tỉ mỉ hoàn thành, không bỏ dở dang.

Theo anh Đăng, thành công của dự án được trao tặng biểu trưng “Dấu ấn 35 năm tiêu biểu” đến từ nhiều yếu tố. Bên cạnh sự hỗ trợ và phối hợp mượt mà giữa nhiều phòng ban bộ phận, anh có được sự hỗ trợ từ Giám đốc Công nghệ thông tin Nguyễn Xuân Việt - Giám đốc dự án. Quan trọng không kém là việc có người dùng toàn dân hỗ trợ. Dự án này cũng đã đưa Bùi Hải Đăng góp mặt vào danh sách cá nhân OKR xuất sắc quý III/2023.

Bùi Hải Đăng (thứ 6 từ phải qua) cùng đồng đội nhận biểu trưng “Dấu ấn 35 năm tiêu biểu” với dự án chuyển đổi tên miền FPT.COM.

“Trải qua dự án chuyển đổi này giúp tôi có thêm kinh nghiệm trong việc tính toán kỹ lưỡng công việc, sắp xếp logic để làm các dự án, công việc khác. Trên hết, tôi thấy thú vị các anh có vị trí rất cao như anh Nguyễn Văn Khoa, anh Nguyễn Thế Phương, anh Nguyễn Xuân Việt vẫn tin tưởng, lắng nghe mình cùng các phương án mình đề xuất, cũng như hỗ trợ tư vấn hết mình và tạo môi trường để mình đạt hiệu quả tốt nhất”. Anh cũng rút ra, để đạt mục tiêu thách thức, cần có hoạch cụ thể và sự quyết liệt trong công việc. 

Hà An

• Tập đoàn chính thức chuyển trang web từ FPT.COM.VN sang FPT.COM
• FPT HO và FPT Retail nhận ‘Dấu ấn FPT 35 năm tiêu biểu’