Gia nhập công ty hơn 10 năm, anh Trần Minh Thiện - Phó phòng Kiểm soát Nội bộ (FPT Long Châu thuộc FPT Retail) bắt đầu công việc ở FPT Shop và hỗ trợ Long Châu ngay từ ngày đầu thành lập công ty. Sau một thời gian, đến tháng 8/2022, anh chính thức gia nhập phòng Kiểm soát Nội bộ FPT Long Châu.
 |
| Ở vị trí thứ 2 và 3 (từ phải qua): Anh Trần Minh Thiện và anh Lê Bình Phương Lộc - “cha đẻ” của ứng dụng kiểm kê hàng hóa thông minh tích hợp trên RSA. |
Khi mới tiếp nhận công việc, anh Thiện gặp rất nhiều khó khăn với quy trình kiểm kê truyền thống. "Lúc đó, kiểm kê của Long Châu rất mất thời gian mà không hiệu quả. Đôi khi các thành viên phải ngồi làm việc đến 9-10 giờ tối, thậm chí là 11-12 giờ khuya để tổng hợp thông tin kiểm kê nhận được từ các cửa hàng” anh Thiện kể lại.
Trước khi áp dụng, thời gian kiểm kê trung bình cho từng nhà thuốc mất từ 2-3 ngày. Thậm chí với nhà thuốc lớn, kiểm soát nội bộ và dược sĩ phải mất gần 4 ngày, ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh. Kéo theo đó, số lượng Nhà thuốc được kiểm kê cũng không thể vượt quá ngưỡng 1.000 nhà thuốc mỗi quý.
 |
| Giao diện ứng dụng kiểm kê hàng hóa thông minh. |
Nhận thấy những bất cập ấy, anh Thiện mạnh dạn đề xuất phát triển phần mềm kiểm kê thông minh sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp vào phần mềm bán hàng. Hệ thống này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian kiểm kê mà còn tăng độ chính xác, giảm sai sót. "Ứng dụng AI giúp nhân viên đếm số lượng hàng hóa nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ đó, thời gian kiểm tra được rút ngắn,” anh Thiện giải thích.
Theo đó, dược sĩ chỉ cần sử dụng ứng dụng quét mã QR loại thuốc để xác định mặt hàng cần kiểm kê, sau đó đưa camera nhận diện số lượng thuốc còn tồn. Ứng dụng sẽ sử dụng công nghệ AI để phân tích hình ảnh, đếm số lượng viên thuốc thực tế, từ đó cho ra kết quả chính xác cập nhật vào hệ thống kiểm kê online.
 |
| Công nghệ AI giúp phân tích hình ảnh để đếm số lượng thuốc chính xác. |
Bên cạnh rút ngắn thời gian, ứng dụng kiểm kê thông minh còn cho phép nhà thuốc kiểm kê khi phát hiện lỗi hoặc nghi ngờ có vấn đề. Hoạt động kiểm kê khi không còn phụ thuộc chủ yếu vào lịch của kiểm soát nội bộ sẽ diễn ra nhanh gọn, thường xuyên hơn, từ đó cắt đứt chuỗi rủi ro hoặc truy soát lại nhanh khi thất thoát.
Kể về giai đoạn thực hiện dự án, anh Thiện cùng anh Lê Bình Phương Lộc - Phó Giám đốc Khối Vận hành (phụ trách Kiểm soát và Đảm bảo hậu cần) - hai “cha đẻ” của cải tiến này cho biết, từ khi lên ý tưởng, cả hai anh và các đồng đội đã làm khảo sát, thảo luận và nghiên cứu trong hơn ba tháng để có được bản thử nghiệm đầu tiên. Sau khi hài lòng với bản mẫu, thử thách tiếp theo đặt ra với đội ngũ dự án là làm sao để nhân sự làm quen với cách thức kiểm kê mới. “Tuy nói công nghệ sẽ giúp ích nhiều cho công việc nhưng trở lực của việc xóa bỏ cách thức làm việc cũ vẫn là điều không hề dễ dàng,” anh Thiện thẳng thắn đánh giá.
Để giải quyết trở ngại này, đúng với tinh thần “trăm nghe không bằng một thấy”, anh Thiện và đội ngũ sau những buổi đào tạo online đã trực tiếp xuống hướng dẫn nhà thuốc. Chính thời gian kiểm kê được rút ngắn gần 50% là lời giải thích hiệu quả nhất cho sản phẩm của cả team dự án.
Dược sĩ Trịnh Thị Hương (cửa hàng FPT Long Châu Tân Trào, Tuyên Quang) sau quá trình sử dụng ứng dụng kiểm kê hàng hóa thông minh cho biết: “Tôi thấy việc sử dụng phần mềm kiểm kê hàng ngày giúp chúng tôi kiểm soát được hàng hoá trong các hộc tủ đã được giao một cách nhanh chóng, tiện lợi hơn trước rất nhiều. Từ đó có thể bám sát tồn kho các sản phẩm để xin, gom các mặt hàng còn ít, và lau dọn, sắp xếp lại hộc tủ gọn , đẹp hơn”.
Còn theo dược sĩ Nông Thị Thương (FPT Long Châu Trần Đăng Ninh, Hà Nội): “Kiểm kê thông minh trên app mobi RSA vừa nhanh vừa tiện lại chính xác, tiết kiệm thời gian bắn mã các sản phẩm và thời gian recheck cũng được thực hiện nhanh hơn so với kiểm kê thủ công. Đặc biệt có thêm 1 mục là đếm số lượng viên lẻ chính xác và ứng dụng kiểm kê thông minh sẽ hiện luôn giá trị hàng hoá đang âm hay dương của shop”.
 |
| FPT Long Châu đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, đặc biệt công nghệ mới vào vận hành. |
Không dừng lại với ứng dụng hiện tại, anh Thiện và các thành viên đang có kế hoạch phát triển nhiều tính năng khác để hỗ trợ công tác kiểm kê. “Vòng tròn kiểm kê khép kín sẽ được hỗ trợ bởi công nghệ từ khâu thông tin; thao tác tại kho tổng, tại Nhà thuốc; tự động cân kho và tính giá trị cần truy thu nếu thất thoát. Qua đó hỗ trợ các dược sĩ một cách triệt để, hiệu quả hơn”, “cha đẻ” ứng dụng kiểm kê hàng hóa thông minh khẳng định.
Với quy mô 1.706 nhà thuốc trên toàn quốc (tính hết tháng 6/2024), FPT Long Châu hiện đang đẩy mạnh ứng dụng các công nghệ mới, đặc biệt công nghệ AI vào vận hành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Đơn cử như trong công tác đào tạo, FPT Long Châu đã đào tạo thành công hàng nghìn dược sĩ bằng giải phải pháp FPT AI Mentor, đánh dấu thay đổi mang tính bước ngoặt trong cách tiếp cận, chăm sóc khách hàng và đào tạo nguồn nhân sự chất lượng cao cho đơn vị.
Khánh Hưng
Ý kiến
()