Tại chung khảo số đầu tiên trong năm 2025 của chương trình iKhiến, sáng kiến “Combine Internal Audit” của phòng Quản trị Rủi ro và Đảm bảo Tuân thủ (COOF GRC) thuộc nhà Phần mềm đã xuất sắc giành giải Vàng ở bảng B - Công cụ, quy trình làm việc. Theo chị Nghiêm Thị Tuyết Mai - Trưởng nhóm Kiểm soát và Tuân thủ (thuộc COOF GRC), đại diện nhóm sáng kiến, khi biết tin này, chị cùng toàn thể thành viên trong nhóm không giấu nổi cảm xúc vỡ òa trong niềm hân hoan.
"Khi tham gia chương trình iKhiến, chúng tôi mang trên vai trách nhiệm đại diện cho nhà Phần mềm nên cảm giác tự hào vô cùng lớn. Giải Vàng không chỉ là phần thưởng xứng đáng cho những nỗ lực và công sức của từng cá nhân, mà còn là động lực mạnh mẽ thúc đẩy chúng tôi tiếp tục hoàn thiện và phát triển sáng kiến hơn nữa trong tương lai", chị Mai xúc động chia sẻ.
 |
| Sáng kiến “Vàng” đầu tiên của iKhiến 2025 gọi tên nhà Phần mềm. |
Ý tưởng về sáng kiến “Combine Internal Audit” xuất phát từ những khó khăn thực tế mà chị Mai cùng đồng nghiệp gặp phải trong công việc hằng ngày. Hiện, nhà Phần mềm duy trì tới 24 loại chứng nhận quốc tế, khiến các đơn vị khối BA phải thực hiện kiểm toán nội bộ rất nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Điều này dẫn đến lịch kiểm toán chồng chéo, khiến các phòng ban liên tục bị cuốn vào các hoạt động kiểm toán không dứt. Chị Mai cho biết: "Hoạt động kiểm toán nội bộ (Internal Audit) tăng theo cấp số nhân cùng với số lượng chứng nhận quốc tế. Chưa kể đến các cuộc Audit sự cố (Audit incident), Audit adhoc, hay Khách hàng Audit (Customer Audit)… liên tục diễn ra khiến công tác quản lý và sắp xếp gặp rất nhiều khó khăn".
Nhận thấy sự bất hợp lý và lãng phí này, team sáng kiến nhanh chóng nghiên cứu và phát triển "Combine Internal Audit". Công cụ này kết hợp checklist 6 tiêu chuẩn và tích hợp thực hiện kiểm toán 10 tiêu chuẩn ISO cùng lúc trên hệ thống QMS. Việc triển khai công cụ đã giúp tối ưu hóa quy trình kiểm toán, tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức và chi phí cho đơn vị.
Quá trình biến sáng kiến từ ý tưởng thành sản phẩm thực tế mất khoảng 3 tháng phát triển và thêm 6 tháng thử nghiệm (pilot). Chị Mai nhớ lại, giai đoạn này đội ngũ gặp không ít thách thức. Nguồn lực hạn chế, năng lực của “Auditor” khi thực hiện kiểm toán nhiều chứng nhận cùng lúc còn chưa đồng đều, cũng như vấn đề quản lý sự thay đổi giữa các bộ phận.
"May mắn, chúng tôi nhận được sự ủng hộ nhiệt tình từ các phòng ban liên quan và sự chỉ đạo quyết liệt từ cấp lãnh đạo. Đó là yếu tố quan trọng nhất giúp chúng tôi vượt qua các khó khăn và đưa dự án đến thành công", đại diện team sáng kiến chia sẻ.
 |
| Giao diện sáng kiến “Combine Internal Audit”. |
Thành công của sáng kiến được minh chứng bằng những con số thực tế ấn tượng. Nhờ áp dụng Combine Internal Audit, thời gian kiểm toán giảm đáng kể từ khoảng 800 giờ xuống chỉ còn từ 320 đến 400 giờ cho khoảng 80 phiên làm việc, trải dài từ Việt Nam sang Nhật Bản và Hàn Quốc. Ước tính, công cụ này tiết kiệm hơn 1 tỷ đồng/năm về chi phí thời gian, đồng thời giảm tới 150 triệu đồng/năm chi phí logistics, di chuyển.
Tại vòng chung khảo, hội đồng giám khảo đã dành nhiều lời khen ngợi cho sáng kiến này, đặc biệt đánh giá cao tính sáng tạo và khả năng áp dụng thực tế hiệu quả. Chị Mai cũng đặc biệt tâm đắc với góp ý của hội đồng về việc mở rộng áp dụng sáng kiến ở quy mô lớn hơn trong toàn tổ chức theo nhiều chiều khác nhau. Điều này sẽ giúp công ty tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán, giảm thiểu tối đa nguồn lực.
Trong tương lai gần, nhóm sáng kiến có kế hoạch phát triển thêm ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào hoạt động kiểm toán nội bộ nhằm nâng cao độ chính xác và giảm bớt áp lực cho team “Auditor”. Bên cạnh đó, nhóm cũng lên kế hoạch kết hợp kiểm toán ngoại bộ (Combine External Audit) để tối ưu hơn nữa quy trình kiểm toán trên toàn đơn vị, tiết kiệm thêm thời gian, tiền bạc và công sức.
Nói về ý nghĩa của chương trình iKhiến và văn hóa đổi mới sáng tạo tại FPT, chị Mai đánh giá: "iKhiến không chỉ là sân chơi khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng sáng tạo, mà còn góp phần thúc đẩy mạnh mẽ văn hóa đổi mới tại FPT. Chương trình giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, cải thiện quy trình làm việc và khuyến khích mọi người mạnh dạn đề xuất những giải pháp đột phá".
Chị cũng cho biết thêm, văn hóa đổi mới sáng tạo đang được lan tỏa mạnh mẽ tại phòng COOF GRC nói riêng và nhà Phần mềm nói chung. Các buổi “brainstorming”, thảo luận ý tưởng được tổ chức thường xuyên, nhân viên được khuyến khích học hỏi, phát triển thêm nhiều kỹ năng mới. Đây chính là môi trường lý tưởng giúp những sáng kiến như Combine Internal Audit ra đời và phát triển mạnh mẽ, tạo ra những giá trị thực sự cho công ty và cộng đồng.
Trí Đức
Ý kiến
()