Phần mềm nhà F thay giấy đi đường bằng tính năng 'Check in công tác' trên myFPT

Giấy đi đường là chứng từ không còn xa lạ với các người F thường xuyên đi công tác trong nước. Tuy nhiên, việc sử dụng giấy đi đường có những hạn chế và bất cập khá lớn cho CBNV cũng như bộ phận SSC Onsite, thuộc Trung tâm dịch vụ sẻ chia - SSC, FPT Software.

Hưởng ứng tinh thần liên tục cải tiến mang tên BA Wow của nhà Phần mềm, SSC Onsite kết hợp với Ban tài chính (AF) và Ban chuyển đổi số (iDX) đã thay đổi quy trình xác nhận hành trình công tác trong nước của CBNV từ sử dụng giấy đi đường thành check-in theo vị trí định vị trên ứng dụng myFPT.

Ba bước đơn giản khi 'Check in công tác' trên myFPT.

Mỗi năm, đội ngũ SSC Onsite cần in và đóng dấu hơn 5.000 giấy đi đường, tương đương 60 MM/năm (MM là chỉ số doanh thu của 1 người tạo ra trong tháng). CBNV cần nhận giấy đi đường trước khi đi công tác và giữ giấy đến địa điểm công tác, tìm bộ phận văn thư để xin dấu xác nhận. Sau khi kết thúc chuyến công tác, CBNV gửi lại giấy đi đường cho SSC Onsite để xác nhận CBNV đã đến địa điểm làm việc theo đúng lịch trình công tác. Đây cũng là chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước về thanh toán công tác phí.

Chị Nguyễn Thị Hoàng Hà (SSC Onsite) chia sẻ: “Mỗi năm có hơn 4.700 chuyến công tác cần xử lý giấy đi đường. Thời gian và công sức bỏ ra từ in ấn, lưu trữ ở phía SSC và CBNV chiếm khá nhiều công đoạn. Trong quá trình di chuyển sẽ không tránh khỏi việc thất lạc, hư hỏng giấy tờ, cũng như khiến CBNV và SSC Onsite tốn thời gian xử lý".

Từ "nỗi đau" (pain-point) này, SSC Onsite các đơn vị liên quan đã phối hợp để thay đổi quy trình xác nhận hành trình công tác trong nước của CBNV từ sử dụng giấy đi đường thành check in theo vị trí định vị trên ứng dụng myFPT (Version 4.10.10). CBNV sau khi đã đăng nhập ticket đi công tác trên tool TSS và được xác nhận từ trưởng đơn vị, khi đến tỉnh thành/địa điểm công tác chỉ cần vào ứng dụng myFPT, chọn tab Cá nhân, chọn tính năng "Check in Công tác". Ứng dụng sẽ tự động định vị vị trí của CBNV, kiểm tra với địa điểm đã đăng kí đi công tác trên tool TSS và hiển thị kết quả check in trên màn hình.

Là một CBNV thường xuyên đi công tác trong nước, chị Bùi Thị Phương Thảo (FHO.COF) bày tỏ niềm vui khi có thay đổi này: “Thay đổi này chính là một câu chuyện chuyển đổi số hiệu quả của đơn vị, tinh gọn quy trình, tiết kiệm chi phí in ấn, giấy mực, hướng đến văn phòng số không giấy tờ. Người dùng như tôi cũng đỡ khoản phải lo giữ giấy đi đường từ nơi đi tới nơi đến, tìm chỗ đóng dấu và lo lắng về việc giữ gìn để mang tờ giấy về. Thủ tục đòi hỏi khá nhiều công đoạn rườm rà và thủ công”.

Cucumber