Sáng kiến Bạc iKhiến giảm thời gian xử lý công việc xuống hơn 7 lần

Vào vòng chung khảo tháng số 5 chương trình iKhiến 2024, sáng kiến “Auto Provisioning Resources” của team FPT Smart Cloud đã xuất sắc giành giải Bạc. Đây là một trong những dự án mang lại bước tiến quan trọng trong việc tự động hoá các quy trình cấp phát tài nguyên Cloud, giúp tối ưu hoá quy trình làm việc và giải phóng khối lượng lớn công việc thủ công cho đội ngũ kỹ thuật.

Chị Nguyễn Thuỳ Chi (giữa) và các thành viên trong team “Auto Provisioning Resources” (FPT Smart Cloud).

Đại diện cho team “Auto Provisioning Resources”, chị Nguyễn Thùy Chi đã chia sẻ những suy nghĩ và cảm xúc của mình về hành trình đưa sáng kiến từ ý tưởng đến thành công như hiện tại. "Mặc dù team kỳ vọng sẽ giành giải Vàng, nhưng việc lần đầu tham gia chương trình mà đã giành được giải Bạc cũng đã là niềm vui rất lớn đối với chúng mình", chị bày tỏ.

Ý tưởng xuất phát từ nhu cầu thực tiễn

Sáng kiến “Auto Provisioning Resources” xuất phát từ nhu cầu thực tế trong công việc hàng ngày của đội ngũ kỹ thuật tại FPT Smart Cloud. Với các dịch vụ Cloud mà công ty cung cấp, việc cấp phát tài nguyên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo khách hàng có thể sử dụng dịch vụ một cách trơn tru. Tuy nhiên, quá trình này lại được thực hiện hoàn toàn thủ công, dẫn đến nhiều khó khăn và tốn thời gian. Trung bình, team vận hành tại FPT Smart Cloud phải xử lý từ 200-300 tickets cấp phát tài nguyên mỗi tháng, chiếm khoảng 30% khối lượng công việc.

Chị Chi chia sẻ: “Trong quá trình làm việc cùng các đồng nghiệp, mình nhận thấy lượng lớn yêu cầu cấp phát tài nguyên phải xử lý hàng ngày. Công việc lặp đi lặp lại này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn dễ xảy ra sai sót. Ý tưởng tự động hóa quy trình cấp phát tài nguyên nảy sinh từ những trăn trở đó. Việc tự động hoá không chỉ giúp tăng năng suất mà còn đảm bảo tính chính xác cao hơn”.

Ý tưởng từ khi hình thành cho đến khi phát triển phiên bản đầu tiên của công cụ mất khoảng hai tháng. Tuy nhiên, để hoàn thiện sáng kiến và đưa vào sử dụng thực tế thì team đã mất thêm một tháng nữa. “Trong quá trình phát triển, khó khăn lớn nhất mà team gặp phải là việc chuẩn hóa danh mục dịch vụ cũng như các workflow liên quan. Vì lúc đó mọi thứ vẫn còn khá lộn xộn, để đồng bộ và chuẩn hóa đòi hỏi sự kiên trì và chăm chỉ của cả team”, chị Chi cho biết.

Nhờ sự quyết tâm và nỗ lực không ngừng, team đã vượt qua những thách thức ban đầu và hoàn thiện giải pháp “Auto Provisioning Resources”. Công cụ này không chỉ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý mỗi ticket mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả làm việc của đội ngũ vận hành.

Lợi ích mà sáng kiến đem lại trong quá trình sử dụng.

Cụ thể, với sáng kiến “Auto Provisioning Resources”, số lượng bước cần thực hiện để xử lý mỗi ticket đã giảm từ 81 bước xuống còn 8 bước. Thời gian xử lý mỗi ticket cũng được rút ngắn đáng kể, từ 15 phút xuống chỉ còn 2 phút. Nhờ vậy, năng suất làm việc của đội ngũ vận hành đã tăng từ 100 ticket mỗi tháng lên 200 ticket.

Ngoài ra, sáng kiến này còn giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người, đảm bảo tài nguyên được cấp phát chính xác và nhanh chóng. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho team vận hành, đội dự án, mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng khi sử dụng dịch vụ Cloud của FPT Smart Cloud.

Mục tiêu tiết kiệm thêm 40% “effort”

Đại diện nhóm cho hay, team sẽ tiếp tục phát triển sáng kiến này trong tương lai, không chỉ dừng lại ở việc tự động hoá cấp phát tài nguyên. Đến cuối tháng 10/2024, team dự kiến sẽ ra mắt phiên bản mới của công cụ, cho phép tự động thu hồi tài nguyên khi khách hàng hết hạn hợp đồng. Điều này sẽ giúp giảm thêm 10% “effort” (nguồn lực) cho đội ngũ vận hành.

Trong quý I/2025, team sẽ tiến hành tự động hoá thêm các tác vụ kiểm soát hạ tầng khác, như ngăn chặn tấn công DDoS và điều phối cân bằng tải mạng lưới (network load balancing). Những cải tiến này dự kiến sẽ giúp tiết kiệm thêm 30% effort cho đội ngũ kỹ thuật.

Kế hoạch phát triển trong thời gian tới của team “Auto Provisioning Resources”.

Xa hơn, team còn có kế hoạch tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) vào hệ thống để tự động phân loại ticket, điều phối người xử lý, kiểm duyệt và xử lý các yêu cầu một cách hoàn toàn tự động. Đây là bước tiến quan trọng giúp đưa công cụ “Auto Provisioning Resources” lên một tầm cao mới, không chỉ tự động hóa các quy trình hiện tại mà còn dự đoán và xử lý các tình huống phức tạp hơn.

Trước đó, tại vòng chung khảo iKhiến 2024 số 5, sáng kiến “Auto Provisioning Resources” đã nhận được nhiều đánh giá tích cực từ hội đồng giám khảo. Chị Chi cho biết: “Mình rất vui khi nhận được nhiều nhận xét tốt từ Ban giám khảo, đặc biệt là về tính ứng dụng cao, khả năng mở rộng và hiệu quả của giải pháp. Mình cũng đồng tình với đánh giá này vì team đã chứng minh rằng chỉ cần có quy trình rõ ràng và tác vụ cụ thể, công cụ này hoàn toàn có thể áp dụng tại các công ty thành viên khác của FPT”.

Đánh giá về ý nghĩa của chương trình iKhiến đối với cá nhân mình và tập thể FPT Smart Cloud, theo chị Chi, iKhiến là một sân chơi sáng tạo đầy ý nghĩa, giúp khuyến khích nhân viên dám nghĩ, dám làm và thử nghiệm những giải pháp mới. “Mình rất thích chương trình iKhiến, vì nó tạo động lực để mình và các đồng nghiệp không ngừng suy nghĩ và tìm cách cải tiến công việc hàng ngày. Đây là nguồn động lực lớn giúp mình dám thử dám làm và chứng minh giá trị mà sáng kiến mang lại”.

Cũng theo đại diện team, tại FPT, văn hóa đổi mới sáng tạo luôn được đề cao và phát triển mạnh mẽ. Các lãnh đạo cấp cao luôn khuyến khích nhân viên đề xuất các sáng kiến mang lại giá trị thực tiễn cho công ty và khách hàng. "Mỗi khi có ý tưởng sáng kiến mới, các sếp đều ủng hộ và cho phép triển khai ngay lập tức. Điều này giúp chúng mình luôn có động lực để phát triển và đưa ra các giải pháp mới", chị Chi nhấn mạnh.

Khánh Hưng