PEAR - Bàn làm việc ảo ‘gom nhặt’ công việc cho người FPT Software

“Loãng” thông tin vì hàng trăm email gửi về mỗi ngày

FPT Software hiện có nhiều hệ thống tiếp nhận thông tin và thông báo đến CBNV. Tuy nhiên, việc chạy song song nhiều ứng dụng cùng lúc khiến việc tiếp nhân thông tin bị quá tải.

Thông tin trùng lặp và phân tán khi cùng một công việc cần làm, người nhà Phần mềm nhận thông báo công việc lặp đi lặp lại ở nhiều hệ thống khác nhau, nhiều lần như email, Workplace, teams… Đồng nghiệp phải nhắc việc cho mình và ngược lại vì “loãng” thông tin. Vì vậy, CBNV phải đặt các bộ lọc “mail filters” để giảm số lượng email spam.

Nhiều email đổ về liên tục trong ngày, vô tình khiến CBNV bỏ lỡ các thông tin quan trọng cũng như việc cần phải làm. Ngoài ra, các thông báo gửi vào thời điểm không phù hợp như lúc đang có cuộc họp, đang bận xử lý công việc gấp. Trong khi đó, đầu việc lại không quá quan trọng để gửi thông báo gấp đến nhân viên. Điều này dẫn đến việc giao tiếp kém hiệu quả do xung đột thông tin và thời gian.

Các hệ thống mà người Phần mềm sử dụng trước đó thiếu cá nhân hóa khiến bản thân nhân viên dễ quên việc của mình, khó thống kê số lượng công việc mà nhân viên phải xử lý trong ngày hay tháng.

Trước những bất cập trên, từ tháng 9/2022, Ban chuyển đổi số nội bộ FPT Software bắt đầu lên ý tưởng xây dựng một hệ thống tổng hợp công việc chung từ những hệ thống cũ. Đến ngày 14/2/2023, hệ thống PEAR - Personal Enhancement Area (Bàn làm việc ảo) chính thức golive trên ứng dụng myFPT.

PEAR mang tính năng quản lý công việc tích hợp trên myFPT giúp người dùng không lo quên việc, sớm hoàn thành nhiệm vụ, từ đó nâng cao chất lượng và năng suất làm việc.

PEAR là sáng kiến đạt giải Vàng chung khảo iKhiến số 5 vì những lợi ích đã được chứng minh trên toàn FPT Software.

“Trợ thủ” đắc lực của người Phần mềm

Theo anh Bạch Thành Lê (Quản trị dự án PEAR, thuộc Ban chuyển đổi số nội bộ FPT Software), “Bàn làm việc ảo” hoạt động tương tự những “tờ note vàng thường dán ở bàn làm việc, nhắc nhở công việc cần xử lý mỗi ngày”. Hệ thống sẽ tự động “gom nhặt” các yêu cầu công việc cần xử lý, lọc những email spam và chuyển về myFPT dưới dạng “take note” việc chưa làm, chưa đọc. Người dùng chỉ cần truy cập vào “bàn làm việc ảo” để biết đầu việc cần xử lý thay vì truy cập vào nhiều nơi khác để “nhặt” việc.

Danh sách các công việc cần xử lý sẽ hiển thị ưu tiên dựa trên thời hạn của đầu việc đó. Người dùng có thể xem xét và lựa chọn công việc ưu tiên xử lý trước mà không phải lo lắng “đã xem rồi bỏ lỡ thông tin” vì những “take note” trên PEAR chỉ biến mất khi người dùng hoàn thành xong công việc. Nghiệp vụ mà PEAR đang liên kết với hệ thống liên quan sẽ chủ động chuyển các "take note" vào mục đã hoàn thành mà người dùng không cần thao tác. Đây cũng chính là tính năng đặc biệt ở PEAR giúp hệ thống trở nên khác biệt so với các hệ thống cũ.

PEAR sẽ lọc sẵn các công việc từ 34 hệ thống khác của nhà Phần mềm, nhắc việc cho CBNV thông qua ứng dụng myFPT.

PEAR giúp chuyển đổi cách lãnh đạo và nhân viên quản lý công việc, thay vì nhận email thông báo công việc từ 34 hệ thống thông tin thì PEAR sẽ là nơi tự động tập hợp các việc cần làm. Vì vậy, bàn làm việc ảo hoạt động như một trợ thủ định hướng công việc, đồng hành cùng CBNV bằng việc tự động gợi nhắc công việc cần làm thông qua ứng dụng myFPT.

PEAR áp dụng công nghệ Platform Architecture, hỗ trợ tích hợp với các hệ thống nghiệp vụ bằng cách sử dụng các công nghệ khác nhau như Polling, Interrupt, Message Queue, Pub-Sub. Ngoài ra, ứng dụng AI trong cá nhân hóa trải nghiệm người dùng thông qua UX-UI, dữ liệu cũng như tính năng. Với PEAR, người Phần mềm có thể sử dụng dễ dàng mà không cần thao tác nhiều vì giao diện thân thiện và dễ dùng.

