Từ khi đại dịch Covid-19 xuất hiện, xu hướng làm việc tại nhà (Work From Home - WFH) dường như trở thành giải pháp của đa số doanh nghiệp trên thế giới, Microsoft cũng không ngoại lệ khi đây là một trong những hãng CNTT đầu tiên cho phép nhân viên làm việc trực tuyến từ rất sớm. Điều này vừa làm giảm tiếp xúc giữa người với người, vừa giúp công việc không bị trì trệ trong suốt thời gian dịch bệnh.
Tuy nhiên, vì ít gặp gỡ nhau và thiếu đi nơi giải trí, một bộ phận nhân viên Microsoft đã cảm thấy quá tải với công việc, dẫn đến căng thẳng. Kết quả này được tổng kết từ chương trình “Dạ ký ẩn danh” (anonymous nightly diary) với 435 người tham gia khảo sát trong vòng 10 tuần, bắt đầu từ ngày đầu tiên của WFH.
Đây là hoạt động Microsoft tổ chức để nhân viên giải bày suy nghĩ cá nhân, chia sẻ những cảm xúc, trải nghiệm, khó khăn khi WFH trong mùa dịch. Tất cả thông tin người tham gia hoàn toàn được giấu kín. Nhờ đó, Microsoft đã linh hoạt điều chỉnh các phương án làm việc để không gây ảnh hưởng tới tâm lý của nhân viên.
 |
| Các giải pháp được triển khai sau khi nhận được phản hồi từ nhân viên. |
Dựa vào phản hồi từ chương trình, “quá nhiều cuộc họp” và cảm thấy “quá nhiều việc” trở thành 2 vấn đề được nhiều nhân viên trải lòng. Trong đó, đội ngũ nghiên cứu đã ghi nhận, nhiều người than phiền rằng nhiều buổi họp kéo dài hơn so với dự định, khiến họ xuống tinh thần. Cùng đó là sức khỏe tâm lý bị ảnh hưởng do dịch bệnh nên tâm trạng khi giải quyết công việc cũng không thoải mái. “Khi ở công ty, các buổi họp thường kết thúc đúng giờ do lịch họp đã cố định. Còn bây giờ, nhiều cuộc họp có khi dài hơn 2 tiếng”, một nhân viên Microsoft cho hay.
Ngoài ra, nhân viên ít có điều kiện nghỉ giải lao hay thay đổi không gian họp hành khi phải họp trực tuyến tại nhà. Nếu ở công ty, việc thỉnh thoảng ra khỏi phòng, đi dạo trên các hành lang hay ghé vào nhà vệ sinh cũng giúp cho nhân viên được thư giãn.
Xác định được những khó khăn trên, các nhà quản lý Microsoft đã thay đổi phương án tổ chức họp, tính toán thời lượng hợp lý để không gây ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên. Cụ thể, buổi họp nào kéo dài 30 phút sẽ được thêm 5 phút giải lao cuối buổi và sẽ tăng gấp đôi thời gian khi họp 60 phút. Khoảng thời gian ngắt quãng từ 5-10 phút giữa các buổi họp sẽ để cho mọi người giải lao trước khi tiếp tục công việc.
Đồng thời, Microsoft không tổ chức họp vào thứ Sáu hằng tuần và điều này đã mang lại sự phấn khởi cho nhân viên. 75% người tham gia khảo sát cảm thấy hài lòng và cho rằng họ hạnh phúc hơn khi có ngày cuối tuần thư thả. “Tôi cảm thấy công ty đang dành sự quan tâm lớn đến với nhân viên dù đang làm việc xa nhau”, một quản lý dự án cho biết.
Ngoài ra, 68% nhân viên tham gia cho rằng họ cảm thấy được công ty quan tâm khi chương trình đã cho họ cơ hội chia sẻ quan điểm và 62% trong số đó sẽ tiếp tục gắn bó với hoạt động này.
Ngoài chương trình viết nhật ký cảm nhận, một nhóm nghiên cứu khác gồm những nhà khoa học dữ liệu và chuyên gia tư vấn quản lý tại Microsoft đã sử dụng công cụ Workplace Analytics để phân tích hành vi của nhân viên khi làm việc trên ứng dụng Microsoft 365, Microsoft Teams và đồng thời trò chuyện với họ để thu thập cảm nhận và suy nghĩ.
Nghiên cứu của nhóm chỉ ra rằng, thời gian mà các quản lý cấp cao dành cho họp nhóm tăng thêm 8 tiếng trong tổng thời lượng làm việc của mỗi tuần. Bên cạnh đó, họ còn tranh thủ giao tiếp với từng nhân viên trong nhóm nhằm theo dõi tiến độ nhiệm vụ. “Tuy dành nhiều thời gian để trao đổi công việc nhưng qua đó cũng giúp tôi hiểu thêm về đồng nghiệp và biết cách để động viên các bạn làm tốt vai trò hơn”, một quản lý khác của hãng cho hay.
Sự dịch chuyển về khung thời gian họp hành cũng là một trong những yếu tố thay đổi khi toàn thể nhân viên Microsoft không còn phải đến công sở. Bình thường, các buổi họp diễn ra từ 8- 11h sáng thì nay đã đổi thành 15-18h. Ngoài những buổi “Teams” với công việc, số lượng buổi họp trực tuyến để trò chuyện cùng nhau trong giờ cơm trưa, trong sinh hoạt hằng ngày cũng tăng đáng kể.
Từ đó nghiên cứu ghi nhận không chỉ nhân viên duy trì được các mối quan hệ hiện tại mà còn mở rộng kết bạn với nhiều nhóm khác, tạo ra một môi trường kết nối năng động. Nhân viên không còn cảm giác xa cách dù chỉ đang làm việc qua những chiếc màn hình.
Theo Harvard Business Review, dường như nhờ vào việc triển khai hàng loạt chương trình gắn kết nội bộ phù hợp với hoàn cảnh đã duy trì được động lực tích cực cho nhân viên giúp Microsoft ghi dấu ấn kết quả kinh doanh đầy ấn tượng trong quý vừa qua.
>> AI và Cloud ‘cất cánh’ nhờ Covid-19
Đình An
Ý kiến
()