My Tasks - chức năng “nhắc việc” cho người FPT, tự động tập hợp các việc cần làm và hiển thị thông báo ngay trên ứng dụng myFPT, giúp CBNV dễ dàng quản lý công việc thay vì nhận email thông báo công việc từ các hệ thống tác nghiệp khác nhau.
Chức năng My Tasks sẽ tự động tập hợp công việc dựa trên quá trình tích hợp với các hệ thống khắp CTTV, người dùng không cần trực tiếp truy cập vào hệ thống cũ của CTTV mình như trước mà có thể sử dụng My Tasks - Việc của tôi, ngay trên myFPT để phê duyệt và xử lý công việc theo mong muốn.
Người FPT ‘tận dụng tối đa’ My Tasks
Chính thức golive ngày 3/4, My Tasks mang về những kết quả khả quan khi trở thành “trợ lý nhắc việc” tiện lợi cho người dùng. Mỗi khi myFPT xuất hiện thông báo công việc cần xử lý, người dùng chỉ cần sử dụng điện thoại, truy cập vào mục “Việc của tôi” để phê duyệt các yêu cầu, giảm tối đa các thao tác thay vì phải sử dụng các hệ thống như trước.
Theo báo cáo vận hành My Tasks, tỷ lệ người dùng truy cập trên tổng CBNV toàn Tập đoàn chiếm 43,8%; người dùng có task/view trên tổng user chiếm 61,5%; tỷ lệ người dùng có task/view đã xử lý (gồm user có task và user có task view trên tổng user có trên hệ thống) chiếm 52,2%; tỷ lệ số lượng task view đã xử lý trên My Tasks đạt gần 20%.
Trong đó, top 3 đơn vị truy cập nhiều nhất là FPT Software đạt khoảng 210.000 lượt, tỷ lệ CBNV truy cập đạt 75,1%. Tương tự lần lượt: FPT IS: 18.700/74,6% và FPT Education: 9.500/21,1%.
 |
| Trên ứng dụng myFPT, My Tasks chính là phần Việc của tôi, trong mục Chức năng. |
Sau 3 tháng My Tasks được đưa vào sử dụng toàn dân, sản phẩm chứng minh khả năng “nhắc việc” siêu tiện lợi khi nhận được đánh giá tích cực từ người dùng. Vừa qua, văn phòng Chuyển đổi số FPT cũng tiến hành khảo sát người dùng tại 6 đơn vị (FPT IS, FPT Telecom, FPT Retail, FPT HO, FPT Education, FPT Online). Theo kết quả khảo sát nhận về, My Task đã hỗ trợ người dùng trong quá trình thực hiện công việc (gồm ghi nhớ, xử lý việc, tránh bỏ lỡ thông tin) với số người đồng ý/rất đồng ý chiếm tỷ lệ đến 76,7%. Đồng thời, chức năng này cũng được 70% người dùng đánh giá là thân thiện và dễ thao tác.
Bên cạnh đó, người dùng cũng dành những góp ý để đội ngũ phụ trách My Tasks nâng cấp sản phẩm như: Bổ sung bản xem trước trước khi duyệt, bổ sung chức năng Từ chối/Góp ý; Có thể xem được file đính kèm… Hay những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cũng được nêu ra như các lỗi khi phê duyệt ticket thanh toán, ứng dụng chạy chậm gây mất thời gian cho người dùng…
Tiện lợi nhưng cần nâng cấp
Làm việc tại đơn vị Giải pháp và Dịch vụ doanh nghiệp - EBS thuộc FPT Software, anh Trần Quang Nhân cho biết, trước khi My Tasks có trên myFPT, anh vẫn thường xuyên vào trang TMS (Time Management System - công cụ giúp quản lý thời gian làm việc như nghỉ phép, nghỉ ốm, OT) bằng máy tính để xem, tạo đơn và phê duyệt các đơn của thành viên thuộc team anh quản lý. Sau khi có chức năng My Tasks, anh chỉ cần truy cập thẳng vào myFPT để hoàn thiện.
Tuy nhiên, sau quá trình sử dụng và trải nghiệm, anh Nhân đánh giá: “My Tasks tiện nhưng cũng có nhiều bất tiện”. Cụ thể, anh thường bị đứng thao tác khi duyệt đơn nào đó và phải thoát ra để vào lại. Đồng thời, ứng dụng cũng phản hồi chậm dù anh đã thử nhiều đường truyền khác nhau.
