BA Online: Hành trình ‘từ nhà ra phố’

Những tưởng với hàng tá những lợi ích của mình, BA Online sẽ nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ phía CBNV. Tuy nhiên, những ngày đầu triển khai chỉ lác đác một vài yêu cầu (ticket) được gửi lên hệ thống. Chị Trần Thị Nga, Trung tâm Tin học hóa đảm bảo kinh doanh, thuộc FPT IS, được nhắc đến là người xây dựng “xương sống cho” BA Online, hồi hộp đếm từng ticket hiện lên từng giờ. Chị biết rằng để thay đổi quy trình làm việc của toàn bộ hơn 2.000 con người không phải là việc một sớm một chiều. Thêm vào đó, hệ thống mới vận hành không thể tránh khỏi những lỗi cần khắc phục.

Với niềm tin hữu xạ tự nhiên hương, chị Nga tin tưởng phần mềm đủ tốt sẽ tự thu hút người tìm đến sử dụng. Trong vòng 6 tháng tiếp theo, chị cùng đội dự án tập trung cải thiện hệ thống và nghiên cứu đưa tất cả nghiệp vụ có thể tin học hóa vào BA Online. Hệ thống như đứa con được chị chăm bẵm nuôi lớn từng ngày. Cùng với đó, con số ticket được tạo mới cũng tăng trưởng theo thời gian.

Những nghiệp vụ nội bộ trước đây phải tốn hàng ngày dài nay được giải quyết với chỉ  vài cú bấm chuột trên BA Online.

Đến tháng 6/2018, BA Online đã có 80 dịch vụ đáp ứng gần như toàn bộ các tác nghiệp của CBNV từ IT đến nhân sự, từ hành chính đến tài chính… Thời điểm đó, hệ thống đã tiếp nhận 4.043 ticket và đã thực hiện 6.208 nhiệm vụ để phục vụ cho người FPT IS. Hơn thế, tỷ lệ đúng hạn ticket toàn công ty lên tới gần 90%. Điều này đã nâng mức hài lòng của người dùng lên mức gần tuyệt đối (4,83/5 sao).

“Từ ngày có BA Online, chúng tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian”, chị Nguyễn Thị Hồng Oanh (FPT IS FPS) chia sẻ. Những quy trình nghiệp vụ phức tạp trước đây giờ đã được giải quyết với chỉ một vài cú bấm chuột trên BA Online. Mỗi khi có nhu cầu xử lý những công việc nội bộ, bất cứ ai, ở bất cứ bộ phận nào cũng đều được phục vụ trên chỉ một hệ thống với thao tác đơn giản. Đó là điểm để ngày một nhiều hơn CBNV FPT IS tìm đến BA Online.

Sau khi đã đi vào hoạt động ổn định, cứ cách vài tháng, nhóm thông tin nội bộ của FPT IS lại đăng thông báo có tính năng mới được tích hợp lên BA Online. Hệ thống “toàn năng” trở thành chủ đề bàn luận của nhiều hội nhóm khác của người FPT IS trên Workplace. Nhiều người còn chủ động đóng góp ý kiến cải tiến các dịch vụ trên nhóm “iDo - Gom gạch xây nhà”. Mới đây, chị Nguyễn Thị Minh Yến (FPT IS SRV) đã nhận được thưởng nóng cho đề xuất thêm dịch vụ quản lý xe oto lên BA Online.

Đến nay, sau hơn 1 năm triển khai, BA Online đã trở thành một phần không thể thiếu đối với người Hệ thống. Gần 100 dịch vụ, bao quát hơn 80% nghiệp vụ; Hơn 100.000 đầu việc được thực hiện; 85% ticket được xử lý đúng hạn; 3 giờ thời gian trung bình lãnh đạo phê duyệt thực hiện dịch vụ; 2 giờ là thời gian hoàn thành các dịch vụ hỗ trợ mạng, phần mềm của IT… là những con số biết nói thể hiện rõ cuộc cách mạng mà BA Online đã thực hiện trong nội bộ FPT IS.

Hợp đồng với Tân Hiệp Phát là dánh dấu bước phát triển mới của BA Online khi đã trở thành một sản phẩm kinh doanh của nhà Hệ thống.

