Rào cản trong công cụ kiểm kê cũ
FPT Retail có 1.400 nhà thuốc Long Châu và hơn 800 cửa hàng FPT Shop, mỗi kỳ kiểm kê mất từ 4-6 ngày để hoàn tất các thủ tục, công đoạn. Tuy nhiên, công cụ kiểm kê trước đây chỉ mang tính chất thống kê hàng hóa, còn các nghiệp vụ xử lý sau kiểm kê đều phải hoàn thành bằng tay.
Thời gian kiểm kê lâu, ảnh hưởng việc bán hàng và vận hành của cửa hàng, kéo theo ảnh hưởng doanh thu của công ty. Với mỗi kỳ kiểm kê tiêu tốn nhiều thời gian, dẫn đến xử lý chênh lệch sau đó không đảm bảo chính xác. Trung bình, mỗi cửa hàng sẽ mất 5,73 triệu đồng chi phí cho kiểm kê, gần 7 triệu đồng giá trị truy thu.
Bên cạnh đó, quy trình trong kiểm kê phức tạp, công cụ khó sử dụng nên nhân viên cửa hàng không thể tự kiểm kê. Lúc này, phải có 2 nhân viên bộ phận Kiểm soát Nội bộ (KSNB) cùng 3 nhân viên tại cửa hàng cùng hỗ trợ. Yếu tố chủ động giảm đi, nhân viên cửa hàng khó tự mình thực hiện.
 |
| Các thành viên sáng tạo ra công cụ kiểm kê FPT Retail. |
Nhiều vấn đề tồn đọng cần giải quyết, để đảm bảo tính chủ động trong việc vận hành, Trung tâm Kiểm soát Nội bộ quyết định xây dựng giải pháp tối ưu kiểm kê. “Chúng tôi nhận thấy nhu cầu cấp bách về việc xây dựng ứng dụng kiểm kê để mang lại sự yên tâm, tin tưởng, giảm thiểu nguồn lực cho nhân viên cửa hàng trong việc quản lý hàng hóa cũng như đảm bảo tồn kho chính xác, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, nâng cao trải nghiệm khách hàng. Thế là, tháng 12/2022, anh em khởi động dự án, đến tháng 3/2023, chính thức golive”, anh Lê Bình Phương Lộc (Phó giám đốc Khối vận hành FPT Retail) chia sẻ.
Chủ động kiểm kê khi cần
Công cụ mới giúp kiểm kê tất cả cửa hàng định kỳ 3 tháng/lần hoặc cửa hàng chủ động tự kiểm kê khi cần, kiểm kê cân tồn khi cửa hàng phát hiện chênh lệch hàng tồn hoặc kiểm kê theo yêu cầu từ KSNB khi thấy sản phẩm có rủi ro.
Vào kỳ kiểm kê, KSNB và SM (Shop Management - Quản lý cửa hàng) tạo phiếu kiểm kê trên ứng dụng RSA (Real Self App), nhân viên cửa hàng sẽ truy cập vào ứng dụng để tiến hành kiểm kê. Lúc này, ESM (Enterprise Shop Management - Quản trị dịch vụ doanh nghiệp) sẽ lấy tồn kho theo thời gian thực và trả kết quả chênh lệch về lại ứng dụng RSA. Việc trả thông tin về ứng dụng để cửa hàng có thể kiểm tiếp hoặc kiểm tra lại kết quả trước khi xác nhận.
Sau khi kiểm kê và hoàn tất xác nhận thì thông tin được đẩy từ ESM về POS (Point Of Sale - Điểm bán hàng), POS sẽ tự động xử lý chênh lệch tồn kho và cho ra báo cáo kết quả kiểm kê để KSNB kiểm tra và làm truy thu (nếu có). Mặt khác, sau khi xác nhận kiểm kê cũng đẩy thông tin ngược lại lên ứng dụng để cửa hàng có thể nhận được thông tin kết quả sau khi xác nhận.
 |
| Công cụ kiểm kê đã và đang triển khai tại nhà thuốc Long Châu và tiếp tục quá trình triển khai cho hệ thống FPT Shop. |
“Thời gian đầu thực hiện dự án có rất nhiều khó khăn. Về con người - nhân viên cửa hàng đã quen với cái cũ; Về công nghệ và quy trình nghiệp vụ lại phát sinh các lỗi chưa lường trước, app chậm - lag do kiểm kê nhiều dữ liệu người dùng, các lỗi về UX-UI chưa thân thiện làm người dùng thao tác sai. Tuy nhiên, sau khi chạy thử đã ghi nhận ý kiến của người dùng để cải thiện. Hiện tại, nhân viên cửa hàng đều hài lòng và ủng hộ sử dụng giải pháp mới”, anh Lộc cho biết.
