Hàng ngày, TínLT, Ban Truyền thông FPT HCM đều nhận được e-mail từ hệ thống KMS nhắc nhở những việc đã đến thời hạn mà cậu phải hoàn thành. Sau khi nhận được e-mail, TínLT truy nhập vào link của KMS và báo lại những việc cậu đã làm xong, việc nào cần sự phê duyệt của cấp trên; ngày hôm sau Tín tiếp tục nhận được e-mail nhắc nhở về tiến độ công việc cậu đã gia hạn.
TínLT là một trong ít người FPT đã biết và đang sử dụng tính năng mới của trang KMS để phục vụ, theo sát lịch trình công việc hàng ngày của mình.
Trung tuần tháng 03/2008, Ban Công nghệ thông tin FPT (FIM) đã cập nhật phiên bản KMS version 2007 thay cho phiên bản KMS 2003 trước đây. LamĐD, phụ trách dự án KMS HN cho biết: “KMS phiên bản 2007 không khác nhiều so với phiên bản KMS 2003 nhưng nó có nhiều tính năng nổi trội, hỗ trợ cho người quản trị tốt hơn”.
Điều dễ dàng nhận thấy nhất ở KMS version 2007 là giao diện mới, thân thiện hơn với người sử dụng. Tuy nhiên, theo LamĐD, điểm nổi trội nhất của KMS phiên bản 2007 là tính năng “workflow” có thể theo dõi, thông báo tất cả đầu mục công việc, đến thời gian nhất định nó sẽ nhắc nhở tiến độ công việc.
“Sau khi một ai đó lên kế hoạch, chương trình trên KMS, trước một ngày hoặc đúng thời gian đó trong kế hoạch, hệ thống sẽ có e-mail nhắc nhở đối tượng thời gian cần phải hoàn thành công việc” anh LamĐD nói và cho biết thêm “ngày xưa muốn làm được điều đó thì mình phải tự cài đặt, bây giờ việc này được tiến hành một cách tự động. Với ‘workflow’, thông báo sẽ nhanh hơn hẳn trước đây”.
“KMS phiên bản mới giúp cho việc nhắc nhở các thành viên trong nhóm dễ dàng hơn, tiến tới quản lý công việc theo hướng online”. Hiện tại trên trang quản lý dự án của KMS đang có các dự án: People Soft1, ISO 27001, Connected, dự án Hàng tồn công nợ…
Trước đây, phiên bản KMS cũng có tính năng “workflow” nhưng theo đánh giá của ban FIM, nó không hỗ trợ nhiều cho người sử dụng.
“’Workflow’ cũng là một trong những lý do để FIM thay đổi, cập nhật tính năng mới của trang KMS”, LamĐD nhận xét.
Phiên bản KMS 2003 gần như chỉ dùng cho các ứng dụng văn phòng như tra danh bạ điện thoại, đặt phòng họp, đặt xe và văn phòng phẩm là chủ yếu. Với phiên bản KMS mới được nâng cấp lên SPS (SharePoint Portal Server) 2007 và MOSS version 3.0, một hệ thống mới được xây dựng, sẽ có thêm nhiều tính năng mới, giải quyết được triệt để các yêu cầu trước đây”.
Được biết, KMS phiên bản 2007 có thể tìm kiếm thông tin trong phạm vi nhỏ hơn, thao tác dễ dàng và công cụ tìm kiếm mạnh hơn phiên bản cũ.
Theo LamĐD, phiên bản KMS 2007 còn có thêm phần wikipedia (từ điển mở), là nơi chia sẻ hiểu biết và kiến thức của các thành viên FPT; với tính năng này, FPT có thể tạo được một site Sử ký của FPT. Trang chia sẻ thông tin cũng sẽ hay hơn, mới hơn, mọi người có thể hoàn toàn tra cứu được những thông tin mình quan tâm.
Trên thế giới, có rất nhiều ví dụ cho thấy chia sẻ thông tin mang lại hiệu quả cho các doanh nghiệp. Nucor Corp, nhà sản xuất thép đứng đầu Hoa Kỳ, bắt đầu sử dụng SharePoint Portal để chia sẻ thông tin vào đầu năm 2002, phần mềm này có thể cung cấp cho mỗi nhân viên một điểm truy cập riêng vào kho dữ liệu phong phú của họ về công ty, nhân viên và môi trường.
Việc triển khai này đã giúp Nucor Corp tăng năng suất lao động cũng như tăng hiệu quả đầu tư. “Chỉ cần SharePoint Portal tiết kiệm 3 phút mỗi ngày cho các nhân viên tri thức của chúng tôi, Nucor sẽ thu hồi được vốn đầu tư trong vòng 2 năm”, ông Scott Messenger, GĐ thông tin của Nucor nhìn nhận.
Thành công của Nucor Corp đã góp phần giúp cho Micosoft bán được hơn 10 triệu giấy phép sử dụng của SPS 2007 của họ chỉ trong vòng 17 tháng đầu tiên.
Dù có thêm được nhiều tính năng mới, ưu việt cho người sử dụng, tuy nhiên, vấn đề hiệngiờ của FIM khi triển khai phiên bản mới KMS 2007 là tìm mọi cách phổ cập nó vì “mọi người hầu như chưa có hiểu biết về các tính năng này”.
“Nếu ngày xưa mình chỉ dùng KMS như một trang lưu trữ thông tin thì giờ đây KMS version 2007 đã hỗ trợ, tương tác tốt hơn nhiều. Tuy nhiên, giờ mọi người cũng chỉ dùng hết 1/3 tính năng của nó”, LamĐD nói.
“Hiện tại, FIM đang ‘chào hàng’, sau đó sẽ đào tạo cho thành viên của mỗi dự án để mọi người hiểu sâu hơn và áp dụng các tính năng mới của phiên bản này. Khi sử dụngthường xuyên sẽ thấy được các tính năng khác biệt rất hữu ích của KMS phiên bản 2007”, LamĐD tin tưởng.
.
Ý kiến
()