Trong bối cảnh chính phủ, các bộ ngành và chính quyền địa phương trên toàn quốc đang tăng tốc chuyển đổi số, nhu cầu hiện đại hóa các quy trình điều hành trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Tại nhiều cơ quan, câu chuyện họp hành vẫn còn quen thuộc với tình trạng giấy tờ chồng chất, tài liệu phân tán, quy trình thủ công dễ sai sót và việc tổng hợp biên bản chiếm nhiều thời gian. Không chỉ gây tốn kém chi phí, mô hình này còn khiến năng suất điều hành bị hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quản trị công.
Từ thực trạng ấy, FPT IS - đơn vị tiên phong của FPT trong lĩnh vực chính phủ số đã phát triển sáng kiến FPT.DigiMeet 2.0, nền tảng số hóa toàn bộ quy trình trước, trong và sau cuộc họp, tích hợp AI cùng năng lực triển khai an toàn trên hạ tầng nội bộ của cơ quan nhà nước. Sáng kiến này đã xuất sắc giành giải Vàng chung khảo iKhiến 2025 số 7, trở thành một minh chứng tiêu biểu cho khát vọng “công - tư kiến quốc”, chung tay cùng Nhà nước xây dựng mô hình điều hành hiện đại, minh bạch và hiệu quả.
 |
| Sáng kiến Vàng mà team FPT.DigiMeet 2.0 giành được khẳng định "vị thế" của nhà FPT IS trên sân chơi iKhiến 2025. |
Số hóa toàn trình: từ nhu cầu cấp thiết của thực tiễn
Theo anh Lê Minh Phương - đại diện team FPT.DigiMeet 2.0, sáng kiến được hình thành từ một quan sát rất quen thuộc trong môi trường công: các cuộc họp thường ngốn lượng lớn giấy in, quy trình chuẩn bị và gửi tài liệu tốn ngày công, thư ký phải chật vật ghi chép rồi tổng hợp biên bản, lãnh đạo thì khó tra cứu lại nội dung hay theo dõi kết quả phân công công việc sau cuộc họp. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành mà còn tạo ra gánh nặng chi phí kéo dài.
Những bất cập ấy đặt ra câu hỏi: Tại sao việc họp - một hoạt động diễn ra hàng ngày, hàng tuần không thể được số hóa hoàn toàn? Đó là thời điểm FPT IS bắt tay vào xây dựng giải pháp họp không giấy phiên bản đầu tiên, với khách hàng tiên phong là UBND Quận 7 cũ (TP HCM). Sự tin tưởng từ đơn vị này trở thành bước đệm quan trọng để nhóm định hình sản phẩm và tiếp tục mở rộng tính năng.
 |
| Một cuộc họp diễn ra tại Tỉnh uỷ Khánh Hoà. Nguồn: Báo Khánh Hoà. |
Chia sẻ về hành trình phát triển sản phẩm, đại diện team cho biết, ở giai đoạn đầu, nhóm tập trung xác định bộ tính năng cốt lõi: quản lý tài liệu, chuẩn bị họp, điều hành họp và phân công công việc. Khi Nghị quyết 57 được ban hành, yêu cầu chuyển đổi số trong quản trị công trở nên gấp rút, và đó cũng là lúc xu hướng AI bùng nổ mạnh mẽ. Tận dụng cơ hội này, nhóm dành 3 tháng để kiểm chứng khả năng tích hợp AI vào hệ thống: tóm tắt tài liệu, bóc tách nội dung từ ghi âm, tạo biên bản tự động. Đây là giai đoạn thử thách vì nguồn lực hạn chế. Nhóm phải thuê máy ảo từng giờ để tiết kiệm chi phí, liên tục cài đặt, thử nghiệm rồi tháo dỡ và làm lại. Nhưng chính sự bền bỉ ấy đã tạo nên những bước tiến quan trọng cho phiên bản DigiMeet 2.0 hiện nay.
Hiện tại, giải pháp đã bước vào giai đoạn triển khai quy mô dự án với sự nâng cấp toàn diện về hiệu năng, bảo mật và trải nghiệm người dùng.
Trả lời câu hỏi về những lần “quay xe” trong quá trình phát triển sản phẩm, anh Phương chia sẻ, nhóm liên tục đối mặt với những giới hạn công nghệ, đặc biệt khi thử nghiệm AI xử lý âm thanh tiếng Việt trong môi trường hội trường lớn, nhiều tạp âm. Mỗi lần kết quả không đạt kỳ vọng, nhóm lại thay đổi cách tiếp cận, thử mô hình mới, điều chỉnh quy trình xử lý dữ liệu.
