Petrolimex ERP - thuyền sắp cập bến

Không biết từ bao giờ, trong các bài phát biểu, các bài viết và kể cả những giờ phút ngoài công việc bên chén rượu cay, dự án Petrolimex ERP luôn được ví với hình ảnh một con thuyền có vị thuyền trưởng tài ba và một đội ngũ thuyền viên dạn dày kinh nghiệm. Những tháng cuối năm 2012 này, con thuyền đó, sau khi trải qua bao thăng trầm, giờ đang căng buồm tiến nhanh về bến.

Thuyền to sóng cả

Nằm 2009, dự án Triển khai hoạch định quản trị nguồn lực doanh nghiệp cho Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (khi đó còn là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam) được đặt bút ký kết giữa Petrolimex và FPT IS đã đánh một mốc son trong lịch sử triển khai ERP Việt Nam.

Không chỉ là một dự án mang giá trị lớn, quy mô triển khai rộng với nghiệp vụ phức tạp, mà dự án này là minh chứng cho sự trưởng thành và khả năng triển khai ERP của nhà thầu Việt Nam. Dự án năm đó đã được bình chọn là một trong 10 sự kiện tiêu biểu trong năm của FPT IS.

Như dự đoán ban đầu, những ngày tháng thực hiện các bước đầu tiên của dự án gặp muôn vàn khó khăn. Việc phân tích để áp dụng SAP cho cơ cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống các công ty thành viên theo đặc thù Petrolimex rất phức tạp, đồng thời mặt hàng kinh doanh dầu cũng là hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt.

FPT ISIS coi dự án Petrolimex -ERP như trận Điện Biên Phủ của mình. Thành công ở dự án này sẽ là minh chứng khẳng định năng lực triển khai ERP của FPT ISIS”, TGĐ FPT IS ERP Mai Công Nguyên nhận định. Ảnh: Ngọc Anh.

Trong thời gian thực hiện giai đoạn Phân tích thiết kế, chỉ riêng việc thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung được cho toàn bộ 42 công ty xăng dầu đã là một bài toán khó.

Đội dự án hai bên liên tục thảo luận, phân tích kỹ từng yêu cầu về quản lý quản trị, nghiên cứu chi tiết đường vận động hàng hóa, tài chính liên quan đến quản lý kho bể đặc thù của tập đoàn, tiến hành so sánh và tìm hiểu các chức năng trên hệ thống SAP nhằm đưa ra được giải pháp cấu trúc kho tốt nhất, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản trị, phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa.

Hoàn tất cấu trúc kho, việc thiết kế các quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý kho bể, bán hàng, vận tải và các quy trình tài chính kế toán lại là những bài toán hóc búa khác.

Sau hai đợt hội thảo, rất nhiều cuộc họp bàn lớn nhỏ, những cuộc tranh luận gay gắt nảy lửa tưởng chừng không đi tiếp được trong suốt 8 tháng căng thẳng, cuối cùng một bộ giải pháp đồ sộ bao trùm 5 phân hệ (tài chính kế toán, kiểm soát, quản lý nguyên liệu, bán hàng - phân phối và hàng hóa khác) với 186 quy trình cũng đã được phê duyệt và bàn giao.

Để lại sau lưng những khó khăn của giai đoạn thống nhất giải pháp, đội dự án tiếp tục với thử thách mới trước áp lực triển khai hệ thống cho công ty mẹ và toàn bộ 42 công ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm trên khắp cả nước trong 13 tháng.

Triển khai hệ thống ERP không đơn thuần là áp dụng một giải pháp phần mềm mới mà đó là một sự thay đổi lớn về tổ chức công việc giữa các phòng ban, bộ phận của từng đơn vị trong tập đoàn Petrolimex, là thay đổi cách thức và thói quen tác nghiệp hằng ngày của người dùng.

Áp dụng hệ thống mới, từng đơn vị Petrolimex phải làm quen với cách làm việc theo quy trình tuần tự các bước, với những quy tắc quản lý và quản trị chặt chẽ của hệ thống SAP. Đây là thách thức không nhỏ với các nhà tư vấn FPT IS ERP.

Vững tay chèo

Trong bài phát biểu tại lễ “go live” đợt 2 ngày 1/10/2012, ông Bùi Ngọc Bảo, Chủ tịch HĐQT Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, nói: “Người ta vẫn hay nói Gagarin là người đầu tiên bay vào vũ trụ, cách nói này chưa đúng, chính xác phải là Gagarin là người đầu tiên bay vào vũ trụ và trở về…

Tập đoàn Xăng dầu không phải là tập đoàn đầu tiên triển khai ERP, nhưng nhất định là tập đoàn đầu tiên triển khai thành công”. Sự quan tâm chỉ đạo cũng như sức ép liên tục từ các cấp lãnh đạo hai bên cho dự án là một trong những yếu tố giúp dự án luôn chạy đúng tiến độ.

Nngười dùng Petrolimex vận hành hệ thống cho giao dịch hàằng ngày. Ảnh: Ngọc Anh.

Trong tất cả các đợt triển khai dự án, không một buổi lễ “go live” nào vắng mặt đại diện Ban lãnh đạo hai bên. Phía Petrolimex có ông Bùi Ngọc Bảo (Chủ tịch HĐQT), ông Trần Văn Thịnh (TGĐ). FPT có Dương Dũng Triều (TGĐ FPT IS), Mai Công Nguyên (TGĐ FPT IS ERP). Giám đốc và Quản trị dự án di chuyển như con thoi giữa các điểm triển khai.

Chỉ đạo của lãnh đạo cũng là lời yêu cầu cam kết triển khai thành công đối với từng công ty thành viên Petrolimex. Nhưng để thay đổi thói quen người dùng, để hệ thống trở thành một phần trong công việc hằng ngày của họ là công sức không nhỏ của những cán bộ triển khai của FPT.

Những ngày đầu vận hành hệ thống, dữ liệu khách hàng cung cấp đổ vào thiếu, quy trình chạy chưa ổn định, người dùng chưa quen thao tác, giao dịch lỗi nhiều. Có thời điểm lái xe đến lấy hàng đã đứng kín cả sân kho mà phiếu xuất kho đầu tiên còn chưa in được ra từ hệ thống.

Những buổi họp bàn đến tận 2h sáng, những giấc ngủ vội vàng từ 3h và 7h đã choàng tỉnh dậy. Áp lực, căng thẳng tưởng có thể sờ thấy được. Có người dùng đã khóc. Nhưng cán bộ onsite FPT vẫn luôn vững vàng trong vai trò cầu nối của mình. Những khuôn mặt thường xuyên phờ phạc vì thiếu ngủ nhưng vẫn bật dậy sẵn sàng khi có yêu cầu hỗ trợ.

Và sau mỗi đợt onsite trở về, mỗi cán bộ FPT đều đã trưởng thành và lớn mạnh thêm. Những cô bé, cậu bé ngày nào bỡ ngỡ vào dự án, nhút nhát ngay cả khi trao đổi với đồng nghiệp, giờ đã có thể tự tin đứng trước mặt Ban lãnh đạo công ty để thuyết trình giải pháp, hào hứng chia sẻ những kinh nghiệm onsite trước mỗi đợt ra quân mới.

Chỉ còn một đợt triển khai nữa vào tháng 1/2013, chặng đường dài hơn 3 năm của con thuyền ERP sẽ hoàn thành. Với sự lèo lái của Ban lãnh đạo hai bên và đội ngũ thuyền viên luôn sẵn sàng, con thuyền ERP đang tự tin băng băng về bến.

Ngọc Anh