Chuyển đổi số nhà F: eSearch - 'Trợ lý’ thông minh lọc tài liệu trong 1 giây

eSearch do Trung tâm DPA (Data Platform & Analytics, FPT IS) nghiên cứu và phát triển.

“Trợ lý” eSearch của eContract

Chuyển đổi số tạo nên nguồn dữ liệu khổng lồ cho doanh nghiệp. Theo báo cáo của McKinsey Global Institute, người dùng mất hơn 1,8 giờ/ngày để tìm kiếm thông tin, đồng nghĩa thời gian làm việc sẽ tăng thêm nếu thông tin cần tìm không đáp ứng.

Với thế mạnh về triển khai nền tảng dữ liệu lớn và phân tích dữ liệu (Big Data Analytics) cho khách hàng, FPT IS quyết định xây dựng công cụ tìm kiếm thông tin nội bộ mang tên eSearch. Đây sẽ là trợ lý đắc lực giúp giảm tối đa thời gian tìm kiếm, lọc và đọc thông tin, tăng hiệu suất công việc cho CBNV.

Dự án eSearch đã được triển khai cho hệ thống eContract của FPT. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất khi đội dự án phải làm việc và tương tác từ xa qua hình thức trực tuyến. 5 thành viên của đội vừa hoàn thành các dự án cho khách hàng bên ngoài, vừa hoàn thiện dự án nội bộ trong thời điểm dịch bệnh, trở thành F0, F1.

Kết hợp tiêu chí tìm kiếm theo yêu cầu, kết nối API giữa hệ thống, trao đổi giữa các bên liên quan để đảm bảo đáp ứng đúng tiêu chí cho hệ thống eContract khiến các thành nỗ lực làm việc liên tục, quyết tâm đưa dự án cán đích thành công. Ngày 5/1, eSearch chính thức triển khai trên hệ thống eContract với chức năng chính trong tìm kiếm thông tin về hợp đồng, hồ sơ nhân sự, tờ trình nội bộ hay hồ sơ giao dịch với bên ngoài.

eSearch được phân bổ thành 3 nhóm chức năng chính, gồm tìm kiếm, quản lý nội dung và phân quyền, bảo mật. Nhiều tính năng của Google Search được đội dự án nhà FPT IS mang vào eSearch tạo ra nguồn thông tin nội bộ dễ dàng được tìm thấy chỉ với một lần nhập.

Tìm kiếm thông tin chỉ trong 1 giây

Dữ liệu thô được lưu trữ trên HDFS. Sau đó, đội dự án dùng nền tảng Datalake, công cụ Big Data Analytics để xử lý dữ liệu cấu trúc và phi cấu trúc. Nếu như dữ liệu có cấu trúc được xử lý riêng bằng Hive và Spark thì dữ liệu phi cấu trúc với độ khó cao hơn sẽ dùng Spark và đưa vào model AI để trích xuất thông tin. Tất cả nguồn dữ liệu thu được sẽ tổng hợp và lưu vào Solr, sau đó trình bày với giao diện dễ hiểu, dễ dùng phục vụ công tác tìm kiếm, khai thác.

Để sử dụng eSearch, người dùng chỉ cần nhập từ khóa, hệ thống sẽ trả kết quả chính xác và được tô đậm để dễ nhận diện với thời gian chưa đầy 1 giây. Ngoài tài liệu liên quan đến từ khóa, các thông tin đi kèm khác như thời gian, người khởi tạo… cũng hiển thị theo nhằm đáp ứng nhu cầu lọc thông tin của người dùng.

Để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu, eSearch được trang bị thêm chức năng giới hạn quyền cho từng tài khoản nội bộ hay nhóm người dùng. Giao diện tìm kiếm nâng cao được kết hợp nhiều thuật toán, tiêu chí giúp quản trị và phân quyền tìm kiếm, ẩn thông tin, che phần thông tin nhạy cảm để đảm bảo sự riêng tư, bảo mật của một số tài liệu mật.

Đặc biệt, nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu tài liệu, đọc hợp đồng liên quan nhanh chóng… eSearch đã triển khai tập trung dữ liệu và tìm kiếm thông tin trên tất cả nguồn (từ cấu trúc đến phi cấu trúc) mà không giới hạn số lượng, chỉ tiêu cần tìm hay độ dài tài liệu. Điều này giúp người dùng có thể thêm bớt thông tin tùy theo nhu cầu cần tìm kiếm để cho ra kết quả gần nhất.

Ngoài ra, hệ thống còn trả được kết quả với nhiều định dạng như file ảnh, pdf, csv, doc… Người dùng cũng được phép xem một phần nội dung tài liệu gốc trước khi quyết định tải về bản đầy đủ. Đến nay, đội dự án eSearch đã thực hiện phân quyền cho các nhóm cán bộ HR, AD và AF để dễ dàng tra cứu hợp đồng, tài liệu.

Theo chị Hoàng Ngọc Ánh, Trưởng phòng Chuyển đổi số FPT IS, trong hành trình chuyển đổi số cho nhà Hệ thống và xây dựng bộ giải pháp cho khách hàng, eSearch là một phần không thể thiếu, là phương thức nhanh gọn tiện lợi nhất giúp chúng ta khai thác được khối "tài sản số" khổng lồ.

"Nếu ví Google search như một cổng kết nối thông tin toàn cầu thì eSearch là một cổng thông tin kết nối toàn doanh nghiệp - giúp người dùng khai thác thông tin hiệu quả mà vẫn bảo mật, đặc biệt giúp người dùng khai thác được kho tri thức của doanh nghiệp", chị Ánh nhận định.

Vừa qua, Hệ thống Quản lý tri thức (Knowledge management - KM) trên eSearch được golive toàn FPT IS, giúp CBNV có thể tìm kiếm các tài liệu giải pháp thầu một cách nhanh chóng, hiệu quả trên một giao diện tìm kiếm duy nhất.

So với hệ thống KM cũ, đưa phân hệ KM lên eSearch giúp việc quản lý và tái sử dụng tài liệu giải pháp thầu được tập trung, thống nhất, bảo mật hơn; công cụ tìm kiếm thông minh và dễ dàng hơn; người dùng có thể preview trực quan được các từ khóa mà mình tìm kiếm trong các tài liệu giải pháp liên quan, qua đó tối ưu được kết quả tìm kiếm.

Hệ thống Quản lý tri thức (KM) trên eSearch giúp tìm kiếm các tài liệu giải pháp thầu một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Dự kiến, đội dự án sẽ tiếp tục triển khai ứng dụng eSearch để quản lý tài liệu dự án đóng trên hệ thống SVN và kho quản lý tri thức công nghệ trên hệ thống Wiki của FPT IS.

Thanh Dung

• FPT xây dựng thành công Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mới
• Bí quyết tối ưu bảo vệ dữ liệu và tài sản số từ chuyên gia FPT IS
• FPT IS hiến kế cho bệnh viện trong chuyển đổi số
• FPT IS hoàn thành triển khai hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ cho TPBank