Tự động hoá xuất hoá đơn, mảng quảng cáo FPT Online 'nhẹ gánh'

Với việc số hoá quy trình xuất hoá đơn, nhân viên kinh doanh và kế toán FPT Online được giảm gánh nặng tác vụ thủ công, nâng cao năng suất, trong bối cảnh mảng kinh doanh quảng cáo ngày càng phát triển.

Từ tiền đề giải Vàng Chung khảo iKhiến tháng 5 vừa qua của sản phẩm Bot nghiệm thu hạng mục triển khai cho khách hàng (Automate Inspection Banner-News), phòng Chuyển đổi số FPT Online đã tiếp nối và hoàn chỉnh luồng tự động đối với quy trình xuất hoá đơn, đem lại nhiều kết quả lớn hơn.

Trước đây, quy trình tạo và xuất hoá đơn triển khai các hợp đồng quảng cáo tại FPT Online được làm thủ công, tốn nhiều thời gian và công sức. Nhân viên kinh doanh không theo dõi, kiểm tra được tình trạng nghiệm thu của khách hàng, trong khi khách hàng có thể chậm thanh toán do phải phụ thuộc vào chứng từ nghiệm thu giấy được ký. Do khó khăn trong việc thu hồi biên bản nghiệm thu đã ký, biên bản nghiệm thu có thể không thể được truy xuất một cách đầy đủ. Hơn nữa, các sai sót từ việc làm thủ công có thể dẫn đến yêu cầu xuất hoá đơn bị từ chối, nhân viên tốn thời gian làm lại nghiệm thu.

Với việc số hoá nghiệp vụ nghiệm thu, nhân viên kinh doanh chỉ cần tạo và gửi biên bản nghiệm thu triển khai trên công cụ Quản trị Kinh doanh Salescloud (do cùng đội ngũ xây dựng), hệ thống email hoặc thông báo đến khách hàng và khách hàng có thể xác nhận trên cổng thông tin.

Mảng kinh doanh nòng cốt của FPT Online 'nhẹ gánh' nhờ số hoá quy trình xuất hoá đơn. Ảnh: Ngọc Thành.

Hệ thống xuất hoá đơn tự động giúp kiểm tra, theo dõi theo thời gian thực tình hình xác nhận nghiệm thu của khách để hối thúc các bên liên quan một cách kịp thời; từ đó rút ngắn thời gian khách hàng thanh toán tiền và tiết kiệm chi phí in ấn, gửi bưu điện; quản lý biên bản nghiệm thu tập trung, hiệu quả, dễ dàng truy xuất dữ liệu cho kiểm toán hoặc cơ quan thuế khi cần. Nhân viên kinh doanh không phải mất thời gian làm lại nghiệm thu do dữ liệu được tính chuẩn xác từ hệ thống.

Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian xử lý nghiệp vụ, trong khi đảm bảo số liệu chính xác 100%. Cụ thể, với quy trình triển khai trước - thanh toán sau, quy trình tự động hoá giúp tiết kiệm hơn 1,2 phút/hoá đơn, tương đương đến 99.59% thời gian xử lý. Với quy trình thanh toán trước - triển khai sau, quy trình giúp tiết kiệm 27 phút/hoá đơn, tương đương hơn 61 % thời gian xử lý. Ước tính với các số liệu năm 2020 và 2021, dự án chuyển đổi số này giúp FPT Online tiết kiệm hơn 7.000 giờ công, tương đương gần 900 ngày công.

Tổng quan quy trình xuất hoá đơn triển khai trước - thanh toán sau.

Theo anh Lưu Xuân Việt - Quản lý các dự án Chuyển đổi số FPT Online, có những trường hợp vẫn cần con người thao tác thủ công do tính phức tạp của các tình huống thanh toán (triển khai trước - thanh toán sau, thanh toán trước - triển khai sau hoặc kết hợp cả 2 phương thức). Vì thế, về lý thuyết, hệ thống tự động hoá có thể giảm 90% thời gian thao tác nhưng trên thực tế đạt khoảng 70-80%. "Tuy nhiên, chúng tôi không cố đạt con số lý tưởng vì không thể tránh khỏi các trường hợp như bot chụp lỗi hay hệ thống gặp vấn đề, phải khởi động lại".

Hệ thống được nghiên cứu và xây dựng trong vòng chưa đến 2 tháng, nhưng phải mất quãng thời gian tương tự để được đưa vào sử dụng. "Làm dự án chuyển đổi số là 'bớt việc người nhưng bận việc ta', hay còn gọi là 'mua việc vào người'" - chuyên gia chuyển đổi số nhà Trực tuyến nói vui về tình trạng đội ngũ kỹ thuật phải liên tục giám sát từ xa, đảm bảo hệ thống/bot 'sống' 100% thời gian.

Tuy nhiên, trở ngại lớn nhất của dự án chuyển đổi số này, như nhiều dự án chuyển đổi số khác, là PX (People Transformation) - chuyển đổi con người, anh Việt giãi bày. Có nhiều lý do khiến người dùng thời gian đầu còn e ngại sử dụng hệ thống như thói quen cũ đã thành 'bản năng' và khiến người dùng e ngại khi phải thay đổi, các khâu nghiệm thu, xuất hoá đơn được cho là chưa thể số hoá 100% mà vẫn cần sự can thiệp của con người ở một số khâu…

Để có thể đưa dự án vào thực tế, chuyên gia chuyển đổi số cần chú trọng công tác "làm tư tưởng". "Cần giúp người dùng hiểu đúng giá trị dự án mang lại. Nếu truyền thông đúng thì sẽ không bị cản trở" - anh Việt nhấn mạnh. Sau một thời gian "mưa dầm thấm lâu", hiện quy trình đã được sử dụng và giải quyết phần lớn lượng hoá đơn, dần đáp ứng nhu cầu phát triển quảng cáo, thương hiệu, nhất là trong giai đoạn cao điểm cuối năm, nhân viên kinh doanh và kế toán thường xuyên bị quá tải.

Với quy trình tổng thể từ nghiệm thu hạng mục triển khai, xuất hoá đơn tự động, hệ thống được nhận định trong tương lai có thể được dịch vụ hóa - bán gói quản trị quảng cáo, dựa trên thực tế nhiều doanh nghiệp làm quảng cáo online có nhu cầu. "Đây chính là 'add-on' - giá trị thặng dư mà dự án chuyển đổi số mang lại.

>> FPT Smart Cloud xây hệ tri thức giúp bot 'suy luận như người'

Hà An