Bài toán “8 tiếng” phía sau những kỳ đóng sổ
Những ngày cao điểm đóng sổ, câu chuyện quen thuộc của đội kế toán là chờ dữ liệu General Ledger (GL) trên Oracle EBS xử lý suốt nhiều giờ đồng hồ. Có thời điểm, toàn bộ quá trình tạo dữ liệu GL kéo dài tới gần 8 tiếng vì hệ thống chủ yếu vận hành thủ công hoặc thông qua bot xử lý từng bản ghi riêng lẻ. Một bài toán tồn tại đủ lâu để nhiều người xem đó như điều “đương nhiên phải thế”.
Nhưng với team GL Oracle của Ban Chuyển đổi số Synnex FPT, đó lại là một bài toán cần phải thay đổi.
Nguyễn Văn Trường, lập trình viên tham gia trực tiếp dự án, nhớ lại thời điểm nhóm bắt đầu nhận bài toán: “Nếu xử lý được vấn đề này thì sẽ giảm rất nhiều áp lực vận hành cho đội kế toán, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian đóng sổ. Đó không chỉ là chuyện tối ưu kỹ thuật mà là tác động trực tiếp tới công việc hằng ngày của rất nhiều người”.
 |
GL - viết tắt của General Ledger - là module kế toán tổng hợp, gần như “trái tim” trong hệ thống tài chính kế toán Oracle EBS. Muốn tối ưu tốc độ xử lý, cả đội buộc phải đi sâu vào cơ chế hoạt động của hệ thống và tìm cách tích hợp trực tiếp với chức năng đưa dữ liệu kế toán vào hệ thống (import GL) thay vì tiếp tục phụ thuộc vào cách xử lý cũ.
Nghe thì đơn giản. Nhưng khó khăn thực sự chỉ bắt đầu từ đó.
Không có tiền lệ, không có đường sẵn
“Ngay từ đầu đã có nhiều hoài nghi về tính khả thi của giải pháp”, Trường kể. “Không ai trong nhóm từng tích hợp trực tiếp với chức năng import GL của Oracle EBS trước đó. Ngay cả những chuyên gia tích hợp mà team tham khảo cũng chưa từng triển khai theo hướng này”.
Khó khăn lớn hơn nằm ở việc hệ thống Oracle EBS mà dự án sử dụng là phiên bản rất cũ, môi trường UAT đã tồn tại từ gần 20 năm trước. Tài liệu kỹ thuật gần như không còn đầy đủ, nhiều cơ chế vận hành phải tự lần mò lại từ đầu. Có những lỗi không thể xác định nguyên nhân, có những đoạn xử lý cả team phải thử đi thử lại hàng trăm lần suốt nhiều ngày liên tục mới tìm ra được hướng giải quyết.
Trong những buổi tối kéo dài ở văn phòng, màn hình máy tính phủ kín log hệ thống, câu chuyện của team GL không còn đơn thuần là viết code. Đó là chuỗi ngày “thử rồi sai”, sửa tiếp rồi lại thử lại từ đầu. Có lúc mọi hướng triển khai gần như rơi vào bế tắc.
“Khoảnh khắc mình nhớ nhất là khi cả team gần như không còn hướng đi rõ ràng nữa”, Trường nói. “Nhưng thay vì bỏ cuộc hay đổ lỗi cho nhau, mọi người vẫn ngồi lại cùng phân tích, cùng thử nghiệm và hỗ trợ nhau để đi tiếp”.
Ở những thời điểm áp lực nhất, sự tin tưởng từ lãnh đạo, những người đồng đội trở thành điểm tựa tinh thần lớn cho cả đội. Với team dự án, đó không chỉ là sự hỗ trợ từ quản lý mà còn là cảm giác được trao niềm tin để tiếp tục theo đuổi một bài toán chưa ai chắc sẽ thành công.
 |
| Nhóm dự án General Ledger (Ban Chuyển đổi số Synnex FPT). |
Từ vài tiếng xuống vài phút
Song song với GL Oracle, team GL Web ADI cũng chọn một hướng đi nhiều thử thách không kém. Thay vì sử dụng giải pháp thuê ngoài với chi phí lớn như cách triển khai thông thường, đội ngũ chủ động nghiên cứu phương án kết nối trực tiếp để tối ưu hiệu quả cho tổ chức. Kết quả cuối cùng giúp thời gian xử lý dữ liệu giảm từ vài tiếng xuống chỉ còn vài phút.
Điều đáng nói hơn cả là toàn bộ dự án đều hoàn thành vượt tiến độ.
Với Ban Chuyển đối số Synnex FPT, giá trị của dự án không chỉ nằm ở tốc độ xử lý nhanh hơn hay chi phí tối ưu hơn. Điều quan trọng hơn là năng lực tự chủ công nghệ được chứng minh bằng chính một bài toán nội bộ phức tạp. Không phụ thuộc vào bên thứ ba, không chọn hướng đi dễ hơn bằng cách thuê ngoài, team dự án đã tự xây dựng lời giải cho riêng mình.
Theo Trường, điều giúp cả đội giữ được động lực suốt hành trình không nằm ở áp lực deadline mà ở việc mọi người nhìn thấy rõ ý nghĩa thực tế của công việc mình đang làm. “Khi hiểu rằng giải pháp này sẽ giúp giảm rất nhiều thao tác thủ công và giảm áp lực vận hành cho các bộ phận khác, team có thêm lý do để tiếp tục cố gắng ngay cả lúc khó khăn nhất”.
Bên cạnh đó, “Điều đáng quý nhất là tinh thần mà mọi người giữ được trong suốt hành trình. Đây là dự án có rất nhiều áp lực nhưng cả team vẫn chọn tiếp tục đi tới cùng thay vì bỏ cuộc giữa chừng”, Trường vừa cười vừa kể lại.
Đầu tháng 5, “cơn mưa Gold” dành cho nhóm GL xuất hiện như một sự ghi nhận cho những nỗ lực kéo dài nhiều tháng. Nhưng với những người trong cuộc, phần thưởng lớn nhất có lẽ là việc họ đã chứng minh được một điều: nhiều bài toán tưởng như không khả thi thực ra chỉ cần thêm một chút kiên trì để tìm ra lời giải.
Và đôi khi, giá trị lớn nhất của một dự án công nghệ không nằm ở những dòng code hay hệ thống vận hành phía sau, mà nằm ở việc một tập thể đã cùng nhau đi xuyên qua giai đoạn khó khăn nhất như thế nào.
Hà Minh
Ý kiến
()