'Paperless' dẫn đầu xu hướng chuyển đổi số nhà F

Gần 1.300 học sinh thuộc 3 khối trường THPT FPT vừa hoàn thành kì thi giữa học kỳ I/2019. Đáng nói, kỳ thi này của ngôi trường cấp 3 thuộc Khối Giáo dục FPT hoàn toàn không xuất hiện tờ đề hay giấy làm bài thi nào.

Mới làm quen và thực hành thao tác làm, gửi bài thi trên hệ thống, nhưng Phạm Thị Quý Tâm (lớp 10A10, THPT FPT) đã nhanh chóng thuần thục các bước. Tâm cho biết, em nhanh chóng thích ứng với cách học thi không giấy bút này của trường.

Kỳ thi số đầu tiên của trường cấp 3 nhà F. Ảnh: FPT School.

“Đây là lần đầu tiên em thao tác làm bài thi hoàn toàn trên máy tính nên cũng lo nếu có sai sót hay trục trặc gì. Nhưng giao diện hệ thống đơn giản, thao tác dễ dàng, lại được thầy cô và bộ phận IT hỗ trợ nên em làm bài thuận lợi”, Tâm chia sẻ.

Nữ sinh đánh giá, hầu hết các học sinh trong đều ủng hộ và thích thú với thi online. Với Tâm, việc thi trên máy tính giúp cô nữ sinh nhà F quản lý được thời gian làm bài dễ dàng hơn so với cách thi truyền thống.

“Nhận đề đúng giờ, dễ dàng phân chia thời gian làm bài, đảm bảo công bằng là những điểm tiện lợi đầu tiên của việc thi online. Chưa kể, hình thức này còn không làm tốn nhiều giấy, góp phần bảo vệ môi trường và tránh lãng phí giấy mực”, Tâm nói.

Anh Phạm Quốc Toàn, trường THPT FPT cho hay, kỳ thi giữa kỳ được tiến hành trên hệ thống EOS của trường Đại học FPT. Lần đầu tiên số hoá kì thi, do đó việc xảy ra những trục trặc kỹ thuật trong quá trình làm bài là không tránh khỏi. Tuy nhiên anh Toàn khẳng định, những trục trặc này khá nhỏ, chủ yếu là do các em học sinh quên mật khẩu wifi nên không đăng nhập được, hoặc do một số máy tính gặp sự cố ngay trước ngày thi.

Số hoá kỳ thi - eExam là một trong các dự án "paperless" (giảm giấy tờ) của trường phổ thông FPT. Không chỉ quá trình làm và nộp bài thi, mà từ khâu xây dựng ngân hàng câu hỏi đến ra đề và chấm bài trắc nghiệm đều được trường tối đa hoá.

Tính trung bình, mỗi em học sinh cần 2 tờ giấy thi cho môn Văn và Toán, 3 tờ cho môn Tiếng Anh, và 1 tờ cho mỗi môn còn lại. Với phương thức truyền thống, 1 năm với 4 kỳ thi cần tới khoảng 20.000 tờ giấy cho tổng số 1.300 học sinh, tương ứng với 70 triệu đồng tiền mua giấy. Khi tiến hành eExam, chi phí này mua giấy thi này được giảm 100%.

Hơn nữa, trường còn tổ chức các tiết học số lấy trải nghiệm của học sinh làm trọng tâm. Từ sách giáo khoa điện tử đến kết hợp học trực tuyến qua FUNix và Coursera, từ số hoá bài giảng đến kiểm tra, đánh giá kết quả học tập qua website. Đó là những điểm nổi bật của những tiết học trong trường FPT.

Game 3D Người lái đò sông Đà giúp học sinh THPT FPT dễ hiểu tác phẩm văn học khó. Ảnh: thpt.fpt.edu.vn.

Trước đó, học sinh FPT đã được trải nghiệm môn Văn, Sử qua các công nghệ mới như thực tế ảo, sách audio hoặc qua livestream... Với cách học này, học sinh có thể tiếp cận nội dung môn học ở nhiều hình thức khác nhau và không cần dùng giấy bút, trong khi vẫn đảm bảo các em hiểu và nhớ được nội dung bài học.

Số hoá học, thi, quản lý lớp, tuyển sinh và thanh toán học phí không tiền mặt là những dự án "paperless" tiêu biểu của nhà F trong chuyển đổi số nội bộ. Anh Phan Trường Lâm, Trưởng Ban Đào tạo Khối Giáo dục FPT, khẳng định: “Trường đang nỗ lực tiến tới số hoá tất cả các thủ tục, giấy tờ có thể số hoá bằng công cụ phần mềm”.

Anh Lâm cũng cho biết, trường đang triển khai dự án eServices - online hoá tất cả các dịch vụ cung cấp cho học sinh, sinh viên. Đây là một trong những dự án chuyển đổi số đáng chú ý của Khối Giáo dục. 

Bên cạnh nhà Giáo dục, FPT Telecom là cái tên sáng khi nói về việc tinh giản các thủ tục giấy tờ cứng của nhà F. Nổi bật trong các dự án "paperless" của nhà Viễn thông là Hợp đồng điện tử và Hoá đơn điện tử. 

Giải pháp Hợp đồng điện tử đã giúp FPT Telecom thay đổi quy trình ký hợp đồng từ giấy sang điện tử, giúp quá trình tư vấn bán hàng của nhân viên kinh doanh rút ngắn xuống 32 giờ thay vì nhiều ngày như trước... Áp dụng từ năm 2017, mỗi năm giải pháp này tiết kiệm cho FPT Telecom được 6,73 tỷ đồng. 

