Nguyễn Hoàng Hiệp vừa tốt nghiệp Cao đẳng FPT Polytechnic. Suốt hơn 2 năm 4 tháng gắn bó với trường, cậu đóng học phí hầu hết bằng hình thức chuyển khoản qua Internet banking. Mỗi lần tới kỳ nộp, Hiệp phải đối chiếu số tiền, ghi nhớ số tài khoản trường, viết cú pháp chuyển dài dòng.
Thế rồi tới hai kỳ cuối, Hoàng Hiệp không còn phải qua những bước “lằng nhằng” đó để nộp học phí nữa. Cài ứng dụng Viettel Pay, cậu chỉ cần nhập mã sinh viên, mọi thông tin về các khoản nộp đều hiện ra, và “một cú click cho tất cả”. “Rất thuận tiện, nếu có thang điểm 10 thì em đánh giá phương pháp nộp phí này 10/10 luôn”, Hiệp nói, vẫn có chút nuối tiếc vì không được sử dụng giải pháp sớm hơn.
Mỗi kỳ thu học phí đến cũng mang theo vô vàn mệt mỏi cho Thiếu Hoàng Hồng, cán bộ quản lý tài chính sinh viên Đại học FPT. Có những ngày số giao dịch lên tới 1.000, làm ngoài giờ hay mang việc về nhà là “chuyện thường ở huyện”. Những hàng dài ùn ùn sinh viên, những khuôn mặt thẫn thờ chờ đợi, những tiếng giục giã, cả những sự cố lặt vặt trong quá trình nộp tiền khiến cô không có thời gian nhấp ngụm nước, thậm chí… đi vệ sinh.
Nhưng từ cuối 2019, công việc của Hồng được giảm tải rất nhiều. Quầy thu hết cảnh quá tải, đối soát thông tin tự động, không còn phụ thuộc ngân hàng, xuất hóa đơn và ghi nhận khoản nộp của sinh viên nhanh chóng.
 |
| Từ trái qua: chị Nguyễn Minh Thu, anh Vũ Tiến Đạt, anh Nguyễn Thành Luân và chị Thiếu Hoàng Hồng trong một buổi trao đổi nhóm. Ảnh: Hoa Hạ |
Việc thu-nộp học phí trở nên đơn giản hơn như vậy cho Hồng và Hiệp là nhờ Cổng thu học phí DNG - portal kết nối các kênh thanh toán và hệ thống quản lý tài chính đào tạo. Sản phẩm do nhóm dự án đến từ Ban Kế hoạch Tài chính và Ban Công nghệ Giáo dục FPT Education phát triển và vận hành. Chính Hồng cũng là thành viên của nhóm dự án này.
Giải pháp nằm trong lộ trình dịch chuyển sang thanh toán không dùng tiền mặt của nhà Giáo dục. Từ 2017, sinh viên Đại học FPT đã được yêu cầu nộp phí qua Internet banking hoặc quẹt thẻ ở quầy POS. “Tuy nhiên, mình thấy những hình thức đó chưa hề tiện lợi. Thời gian nhà trường nhận được tiền cũng khá lâu nên xếp lớp cho sinh viên không nhanh, phí giao dịch tương đối lớn, tiền chuyển về các đơn vị thành viên rồi lại phải mất công chuyển thủ công lên hệ thống quản lý tập trung. Có giải pháp tiến bộ hơn để xử lý những bất cập này là điều cấp thiết”, Trưởng ban Kế hoạch - Tài chính FPT Education Trần Tuấn Cường kể.
Tới nửa cuối năm 2019, ý tưởng về Cổng thanh toán tập trung cho toàn FPT Education mới đến với anh. Ngay lập tức, anh Cường trao đổi với bộ phận CNTT và nghiệp vụ tài chính để triển khai. Chị Nguyễn Minh Thu - Kế toán trưởng Đại học FPT, chị Thiếu Hoàng Hồng, anh Bùi Văn Phát và anh Vũ Tiến Đạt - hai cán bộ Phát triển ứng dụng, anh Nguyễn Thành Luân - cán bộ CNTT, cùng vào cuộc. Họ đều là những thành viên kỳ cựu đã gắn bó nhiều năm với nhà Giáo dục.
Portal DNG hình thành trong bối cảnh Giáo dục nhà F phát triển với quy mô ngày càng lớn. “HIện toàn FPT Education đã có hơn 50.000 HSSV và đang hướng đến con số 100.000. Giai đoạn 4.0 thúc giục bọn mình phải tự động hóa mạnh mẽ”, chị Nguyễn Minh Thu chia sẻ. Theo Top 100 FPT 2019, đó là một cuộc chạy đua với thời gian.