Nói về những khó khăn trong suốt quá trình xây dựng hệ thống, anh Lê chia sẻ: “Bài toán lớn nhất không phải ở hệ thống hay công nghệ mà ở việc thuyết phục người quản trị hệ thống khác cùng tham gia tích hợp dữ liệu vào PEAR. Mỗi hệ thống sẽ có cách quản trị riêng, làm thế nào để họ đồng ý thay đổi cách làm cũ, cùng hướng đến mục đích chung sâu xa là tối ưu công việc cho người F là việc không dễ”.

“Nhân rộng hệ thống trên toàn FPT”

"Bàn làm việc ảo" giúp tối ưu hóa quá trình quản lý công việc, chỉ tập trung vào việc xử lý dữ liệu và tích hợp thông tin, mà không tạo ra thêm các công cụ mới. Ngoài ra, PEAR cũng giúp tăng năng suất lao động một cách gián tiếp. Thông qua việc định hướng và tạo sự thông báo đảm bảo rằng công việc được tiến hành đúng thời hạn và giảm việc bị lỡ sót.

Chính thức golive từ tháng 2, hiện tại, PEAR đã tích hợp với 14 hệ thống TMS, HRIS, TSS, FHU, BA Rating, GKM, Celebration, ASMS, uniEvent, IT, Survey, IPMS, CTC và CIM để tự động thu thập các công việc thuộc nhiều nhóm như: Thời gian làm việc, Chuyến công tác, Hợp đồng lao động, Đánh giá chất lượng dịch vụ khối BA, Quản lý Keywords trên Github, Quản lý Sự kiện (Khám sức khỏe, Quà Tết...), Đổi mật khẩu, Phê duyệt Ticket ITC, Khảo sát Hạnh phúc, Kế hoạch/Kết quả MSC…

Trong đó, 2 hệ thống FHU và GKM đạt kết quả tốt nhất. Với hệ thống FHU ECI, ở đầu việc “Cập nhật Thông tin liên lạc khẩn cấp của Nhân viên” trên hệ thống Quản lý Nhân sự, trong vòng 10 ngày triển khai đã tăng thêm 16% số người khai báo ECI (từ 56% lên 72%), với gần 3.500 CBNV tham gia khai báo (trên tổng số 21.000 CBNV FPT Software).

Với hệ thống GKM – GitHub Keyword Management Tool - “cập nhật Keyword” của các dự án phần mềm, để tránh lộ code của khách lên GitHub trên Internet, PEAR giúp giảm 3,94 lần số dự án chưa nhập từ khóa (từ 773 dự án xuống 196 dự án) và tăng 7 lần số từ khóa được nhập lên hệ thống, từ 300 từ khóa/tháng lên 2.100 từ khóa/tháng.

Hiện tại, PEAR cũng đang tiến hành nhân rộng sáng kiến đến các CTTV khác trong FPT. Sáng kiến từng đạt giải Vàng chung khảo iKhiến số 5 với kết quả và lợi ích đã và đang được chứng minh.

PEAR đang trong quá trình nhân rộng đến các CTTV tại FPT.

“Có thể nói, PEAR chính là “nhà” mà người FPT Software quay về khi muốn bắt tay vào việc gì đó hay nhìn lại những gì mà mình đã hoàn thành. Những người quản trị như chúng tôi luôn thấy vui khi sáng kiến của mình trở thành “điểm ghé thăm” quen thuộc mỗi ngày của CBNV”, anh Lê bày tỏ.

Theo chị Nguyễn Thị Kim Chi (Đơn vị phần mềm chiến lược GST - Global Smart Technologies, FPT), outlook của Chi mỗi ngày thường nhận nhiều email với nội dung khác nhau nên dễ bỏ lỡ thông tin quan trọng, hoặc phải nhớ từ khóa để tìm kiếm. PEAR đã tạo ra một nơi đưa đến những nhiệm vụ cần thiết đã được lọc sẵn, điều này tiết kiệm khá nhiều thời gian của Chi.

“Về giao diện và thao tác, mình khá hài lòng và chưa phát sinh vấn đề gì lớn. Tuy nhiên, nếu được thì mong hệ thống PEAR “nhạy” hơn nữa. Chẳng hạn như mình được nhắc tạo 1 ticket trên TMS và đã tạo nhưng trên nhắc việc vẫn sẽ ở đó đến 1 thời gian nhất định mới biến mất, thi thoảng nó làm mình bối rối một chút nhưng nhìn chung, PEAR vẫn là một hệ thống khá hoàn hảo để nhắc việc”, Chi bày tỏ.

Thanh Dung

• Hệ thống FEID nhà Giáo dục giúp tiết kiệm hơn 7 tỷ đồng mỗi năm
• Công cụ mới của FPT Retail sẽ giúp tiết kiệm hơn 17 tỷ đồng chi phí kiểm kê