Cuối tháng 5, FPT Software đã tổ chức chương trình Live chat với Ban lãnh đạo công ty về việc triển khai "tiền ảo" FSCoin trên Facebook at Work. Đây là ý tưởng của anh Lâm Hoàng Sơn, FPT Software Đà Nẵng, sau khi đơn vị được lựa chọn sử dụng thử nghiệm mạng xã hội vào công việc, kể từ tháng 4.
Chỉ sau 4 ngày phát động, số người truy cập và tham gia group này trên Facebook at Work đạt còn số 3.454 người. Hàng trăm câu hỏi đưa ra đã được đích thân các lãnh đạo của FPT Software trả lời trực tiếp. "Đây là lần đầu tiên FPT Software ứng dụng Facebook at Wok trong công việc. Các vấn đề được giải đáp nhanh chóng, hiệu quả, nhiều chủ đề đưa ra thu hút hàng trăm lượt like, quan tâm", anh Sơn nói.
Đối với một người làm công tác truyền thông, Facebook at Work giống như một công cụ hữu ích so với email, giúp anh Sơn rất nhiều trong việc "lan tỏa" các chính sách, chương trình, sự kiện tại đơn vị.
 |
| Lựa chọn như một kênh trao đổi thông tin công việc, ngoài chính sách, đào tạo... FPT Software còn sử dụng các tương tác nghiệp vụ như lập các nhóm chuyên biệt như QA, IT Services, HR Helpdesk... để hỗ trợ nội bộ. Điều này đã làm giảm bớt tần suất sử dụng email trong công việc, chủ yếu dùng trong những công việc cần phải trình bày, chỉn chu trong giao tiếp với khách hàng. |
Phụ trách nguồn lực của FPT Japan, chị Nguyễn Ngọc Bích đánh giá, mạng xã hội đã giúp chị nhiều trong công việc. Ngay sau khi đăng nhu cầu cần người hỗ trợ cho dự án với một số kỹ năng chuyên biệt, trong vài tiếng, chị đã nhận được 4 CV phù hợp.
"Thông thường, khi các thông báo hoặc tin nội bộ (internal posting) gửi qua email thường không có phản hồi. Nhưng khi dùng Facebook, mọi người trả lời nhanh, conmmet rôm rả, cảm thấy được kết nối với nhiều người trong công ty hơn. Những ai quan tâm cùng một chủ đề có thể bàn luận, chia sẻ nhiều hơn", chị nói.
Từ ngày sử dụng, nhóm của chị Bích thường đưa công việc lên Facebook để mọi người có thể đóng góp thêm. Không chỉ nêu vấn đề, khó khăn, mọi người đều nắm được vấn đề. Cách làm việc này khiến thông tin được minh bạch và dễ nhớ đối với nhóm làm nhiều việc (kiêm nhiệm) và khối lượng nhiều như RA. "Khi cần lấy ý kiến cho một vấn đề (idea) hay chính sách nào đó, Facebook at Work cũng dễ lấy ý kiến hơn. Qua kênh email hay họp, mọi người toàn im lặng", chị Bích chia sẻ.
Giám đốc Chất lượng (CQO) kiêm Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) FPT Software Đỗ Văn Khắc cho hay, thực tế, việc sử dụng mạng xã hội trong doanh nghiệp đã được đơn vị triển khai từ 2015 như Yammer... Tuy nhiên, Facebook at Work có nhiều ưu điểm hơn cả, đặc biệt ở mong muốn "quản lý và nhân viên trao đổi minh bạch, cởi mở, thời gian phản hồi nhanh".
Trong gần 2 tháng sử dụng thử nghiệm, FPT Software đã có khoảng 4.000 người dùng (users), hoạt động tích cực. Trung bình mỗi ngày có thêm 100 account, ngày cao điểm tăng tới 500 account.
Lựa chọn như một kênh trao đổi thông tin công việc, ngoài chính sách, đào tạo... FPT Software còn sử dụng các tương tác nghiệp vụ như lập các nhóm chuyên biệt gồm: QA, IT Services, HR Helpdesk... để hỗ trợ nội bộ. Điều này đã làm giảm bớt tần suất sử dụng email trong công việc, chủ yếu dùng trong những công việc cần phải trình bày, chỉn chu trong giao tiếp với khách hàng.
"So với phương pháp giao tiếp truyền thống, Facebook at Work có sự tương tác nhanh và minh bạch. Chẳng hạn khi gửi email tới 1.000 người, có thể chỉ có vài người đọc, nhưng đăng trên Facebook, tỷ lệ tiếp cận và người đọc cao hơn rất nhiều", anh Khắc nói.
Giám đốc CQ cũng chỉ ra rằng, điều thú vị nhất mà công cụ này mang lại chính là cảm giác làm việc thư giãn, thoải mái. "Tâm lý người dùng thường thích sử dụng Facebook, do đó, việc vận dụng nó vào công việc rất tốt".
Điều này đúng với nhiều người sử dụng. Kiến trúc sư giải pháp FPT Japan Nguyễn Ngọc Thuận, nhìn nhận, Facebook at Work thực sự là kênh chia sẻ và nhận thông tin hiệu quả, đặc biệt tốt cho việc thảo luận dự án, giúp giảm thiểu thời gian email qua lại nội bộ giữa các thành viên. Việc giao tiếp với các đồng nghiệp trong nhóm hoặc trong công ty cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện như chia sẻ các bài viết, tài liệu hay với đồng nghiệp.
Theo Dương Thị Thùy Linh, Account Manager (quản lý khách hàng) của FPT Japan, Facebook at Work hiệu quả nhất với thông tin ngắn, khẩn cấp. Do vậy, đăng thông tin tìm kiếm nguồn lực hoặc cần người chia sẻ kinh nghiệm về kỹ thuật (technology), năng lực (capability)... được giảm thiểu thời gian rất nhiều qua kênh này.
Từ kết quả tại FPT Software, ngày 8/6 vừa qua, TGĐ Tập đoàn FPT Bùi Quang Ngọc đã ký quyết định thực hiện Dự án triển khai ứng dụng Facebook at Work với mục tiêu ứng dụng mạng xã hội doanh nghiệp để trao đổi thông tin, phối hợp hoạt động của CBNV tại các đơn vị trong FPT. Dự án nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc, sáng tạo, quản lý tri thức và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Theo anh Khắc, đây là bước đột phá lớn của công ty, khi lôi kéo được các lãnh đạo tham gia sử dụng và giải quyết công việc, sự vụ thực sự.
Tuy nhiên, điểm hạn chế nhất của Facebook at Work hiện nay chính là vấn đề bảo mật thông tin. FPT hiện có các quy định và đào tạo trong việc sử dụng công cụ này, song vấn đề vẫn nằm ở cá nhân.
Ngoài việc kiểm soát thông tin khá phức tạp, một số phiền toái nhỏ cho người sử dụng còn ở lượng email tăng lên do thông báo từ hệ thống. Facebook at Work cũng có thể gây xao nhãng, đặc biệt với các chủ đề ngoài lề "hot" được post lên, hoặc bị spam nhiều cũng mất tập trung. "Cần có hướng dẫn chi tiết để mọi người dùng đúng mục đích, quản lý công việc, đính kèm file như thế nào, thông báo ra sao... Với lại cũng phải có admin để xóa các bài linh tinh", chị Bích đề xuất.
Ý kiến
()