Tháng 3/2018, Tô Trọng Hiếu, “cha đẻ” của hệ thống SSC đang được sử dụng rộng rãi trong tập đoàn và cũng là nền tảng của BA Online, đã từ FPT Software về đầu quân cho nhà Hệ thống. Anh và cộng sự đã nâng cấp BA Online trở thành U-Services, một sản phẩm tiềm năng đóng mác “Made by FIS” có thể tự tin trào bán ngoài thị trường. So với hệ thống gốc, U-Services được tích hợp thêm các tính năng ký số trên di động và khả năng đáp ứng yêu cầu đa sẻ chia để phù hợp với doanh nghiệp có nhiều công ty thành viên. Các tiện ích của OCR (nhận dạng ký tự quang học) quét chữ viết tay cũng sẽ được tích hợp trong thời gian tới.

Sau nửa năm phát triển sản phẩm phục vụ cho người trong nhà, anh Hiếu quyết định đưa sản phẩm của mình "ra phố". Khách hàng đầu tiên anh lựa chọn là Tân Hiệp Phát, tập đoàn nước giải khát hàng đầu Việt Nam. Theo anh Hiếu, đây là một doanh nghiệp lớn với nhiều quy trình phức tạp cùng với đó là số lượng giấy tờ khổng lồ tích lũy qua hàng năm. "Đây sẽ là thuốc thử để đánh giá mức cạnh tranh của sản phẩm này ngoài thị trường", anh chia sẻ.

Để một tập đoàn lớn như Tân Hiệp Phát tiếp nhận sử dụng hệ thống có thể thay đổi toàn bộ quy trình làm việc không hề dễ dàng. Anh Hiếu cùng đội dự án của mình phải mất nhiều lần thuyết trình về ưu điểm cũng như những thành quả mà sản phẩm này mang lại cho FPT. U-Services là sản phẩm giúp doanh nghiệp chuyển đổi số ở tầm cao. Các tài liệu được số hóa hoàn toàn trở thành đầu vào của các hệ thống ERP. Từ đó loại bỏ hoàn toàn các loại giấy tờ rút ngắn thời gian phê duyệt từ đó tăng năng suất làm việc. Đó là những lý lẽ để anh thuyết phục được khách hàng khó tính của mình.

Tiếp đến là nhiều tháng liền chạy thử phần mềm để các lãnh đạo phía khách hàng đánh giá sản phẩm. Cuối cùng đến tháng 4/2019, sau 6 tháng trào hàng, “trái ngọt” đầu tiên của U-Services đã được ký kết. Với cấu trúc động của hệ thống, anh Hiếu tin tưởng U-Services sẽ triển khai 50 biểu mẫu đầu tiên cho Tân Hiệp Phát trong tháng 7 tới, sớm hơn kế hoạch 2 tháng. 

Tập đoàn nước giải khát hàng đầu Việt Nam gọi đây là hệ thống “Duyệt giấy tờ trực tuyến để giảm thời gian chờ” với kỳ vọng giảm thiểu thời gian chờ trình ký, khắc phục những khó khăn khi chờ phê duyệt hồ sơ. Lãnh đạo tập đoàn này tin tưởng với nhiều tiện ích, U-Services sẽ thay đổi môi trường làm việc của Tân Hiệp Phát hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn, tất cả nhân viên đều được tiếp cận công nghệ, thay đổi tư duy và phong cách làm việc.

Theo anh Hiếu, tiềm năng phát triển của BA Online còn rất lớn. Bất cứ doanh nghiệp, tổ chức lớn nào cũng đều gặp những vấn đề mà FPT đã trải qua. Để chinh phục những khách hàng tiếp theo, anh Hiếu dự định sẽ nâng cấp giao diện trở nên nhất quán và thân thiện với người dùng hơn. Cùng với đó, từ những phản hồi từ khách hàng Tân Hiệp Phát, U-Services sẽ được tối ưu hóa để ngày càng trở nên toàn diện nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Quá trình này có thể kéo dài trong 12-24 tháng tới.

“Đây sẽ là một trong những sản phẩm Made by FIS chủ đạo để nhà Hệ thống cung cấp dịch vụ chuyển đổi số cho các doanh nghiệp”, anh Hiếu bày tỏ.

Nguyễn Thắng

• FPT IS mở khóa chuyển đổi số cho 'ông' lớn bia Việt
• FPT IS triển khai dự án quản lý dịch vụ CNTT lớn nhất cho Vietcombank