Làm OKR thì đừng sợ màu vàng, màu đỏ

Thú thực những ngày đầu tiếp cận OKR, phương thức quản trị này với tôi thật phiền phức, quá trình thẩm thấu mất quá nhiều thời gian và đầy thách thức.

Cho đến gần một năm trở lại đây, đi cùng chương trình của Tập đoàn, tôi và bộ phận mới tìm được cách triển khai OKR nghiêm túc và giờ mới có thể khẳng định là mình hiểu về OKR. Với tôi, OKR chính là bệ phóng tinh thần, hiệu quả, thậm chí tầm nhìn, trình độ.

FPT.AI hiện có 6 nhóm chuyên môn, gồm 60-70 nhân sự. Trong văn hoá của FPT Smart Cloud cũng như FPT.AI và chắc hẳn của không ít tập thể khác, người lãnh đạo đóng vai trò tối quan trọng. Tôi và các anh phía trên thế nào, anh em xung quanh đều học theo và “copy” rất nhanh. 

Vậy nên OKR của cá nhân tôi và đơn vị gồm những gì, chúng tôi làm những gì để đạt được mục tiêu đó, tôi cần truyền đạt thật kỹ cho anh em cùng theo dõi và tham khảo. Đó giống như một bài tập mẫu, cũng như chính tôi từng quan sát và học theo các lớp lãnh đạo phía trên.

FPT.AI được vinh danh ở hạng mục Nền tảng số xuất sắc của Giải thưởng công nghệ Make in Vietnam 2020.

Ngoài những công việc hằng ngày cần làm, OKR đưa vào yếu tố Leng keng, buộc chúng tôi tăng hiệu suất và hiệu quả. Chúng tôi phải xác định trong số những khía cạnh khác nhau của sản phẩm như nghiên cứu, phát triển, làm dữ liệu hay triển khai dự án khách hàng, đâu là điểm nổi cộm nhất, khoanh vùng và tập trung, khiến cho thứ đó Leng keng hơn. Đặc biệt, chúng tôi không bao giờ ôm đồm tất cả.

Chúng tôi tập trung "Leng keng" những phần việc mang tính add-on (mở rộng), giúp tối ưu hoá công việc hằng ngày. Bởi tinh thần Leng keng là nghĩ-khác-đi, chứ không phải “ốp” thẳng KPI vào và đặt chỉ tiêu cao hơn là thành OKR được. 

Chẳng hạn, một trong những mục tiêu quý II vừa rồi của FPT.AI là Nâng cao sức mạnh và khả năng mở rộng của các sản phẩm cốt lõi. Để phục vụ mục tiêu đó, ngoài việc Mở rộng không giới hạn về hạ tầng, kết quả then chốt (KR) không thể bỏ qua là Chuẩn hoá quy trình phát hành (release) sản phẩm. Xác định đúng trọng tâm để Leng keng, chúng tôi đã đạt kết quả khá hài lòng.

Về quy trình, trước đây, triển khai một sản phẩm cho một dự án mất tổng cộng 3-6 tháng của cả 2 bên, giờ với cùng thời gian đó có thể chạy đến 3-4 dự án lớn một lúc, quá trình triển khai cũng được rút gọn. Còn về hệ thống, trước đây chỉ phục vụ lượng khách hàng rất giới hạn, hiện đã có thể tự động mở rộng ổn định cho khách hàng có nhu cầu sử dụng lớn và tải cao đột ngột. 

Làm OKR là cả một quá trình kết hợp luân phiên từ trên xuống và từ dưới lên. Giai đoạn lên kế hoạch, người lãnh đạo đưa ra bức tranh chung AI trong 3 năm tới, để hoàn chỉnh bức tranh đó thì năm nay phải đạt được những gì, quý này phải làm gì… Khi lãnh đạo quán triệt tinh thần ngay từ đầu thì ý tưởng đó sẽ được “nhúng” kỹ ở các cấp thấp hơn. 

Tôi cho các đội tại FPT.AI không gian để sáng tạo những Leng keng của mình nhằm phục vụ mục tiêu chính. Mỗi đội có OKR riêng, sau khi mọi người có bản nháp, tất cả “nhảy” vào cùng suy nghĩ. Từng đội trình bày KR để xem tính phù hợp với mục tiêu chung thế nào, những gì đang đúng hướng, những gì vượt ngoài phạm vi công việc, những gì chưa Leng keng, những gì quá viển vông… 

Quá trình review này diễn ra trong vài vòng. Các trưởng nhóm làm việc với từng cá nhân, tôi làm việc với từng trưởng nhóm, sau đó “viện” cả các anh ở cấp công ty. Kế hoạch chi tiết, có đầu ra xong thì đến triển khai vận hành rồi cập nhật kết quả theo mỗi tháng. 

Điều cốt yếu tôi rút ra khi làm OKR, đó là phương thức quản trị này rất kích thích con người sáng tạo, tuy nhiên mỗi mục tiêu chỉ thích hợp trong một thời điểm mà thôi. Nhận biết nó không còn phù hợp để cập nhật cái mới sẽ chứng minh được 2 thứ. Một là, mình tôn trọng OKR ban đầu bằng cách bổ sung kịp thời khi nó không còn phù hợp. Điểm thứ hai mang ý nghĩa thực tiễn, đó là tính linh động khi toàn bộ đội nhóm phải theo cái mới đang cần chứ không mải miết chạy theo cái cũ nữa. 

Có những KR chúng tôi chạy đến một thời điểm thì thấy không còn phù hợp với nhu cầu tại Việt Nam cũng như giá trị cốt lõi của mình. Kể cả khi đã chạy được 30%, KR đó cũng sẽ được loại bỏ.

Màu vàng, màu đỏ có thể sẽ xuất hiện trong bản OKR của bạn. Nhưng đó là điều phải chấp nhận và cần thiết đối mặt trong quá trình chinh phục OKR, chinh phục tinh thần Leng keng một cách bài bản.

Nguyễn Thượng Tường Minh

• 17 gương mặt OKR điển hình tự hào được CEO FPT biểu dương