“Thiết kế UI/UX (trải nghiệm người dùng/giao diện người dùng) cần cải thiện hơn, đồng thời kết hợp thêm trợ lý ảo Maya để tăng thêm lợi ích mà chức năng mang lại. Bên cạnh đó, My Tasks nên chia các đầu việc cần xác nhận và đầu việc mà cá nhân cần tạo ra riêng biệt. Tốc độ đồng bộ hệ thống cần nhanh hơn vì có những đầu việc mình đã duyệt rồi nhưng tại My Tasks vẫn hiển thị, khi duyệt lại thì báo lỗi khiến người dùng như mình không rõ là đầu việc đó đã hoàn thành hay chưa”, anh Nhân góp ý.
 |
| My Tasks giúp gần 50% người FPT quản lý công việc hiệu quả. |
Với Võ Quang Phú (Đơn vị phát triển dịch vụ Supply Chain, FPT Software), đa phần việc truy cập vào My Tasks của anh là để phê duyệt đơn phép của các thành viên. Tương tự như Quang Nhân, trước khi chức năng “Việc của tôi” golive, Phú sẽ truy cập vào TMS để duyệt đơn. Với vị trí là một PM (Project Manager - Quản trị dự án) kiêm PO (Product Owner - Phụ trách sản phẩm), Quang Phú đánh giá My Tasks tiện lợi khi giúp anh dễ dàng nhìn thấy các yêu cầu từ các thành viên trong team. “Hiện tại, mình chỉ cần mở ứng dụng myFPT trên điện thoại, nhấn vào My Tasks và phê duyệt các đơn cần xử lý, khá nhanh và gọn”, Phú đánh giá.
Nhớ lại trước kia, anh Đỗ Huy Đức (FPT Telecom) phải vào trang ssc.fpt.net nếu muốn duyệt yêu cầu công tác, công tác phí từ người tạo đơn. Anh Huy đánh giá, việc truy cập qua hệ thống này, khi hoàn thành một yêu cầu nào đó phải trải qua nhiều thao tác, gây tốn thời gian.
“Sau này, My Tasks đưa vào vận hành, mình tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi duyệt các yêu cầu từ anh em. Tuy nhiên, nhiều lần mình vẫn nhận thông báo có task nhưng khi vào thì không duyệt được. Lúc này, mình phải truy cập qua hệ thống SSC. Về điểm này rất cần My Tasks cải thiện để hoàn chỉnh hơn”, anh Huy góp ý.
Hay tại FPT IS, My Tasks được tích hợp vào hệ thống eTMS (Quản lý thời gian ra/vào, OT, nghỉ phép). Theo đánh giá từ anh Nguyễn Văn Duyên, người có 27 lần truy cập vào chức năng này để giải quyết công việc, thì My Tasks “tiện và thuận lợi” hơn nhiều so với truy cập qua các hệ thống như trước.
“Mình có thể xem và duyệt đơn ngay trên ứng dụng myFPT, thông qua chức năng My Tasks. Đây là ứng dụng hỗ trợ ổn cho người dùng, mình có thể linh động vào xem nếu thấy thông báo trên myFPT. Ngoài ra, ứng dụng riêng của FPT IS hay trang web eTMS Insight cũng cho phép phê duyệt eTMS. Và My Tasks trên myFPT cũng là một ứng dụng hỗ trợ bên cạnh”, anh Duyên chia sẻ.
 |
| My Tasks xuất hiện trên 3 vị trí của myFPT. |
My Tasks giúp CBNV giảm tải tối đa thời gian phê duyệt. Nếu như trước kia, mọi người phải truy cập bằng máy tính, vào hệ thống cụ thể (tùy CTTV) để tạo yêu cầu và phê duyệt thì My Tasks cho phép rút ngắn giai đoạn. Người dùng thông qua “Việc của tôi” trên myFPT, phê duyệt trực tiếp chỉ trên điện thoại.
Hiện, My Task có trên 3 vị trí của myFPT, gồm: thông báo trên Launcher Badge (giao diện trình khởi chạy), quả chuông, mục “Việc của tôi” trong phần Chức năng.
Với kết quả trên, đánh giá trong giai đoạn 1 My Tasks đạt mức nhân rộng thành công, tiếp theo ở giai đoạn 2 My Tasks sẽ tiếp tục kết nối các hệ thống khác ở tập đoàn và các đơn vị để hỗ trợ nâng cao hiệu quả sử dụng cho cán bộ toàn FPT.
Nam Dung
Ý kiến
()