Điều quan trọng, theo anh Phương, là không để thất bại làm chùn bước. “Chúng tôi không bỏ cuộc khi thất bại, mà chỉ đặt thất bại sang một bên để thử cách khác”, anh nhấn mạnh.
Những con số biết nói
Những con số biết nói là minh chứng rõ nhất cho hiệu quả của FPT.DigiMeet 2.0. Ví dụ như người chủ trì cuộc họp chỉ mất vài giây để nắm trọn phần tóm tắt tài liệu ngay trên giao diện họp. Hay thư ký giảm tới 70% thời gian cho khâu ghi chép và tổng hợp biên bản - vốn là “nút nghẽn” cố hữu trong các cuộc họp truyền thống. Qua đó giúp tăng 30% năng suất làm việc.
Mỗi cơ quan áp dụng giải pháp có thể tiết kiệm đều đặn 150-200 triệu đồng mỗi năm nhờ cắt giảm hoàn toàn chi phí in ấn. Và quan trọng hơn cả, toàn bộ quy trình họp được chuyển sang môi trường số, loại bỏ 100% tài liệu giấy, mở ra một chuẩn mực điều hành mới cho các đơn vị công quyền.
Hiện giải pháp đã được triển khai tại một đơn vị thuộc UBND TP HCM, UBND tỉnh Bắc Giang, Tỉnh ủy Khánh Hòa, với tổng giá trị hợp đồng hơn 10 tỷ đồng.
 |
| Các thành viên trong team sáng kiến FPT.DigiMeet 2.0 (anh Lê Minh Phương đứng giữa). |
Về mặt công nghệ, FPT.DigiMeet 2.0 hiện sở hữu hai tính năng AI quan trọng: tóm tắt nội dung trực tiếp trên tài liệu và tự động tạo biên bản từ ghi âm. Kết hợp cùng khả năng quản lý tài liệu, điều hành họp, theo dõi phân công nhiệm vụ, giải pháp tạo nên một trải nghiệm họp thông minh, liền mạch và minh bạch.
Điều đáng nói, tất cả đều được cài đặt trên hạ tầng của khách hàng - yêu cầu tối quan trọng đối với khối cơ quan nhà nước.
Những chiến binh bền bỉ
Anh Lê Minh Phương cho biết cả team đã trải qua vô số lần thử - sai để tìm ra cách làm phù hợp. “Nếu thiếu sự bền bỉ, DigiMeet 2.0 sẽ không thể đi đến ngày hôm nay”, đại diện team bộc bạch.
Theo kế hoạch, trong năm 2026, nhóm đặt mục tiêu tiếp tục nâng cấp trải nghiệm tại các khách hàng đã triển khai, đồng thời mở rộng đến hơn 3.000 đơn vị tiềm năng trong khối phường, xã, đặc khu và các sở, ban, ngành toàn quốc. Nếu thành công, FPT.DigiMeet 2.0 không chỉ là một sản phẩm, mà sẽ trở thành nền tảng điều hành họp phổ biến trong hệ thống chính quyền địa phương.
Nhìn rộng ra ảnh hưởng của cuộc thi iKhiến tại đơn vị, anh Phương đánh giá, FPT IS là môi trường lý tưởng để các ý tưởng mới được nhen nhóm và phát triển. Còn iKhiến lại chính là chất xúc tác để nhiều sáng kiến được lan tỏa rộng rãi hơn, tạo động lực để nhân sự mạnh dạn làm điều khác biệt. Thực tế, nhiều giải pháp tưởng chừng nhỏ nhưng khi đưa vào iKhiến lại trở thành mô hình mẫu áp dụng toàn đơn vị, thậm chí toàn Tập đoàn.
Cũng theo anh Phương, một sáng kiến chỉ có thể đi đường dài khi được nuôi dưỡng từ niềm tin, chứng minh bằng hiệu quả thực tế và phát triển bằng sự thích nghi không ngừng. FPT.DigiMeet 2.0 là minh chứng “bền bỉ” cho tinh thần ấy.
Có thể thấy, trên hành trình FPT đồng hành Nhà nước kiến tạo quốc gia số, những sáng kiến như FPT.DigiMeet 2.0 không chỉ mang ý nghĩa công nghệ mà còn thể hiện khát vọng lớn lao: công - tư kiến quốc, cùng nhau hiện đại hóa bộ máy, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và đóng góp vào tương lai số của Việt Nam.
Minh Tâm
Ý kiến
()