Không có đối thoại dân chủ nghĩa là tổ chức đã chết
Trước hết, việc thể hiện sự tôn trọng và lắng nghe nhân viên là cách xây dựng niềm tin của người lãnh đạo, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, nơi thông tin được chia sẻ cởi mở. Điều này khuyến khích nhân viên chủ động đóng góp sức mình vào mục tiêu chung. Thứ hai, đối thoại dân chủ là cách hiệu quả nhất để phát huy trí tuệ tập thể, tránh được sự chủ quan duy ý chí hay tư duy độc đoán, từ đó góp phần giảm thiểu các sai lầm chiến lược ngay từ sớm. Cuối cùng, đối thoại là con đường hiệu quả để hiểu rõ hơn về đội ngũ, nhận diện và phát triển những cá nhân tiềm năng, từ đó giao đúng người đúng việc, tối ưu hóa nguồn lực.
 |
| Anh Trần Nguyễn Đăng Khoa, Trưởng ban Giải pháp và Công nghệ FPT Software; Trạng nguyên FPT 2021. |
Với tôi, mục tiêu quan trọng nhất trong các buổi đối thoại là lắng nghe được ý kiến của các bạn. Khi nhân viên chủ động lắng nghe và có ý muốn đóng góp, điều đó chứng tỏ việc đang thảo luận là quan trọng, ý nghĩa và họ sẵn sàng chia sẻ. Ngược lại, việc không phản hồi có thể báo hiệu nhiều lý do khác nhau: sai đối tượng, sai năng lực, sự bất mãn, hoặc thậm chí là đã "silent quitting" (nghỉ việc thầm lặng) hay mất kết nối (disengage). Khi nói về lắng nghe, đó phải là lắng nghe thấu hiểu thực sự, không chỉ là lắng nghe bề mặt. Người lãnh đạo cần nhận diện được những vấn đề tiềm ẩn, những "tiếng nói chưa được nói ra", hay những vấn đề cốt lõi đằng sau các góp ý. Đây là tiền đề để dự đoán vướng mắc, điều chỉnh thông điệp định hướng nếu cần, và đưa ra quyết sách phù hợp.
Tinh gọn, hiệu quả và cởi mở - Năng lực của người lãnh đạo
Khi bước vào một buổi đối thoại, tôi thường chuẩn bị kỹ lưỡng để các bạn tham gia nắm rõ mục tiêu và nội dung. Tôi ưu tiên thời lượng chỉ nên khoảng 30 phút và nhóm tối đa 13 người. Sự ngắn gọn, tinh gọn này buộc chúng ta phải chuẩn bị thật sự nghiêm túc để cuộc đối thoại đạt hiệu quả cao nhất. Điều quan trọng nữa là phải ghi chép đầy đủ sau mỗi buổi đối thoại, đặc biệt là các đồng thuận về mục tiêu chung và những hành động rõ ràng.
Về tâm thế, người lãnh đạo cần cởi mở nhưng đồng thời phải sẵn sàng thiết lập các quy tắc góp ý, giữ thời gian khi cần thiết để tránh lan man. Thậm chí, việc chuẩn bị trước một kịch bản để "phá băng" lúc mở đầu có thể rất hữu ích nếu lường trước được đội ngũ có thể ngần ngại chia sẻ.
Từ những lần tham gia đối thoại với toàn thể nhà Phần mềm trong các chương trình CxO Talk, tôi nhận thấy tất cả những câu hỏi và ý kiến nêu ra đều được trả lời thẳng thắn, đi đến cùng vấn đề. Điều này cho thấy sự nghiêm túc và cam kết của ban lãnh đạo. Một điểm có thể cải thiện là học theo tinh thần chương trình iNghe: cho phép công khai các ý kiến ẩn danh được nhiều bình chọn để làm câu hỏi chính cho CxO Talk. Điều này không chỉ khuyến khích nhân viên thẳng thắn lên tiếng mà còn tránh việc hiểu nhầm là cuộc đối thoại đang chạy theo kịch bản chọn lọc sẵn.
Tôi nhớ nhất câu hỏi tại CxO Talk 2024 trong bối cảnh thị trường ảm đạm: liệu công ty có lay-off (sa thải) nhân viên như nhiều công ty công nghệ toàn cầu đang thực hiện. Đây là một câu hỏi rất “trúng” và thẳng thắn, không sáo rỗng, đặc biệt trong bối cảnh AI phát triển mạnh mẽ. Khi đó, câu trả lời của CEO nhà Phần mềm đã nhắc lại triết lý của Chủ tịch FPT Trương Gia Bình về việc bảo vệ nguồn lực: “FPT không để ai bị bỏ lại phía sau” ngay cả trong thời điểm cam go như đại dịch Covid-19. Đây không chỉ là lời trấn an mà còn khẳng định triết lý cốt lõi của FPT, và dẫn đến thay đổi thực chất trong cách đội ngũ lãnh đạo phải hợp lực, tối ưu và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất, tập trung điều phối công việc một cách linh hoạt. Đây vừa là một sự cảnh tỉnh vừa là tiền đề cho hàng loạt các chính sách như mô hình Supply Chain Delivery Model (SCDM), điều phối và tuyển dụng nguồn lực sau này.
