QMS 2.0 lưu trữ 3.500 tài liệu được thể hiện trên hơn 80 trang web

Thay vì dạng chữ dài dòng và không nhấn mạnh nội dung, QMS 2.0 có hơn 50 quy trình được thể hiện dưới dạng sơ đồ hóa, giúp việc đọc hiểu và vận dụng quy trình của người dùng cực kỳ tiện dụng.

FPT Software là công ty có bề dày lịch sử trong hoạt động quản lý chất lượng, bộ quy trình của FPT Software đạt các chuẩn mực chất lượng hàng đầu của thế giới và có thể nói rằng ở cấp cao nhất trong ngành phần mềm tại Việt Nam.

Tuy nhiên, do mức độ tăng trưởng rất nhanh nên để toàn bộ nhân viên có thể nắm và hiểu được quy trình không phải là đơn giản. Thông thường, CBNV phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, đọc hiểu tài liệu.

Nhìn thấy vấn đề, anh Nguyễn Hoàng Quý Thiện - Trưởng nhóm Công nghệ, SEPG, Ban Chất lượng - trăn trở xây dựng một công cụ quản lý tài liệu quy trình thật sự tiện dụng với nội dung và giao diện đơn giản dễ dàng cho người dùng tiếp cận. Từ tháng 5/2018, đội dự án đã xây lựng lại hệ thống QMS trên nền tảng Web. Cơ cấu lại hệ thống tài liệu theo mô hình Process Classification Framework qui định bởi tập đoàn FPT.

QMS 2.0 đang được sử dụng trên phạm vi toàn bộ FPT Software.

Có giao diện mới trực quan và linh hoạt, cùng các chức năng khác được tích hợp, QMS 2.0 là bức tranh tổng quát về tài liệu tiện lợi cho người dùng sử dụng. QMS 2.0 lưu trữ 3500 tài liệu, thể hiện trên hơn 80 trang web. Tài liệu được phân loại và sắp xếp rõ ràng theo các hạng mục: Nhân sự, IT, Tài chính…

Thay vì dạng chữ dài dòng và không nhấn mạnh nội dung, QMS 2.0 có hơn 50 quy trình được thể hiện dưới dạng sơ đồ hóa, giúp việc đọc hiểu và vận dụng quy trình của người dùng cực kỳ tiện dụng. Người dùng truy cập vào từng bước (Step) sẽ hiện rõ nội dung từng khung (box). Tài liệu liên quan ở 1 step đều có đường dẫn, giảm thiểu thao tác tìm kiếm cho người dùng.

Ngoài ra, QMS 2.0 còn tích hợp các chức năng khác thuận tiện cho người sử dụng, như chức năng “instant search” trong “master list”, QMS 108 kênh thông tin hỏi đáp về quy trình, Tích hợp thông tin với hệ thống eiso toàn tập, bản tin trên workplace...

Theo thống kê từ 16/05/2018 đến 06/06/2018, có 1236 lượt truy cập QMS 2.0 với tổng số 933 người dùng. QMS 2.0 đang được sử dụng trên phạm vi toàn bộ FPT Software.

Video hệ thống quản lý tài liệu quy trình QMS 2.0: