Chuyển đổi số nội bộ: ‘BA WoW’ nhà Phần mềm giúp tinh gọn tối đa quy trình

Vận hành tối ưu trở thành một trong những mục tiêu trọng điểm của chiến lược chuyển đổi số của nhà F nói chung, FPT Software nói riêng. Không chỉ giúp tối ưu và tự động hóa các quy trình liên phòng ban, BA WoW nhà Phần mềm còn loại bỏ các tác nghiệp trùng lặp đang thực hiện thủ công trong quy trình làm việc của các phòng ban từ quản trị nhân sự (HR), admin, công nghệ thông tin, pháp chế…

Chương trình chuyển đổi số nội bộ - BA WoW thuộc Ban Chuyển đổi số nội bộ (iDX) của FPT Software.

Để tinh gọn và tối ưu hóa quy trình, chương trình chuyển đổi số BA WoW xác định vấn đề và loại bỏ các công đoạn dư thừa trong quy trình thực hiện, chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, tối ưu các form (biểu mẫu) nhập liệu, giảm thông tin trùng lặp phải nhập giữa các hệ thống và cho phép nâng hạn mức phê duyệt tài chính…

BA WoW áp dụng công nghệ Hyperautomation (Tự động hóa thông minh), RPA - Robotic Process Automation (Tự động hóa quy trình bằng robot)... trong quá trình triển khai. Ngoài ta, BA WoW tăng cường tích hợp dữ liệu và phân tích cũng như cải tiến các hệ thống, lấy dữ liệu từ nhiều nguồn như Travel Support System, ePurchase, ePayment, uService… để nâng cao hơn nữa kết quả của công cuộc chuyển đổi số.

“Chúng ta đều muốn công việc được tốt hơn, muốn được chuyển đổi nhưng bị cuốn vào công việc hằng ngày, khi chuyển đổi nghĩa là làm thêm việc khác không nằm trong công việc của mình. Chúng tôi có giải pháp cho các vấn đề trong một quy trình nhưng để đưa giải pháp vào phòng ban, đồng nghĩa đối tượng đó phải thay đổi thói quen. Thuyết phục đối phương thay đổi, giúp họ nhìn ra được lợi ích lâu dài là việc không dễ dàng”, anh Đào Đức Lâm, Ban Chuyển đổi số nội bộ (iDX) - FPT Software - quản lý chương trình BA WoW, chia sẻ.

Năm 2022, BA WoW tự động hóa 20% quy trình liên quan thao tác thủ công. Cụ thể, FPT Software thời điểm này đang có 531 quy trình, chương trình chuyển đổi số BA WoW tối ưu 53 quy trình và tự động hóa 53 quy trình, tiết kiệm 1.018 man-month (man-month là khối lượng công việc mà một nhân viên phải hoàn thành trong 1 tháng, dùng thường xuyên trong các dự án công nghệ thông tin). Nếu quy ra con số cụ thể, đã tiết kiệm gần 30 tỷ đồng cho FPT Software.

6 tháng đầu năm 2023, chương trình BA WoW của nhà Phần mềm đã tiết kiệm 518 man-month nhân sự, giảm thời gian phê duyệt từ 14,31h xuống còn 8,43h. Giá trị mang lại nếu quy ra lợi ích bằng tiền tương đương gần 18 tỷ đồng.

Đội dự án BA WoW kỳ vọng trong tương lai, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể chuyển đổi số.

“Nếu như trước đó, kế toán phải nhập liệu và kiểm tra thủ công tất cả hóa đơn khi đơn vị gửi về. Mất thời gian khi xử lý bằng tay, số lượng nhiều và làm tần suất dày sẽ dẫn đến sai sót. BA WoW phối hợp với akaBot để viết một phần mềm riêng. Kế toán chỉ cần đưa hóa đơn lên, bot sẽ tự đọc thông tin. Lúc trước, họ phải kiểm tra 100% từ khâu nhập liệu, hiện tại làm thủ công chỉ 2%, độ chính xác thậm chí còn tăng”, anh Lâm nói thêm.

Theo đội dự án BA WoW, công cuộc tối ưu Travel Support System, ePurchase, ePayment, uService… sẽ là chương trình trọng điểm năm nay. Trong tương lai, đội dự án sẽ tiến hành tổng quát hóa mô hình thực hiện để nhân rộng hơn nữa phương pháp này.

“6 tháng cuối năm, BA WoW sẽ áp dụng công nghệ AI vào chương trình, giảm tối đa thao tác, giao dịch trả lời cho các phòng ban, AI còn giúp dự đoán được mức độ thành công của một dự án… Ai cũng có thể chuyển đổi số, cải tiến từ những thứ nhỏ nhất trong công việc hằng ngày của mình chính là thông điệp mà chúng tôi muốn gửi gắm và hiện thực hóa”, anh Lâm kỳ vọng.

Thanh Dung

• FPT tiết kiệm 437 tỷ đồng từ các dự án chuyển đổi số nội bộ
• Chuyên gia nhà F: ‘ChatGPT và Low-code là công nghệ giúp bứt tốc chuyển đổi số’