Đừng để đối thoại dân chủ là hình thức
Rào cản lớn nhất khiến các buổi đối thoại dân chủ đôi khi không đạt được hiệu quả mong muốn và có nguy cơ trở thành hình thức nằm ở công tác tổ chức đối thoại chuẩn bị không tốt và việc phát triển, bổ nhiệm lãnh đạo mới làm chưa thật sự hiệu quả.
Đầu tiên là khâu tổ chức: Việc lựa chọn thành phần tham gia có phù hợp với mục tiêu thảo luận hay không, nội dung chuẩn bị có tốt không để phát huy quỹ thời gian hiệu quả là một việc khó. Nếu không làm tốt, đối thoại dân chủ hình thức chỉ gây lãng phí thời gian mà còn dẫn đến sự mất niềm tin từ nhân viên, đặc biệt là khi số lượng người tham gia càng đông.
Sau đó, cần nhìn vào thực tế gốc rễ: Văn hóa đối thoại dân chủ phải được xây dựng từ cơ sở, từ chính trong những quy mô nhỏ nhất của cán bộ quản lý trực tiếp. Nếu họ thật sự làm tốt, họ cũng sẽ chủ động đối thoại với cấp trên và cứ thế hình thành văn hóa trong toàn tổ chức. Tuy nhiên, khi tốc độ tăng trưởng cao, việc bổ nhiệm lãnh đạo theo yêu cầu ngày càng nhiều, sẽ vô tình tạo ra những "anh là nhất" mà tổ chức rất khó phát hiện. Những lãnh đạo này thường không khuyến khích sự chia sẻ, tạo ra rào cản thông tin và chỉ chăm chăm vào việc đạt KPI hơn là đóng góp và nhận đóng góp cho các vấn đề mang tính chiến lược. Theo thời gian, hiện tượng này trở thành bình thường trong tư duy nhiệm kỳ, triệt tiêu văn hóa dân chủ ở mức đơn vị, dẫn đến việc các vấn đề không được giải quyết kịp thời và có thể gây mất nhân tài, giảm sáng tạo.
Đối thoại dân chủ phải là văn hóa
Để đối thoại dân chủ thực sự hiệu quả, nhất là với các đơn vị đông người hoặc có nhiều cấp trung gian, điều cốt yếu là biến đối thoại dân chủ thành một phần văn hóa tổ chức, chứ không chỉ là sự kiện định kỳ theo tuần suất.
Để làm được điều này, vai trò của việc đào tạo cán bộ nguồn cũng như bổ nhiệm cấp quản lý cơ sở cần phải được xem trọng. Năng lực xây dựng văn hóa đối thoại dân chủ cần được coi là một kỹ năng lãnh đạo thiết yếu tại FPT. Lãnh đạo cấp trên cần làm gương, khuyến khích và ghi nhận những đóng góp tích cực từ đối thoại.
Bên cạnh đó, cần cải thiện công tác tổ chức đối thoại một cách bài bản và khoa học hơn. Đối với các đơn vị đông người, việc lựa chọn thành phần tham gia phù hợp, đại diện đúng nhóm đối tượng liên quan, có kiến thức, kinh nghiệm hoặc vai trò trong vấn đề đang bàn luận là cực kỳ quan trọng. Thậm chí, nên tổ chức thành các nhóm chuyên đề nhỏ hơn để thảo luận sâu hơn, đảm bảo mọi ý kiến đều được lắng nghe và đi đến tận cùng vấn đề. Cuối cùng, việc ứng dụng công nghệ có thể trở thành một công cụ đắc lực để lắng nghe ý kiến, phản biện trái chiều một cách ẩn danh nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu xây dựng và đóng góp tích cực.
Đối thoại dân chủ là một nét độc đáo trong văn hóa FPT và cũng là cốt lõi cho sự phát triển bền vững của thế hệ kế cận thông qua việc học hỏi lẫn nhau và lắng nghe sự khác biệt. Bằng việc không ngừng cải thiện và biến đối thoại thành một phần không thể thiếu trong mỗi hoạt động quản trị, chúng ta sẽ kiến tạo nên một môi trường làm việc minh bạch, gắn kết và hiệu quả.
Trần Nguyễn Đăng Khoa
Ý kiến
()