Giải pháp sử dụng công nghệ Submodule trong Mega App RSA (Module kiểm kê là 1 submodule trong Mega app RSA và có thể plugin vào bất kỳ ứng dụng nào), kiểm tra tồn kho sản phẩm theo thời gian thực bằng Real time inventory MS, tích hợp AI đếm số lượng thuốc lẻ và tự động xử lý chênh lệch tồn kho sau khi hoàn tất kiểm kê với Automation Process.
 |
| Mất 4 tháng, các thành viên của Trung tâm Kiểm soát Nội bộ chính thức golive công cụ kiểm kê mới. |
“Với đặc thù kinh doanh là tồn kho khủng (4.000-5.000 SKU/cửa hàng, SKU - Stock Keeping Unit là đơn vị phân loại hàng hóa tồn kho, dễ gây nhầm lẫn, không imei), lượt truy cập khách hàng cao, dược sĩ và nhân viên cửa hàng ít tiếp xúc với công nghệ. Vì vậy, bài toán lớn nhất cần giải quyết là nhanh để đảm bảo kinh doanh hiệu quả”, Phó giám đốc Khối vận hành FPT Retail xác định.
"Kỳ vọng tiết kiệm 17,3 tỷ đồng chi phí kiểm kê cho FPT Retail"
Trần Thị Thanh Kim Lệ (Phó quản lý nhà thuốc Long Châu, 2/6 Trưng Nữ Vương, Hóc Môn, TP HCM) cho biết, trước đây, của hàng phải tiến hành kiểm kê trên giấy và gửi lại cho KSNB, hiện tại chuyển sang kiểm kê và xác nhận trên điện thoại nên dược sĩ được chủ động hơn.
“Cửa hàng mỗi khi muốn kiểm kê chỉ cần báo cho KSNB và tự chủ động kiểm kê, không cần phải in giấy tờ, kiểm xong lại nhập file như trước. Công cụ mới cho phép thao tác trên điện thoại, có thời gian khi nào sẽ tiến hành kiểm kê khi ấy và chủ động trong bán hàng. Công cụ hiển thị đủ kết quả thừa thiếu, tồn kho nên rất tiện. Kiểm xong nhìn vào ứng dụng trên điện thoại sẽ biết số tiền lệch bao nhiêu, nhân viên thấy hàng thiếu mà nhiều cũng có thể chủ động kiểm lại. Đây là điểm mà dược sĩ tâm đắc ở công cụ này”, Kim Lệ chia sẻ.
Chính thức đi vào hoạt động từ tháng 3 cho các nhà thuốc Long Châu, giải pháp tiết kiệm chi phí kiểm kê từ 5,73 triệu đồng/cửa hàng xuống 2 triệu đồng/cửa hàng, số lượng cửa hàng được kiểm kê trong tháng tăng từ 117 lên 388 cửa hàng, giá trị truy thu trung bình của cửa hàng cũng giảm từ 6,49 triệu đồng xuống 3,8 triệu đồng/kỳ kiểm kê. Tính đến hiện tại, giải pháp đã triển khai đến 1.400 cửa hàng, giúp tiết kiệm chi phí kiểm kê hơn 5,2 tỷ đồng.
“Kỳ vọng mỗi năm sẽ tiết kiệm 17,3 tỷ đồng chi phí dành cho kiểm kê và đẩy mạnh triển khai cho các chuỗi khác của FPT Retail. Mong muốn xa hơn của chúng tôi là sẽ triển khai cho các công ty bán lẻ trên thị trường”, “cha đẻ” giải pháp - anh Phương Lộc kỳ vọng.
Chị Phạm Thu Liên, Giám đốc Văn phòng Chuyển đổi số FPT đánh giá: “Đây là dự án được giải iKhiến vì đã chứng minh được lợi ích cho vận hành tối ưu tại FPT Retail, cũng là 1 trong 13 dự án đạt giải thi đua của văn phòng Chuyển đổi số Tập đoàn, đóng góp vào mục tiêu vận hành tối ưu của các dự án chuyển đổi số toàn FPT”.
Thanh Dung
Ý kiến
()