Thời gian đầu, nhóm dự án quyết tâm “cày” trong khoảng hai tháng để bắt kịp học kỳ mới vào tháng 12/2019. “Lúc mình nhận dự án để thiết kế, viết phần mềm, mọi việc thực sự rất bề bộn, nhưng có sự chỉ đạo và đồng hành của anh Cường, chị Thu, những người rất có tiếng nói và tầm nhìn, nên mình rất tin tưởng”, anh Bùi Văn Phát nhớ lại. Chính niềm tin vào các đồng nghiệp là điều giúp anh Phát cũng như toàn nhóm tự tin “làm một mạch”, phát triển sản phẩm nhanh chóng.
 |
| Anh Bùi Văn Phát trình bày sáng kiến của nhóm dự án tại Chung khảo iKhiến tháng 10. Ảnh: Trần Huấn |
Không đi theo mô hình thử nghiệm, Portal DNG được áp dụng ngay lập tức tại hệ đại học chính quy, cao đẳng và liên kết quốc tế với tinh thần “sai đâu sửa đấy”. Phụ huynh và HSSV chỉ cần cung cấp mã HSSV để thanh toán học phí theo 3 cách: chọn phần Nộp học phí Đại học FPT trong ứng dụng ngân hàng của BIDV và Viettel Pay; ra điểm thu hộ của BIDV hay Viettel – đều đã liên thông với DNG; hoặc truy cập trực tiếp trang dng.fpt.edu.vn. Tất cả thông tin thanh toán được ghi nhận về hệ thống DNG và các hệ thống kết nối với DNG. Cũng trên dng.fpt.edu.vn, cán bộ quản lý tài chính xuất báo cáo để xác định và đối chiếu học phí chính xác của HSSV.
Sản phẩm đã giúp tiết kiệm 125 triệu đồng phí cho phụ huynh - HSSV, 500 triệu đồng cho nhà trường, 3.160 giờ nộp tiền của phụ huynh - HSSV, và 185 giờ đối soát tiền của bộ phận tài chính. “Hiện chỉ còn hệ phổ thông và một số hệ nhỏ chưa kết nối cổng thanh toán chung, tới cuối năm nay, tất cả sẽ được quy về một mối”, chị Thu tự hào.
Kế toán trưởng ĐH FPT tâm sự, tuy sản phẩm đã thành hình và đi vào hoạt động được gần một năm, nhóm dự án vẫn liên tục vượt qua những trở ngại. “Ở FPT Education đang có rất nhiều dự án chuyển đổi số, nguồn lực viết phần mềm có hạn, bọn mình phải học không ngừng”, chị nói. “Nhưng thay đổi từ bản thân còn dễ, chỉ cần có quyết tâm, chứ cái khó là thuyết phục người khác cùng thay đổi”.
 |
| Nỗ lực suốt một năm đã mang lại cho nhóm dự án Portal DNG giải Bạc iKhiến tháng 10. Ảnh: Trần Huấn |
Quả vậy, để triển khai được giải pháp mới này, nhóm dự án cần nhận được sự đồng lòng từ tất cả bộ phận của mọi khối giáo dục và quản lý HSSV, cũng như phải thay đổi nhận thức, thói quen thanh toán của phụ huynh và các em. “Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ thu ngân cũng rất cần lưu tâm, chưa kể những phát sinh liên quan đến giai đoạn cao điểm, nghẽn đường truyền, vấn đề hạ tầng…”, anh Trần Tuấn Cường bổ sung. “Tất cả khó khăn đó, đội dự án đều đã giải quyết để sản phẩm được triển khai suôn sẻ”, anh hài lòng.
Được ban lãnh đạo đơn vị động viên nhiều, nhận xét là một sáng tạo ý nghĩa, nhóm dự án mới quyết định đưa Portal DNG dự thi iKhiến 2020. “Mới đầu bọn mình cứ nghĩ sản phẩm phải thật lớn lao đi thi mới bõ”, chị Thu cười. Tại chung khảo tháng 10 vừa qua, là sản phẩm đầu tiên của FPT Education trong mùa iKhiến năm nay, Portal DNG đã nhận sự quan tâm lớn của Hội đồng giám khảo, đặc biệt là đề xuất kết hợp portal với hệ thống FPT Shop từ giám khảo Trần Thanh Hà - GĐ Công nghệ thông tin FPT Retail. “Những ý kiến từ giám khảo hay từ quản lý các khối, bọn mình đều vô cùng trân trọng và ghi nhớ để giúp sản phẩm hoàn thiện hơn”, chị Thu khẳng định.
Thời gian trước mắt, nhóm dự án Portal DNG hướng tới kết nối các kênh thanh toán cho tất cả khối, hệ nhà Giáo dục, để không còn nơi nào phải thực hiện thu-nộp học phí và xuất-nhập thông tin thủ công. Xa hơn, nhóm cán bộ FPT Education mong muốn xây dựng cả một hệ sinh thái giải pháp quản lý tài chính HSSV. “Chúng mình đều thống nhất rằng nguồn động lực ‘giữ lửa’ cho nhóm chính là lợi ích mà sản phẩm mang lại cho HSSV, đồng nghiệp và nhà trường. Mọi sáng tạo đều phục vụ cho điều đó”, Top 100 FPT 2019 bày tỏ.
Hoa Hạ
Ý kiến
()