Tương tự, việc triển khai POS - Hóa đơn điện tử  đã giúp đơn vị này giải quyết được bài toán thu cước bằng hóa đơn giấy vận hành suốt 15 năm qua, tồn tại rất nhiều hạn chế cho cả nhân viên và công ty từ việc in ấn, bóc tách, vận chuyển…

Chỉ với máy POS nhỏ gọn, nhân viên thu cước đã có thể đáp ứng được toàn bộ quá trình đi thu. Giải pháp giúp quỹ thời gian thu cước tăng thêm 3 ngày mỗi tháng góp phần đưa tỷ lệ thu hồi công nợ 30 ngày từ 98% lên 99%, tương ứng với số tiền 5 tỷ đồng. Dòng tiền cho 2 ngày thu sớm là hơn 40 tỷ đồng.

Sáng tạo giúp tiết kiệm được 108 nhân sự in ấn, vận chuyển mỗi năm. Nhân viên thu cước tiết kiệm được hơn 150.000 km/tháng đi lại nhận hóa đơn; giảm thời gian xé hóa đơn, kiểm soát hóa đơn, trả hóa đơn về, thời gian tiết kiệm được lên đến 4.500 giờ/tháng. Hiện tại, FPT Telecom đã triển khai được 1.200 máy POS thu tại nhà và 150 máy tại quầy để phục vụ khách hàng.

Mẫu hoá đơn điện tử của nhà Viễn thông được triển khai toàn quốc từ tháng 8/2017. Ảnh: fpt-fti.com.vn.

Theo anh Trần Quan Giàu, tác giả của POS - Hóa đơn điện tử, hệ thống đáp ứng được 5 triệu hoá đơn trong 24 giờ. “Nếu muốn, hệ thống vẫn có thể mở rộng để đáp ứng được số lượng hoá đơn lớn hơn nữa. Với việc kết hợp POS và hoá đơn điện tử, nhà Cáo tiết kiệm ít nhất 22 tỷ đồng/năm”, anh Giàu cho biết.

Bên cạnh số hoá hoá đơn, hợp đồng điện tử cũng là sản phẩm paperless tiêu biểu, góp phần giảm đáng kể mức chi phí mà FPT Telecom phải bỏ ra. Trước khi thực hiện paperless, 1 hợp đồng của nhà Cáo cần trải qua quy trình 5 bước, từ soạn thảo mẫu đến tạo hợp đồng. Do đó, với quy mô hơn 2 triệu khách hàng, việc lập hợp đồng giấy truyền thống không còn đáp ứng được nhu cầu của công ty.

Với việc ứng dụng sản phẩm Hợp đồng điện tử, quy trình này giảm chỉ còn duy nhất 1 bước: Salesman tạo hợp đồng tự động. Việc tinh giảm, tự động hóa quy trình hợp đồng giúp nhà Viễn thông giảm thời gian triển khai dịch vụ cho khách hàng chỉ còn từ 31 - 37 giờ. Cũng có nghĩa, doanh thu của công ty tăng tương ứng hơn 5,4 tỷ đồng/năm.

Ngoài ra, sản phẩm theo xu hướng paperless này cũng giúp FPT Telecom tiết kiệm gần 4 triệu trang giấy/năm, chi phí kho bãi để lưu và bảo quản hồ sơ cũng giảm đến 570 triệu đồng/năm. Chỉ riêng với các công tác quản trị, kiểm soát, hành chính, hệ thống hoá đơn điện tử đã giúp tiết kiệm tới hơn 750 triệu đồng/năm nhờ tối ưu hóa nguồn nhân lực và thời gian cho công việc này.

Như vậy, chưa kể những con số hiệu quả của các dự án khác mang lại, với 2 dự án là số hoá hoá đơn và hợp đồng, nhà Viễn thông đã tiết kiệm được gần 30 tỷ đồng/năm khi thực hiện paperless.

Tuy chưa có lợi thế về nền tảng phần mềm, công cụ chuyển đổi số như Khối Giáo dục hay Viễn thông, nhưng Synnex FPT cũng được đánh giá là đơn vị tích cực thực hiện paperless.

Với đặc thù sản xuất và phân phối sản phẩm, Synnex FPT đẩy mạnh triển khai liên tiếp 6 dự án DX. Nổi bật trong đó là sản phẩm Kết nối hệ thống quản lý giao hàng với đơn vị vận chuyển. Dự án này giúp số hoá hoàn toàn giấy tờ, hoá đơn vận chuyển; quản lý thời gian gửi và tra cứu thông tin, đồng thời giảm rủi ro sai số hoặc thiếu dữ liệu báo cáo.

Do đó, nhà F không phải chịu chi phí mực và tiền mua, bảo dưỡng máy in, từ đó tiết kiệm được hơn 63 triệu đồng/năm và giảm được 77,6 MM (tháng công). Không chỉ vậy, hệ thống này còn giúp đối tác vận chuyển của Synnex FPT giảm được một nửa hoá đơn giấy tờ, chỉ còn 2 bill/đơn; giúp tiết kiệm đến gần 63,5 triệu đồng/năm.

Trong khi chi phí hiệu quả cụ thể của 5 dự án DX còn lại chưa được thống kê, nhưng anh Đào Ngọc Anh (Ban Công nghệ, FDC HN) cho biết, tổng số tháng công 6 hệ thống số hoá giúp tiết kiệm được là 144.82 MM/năm. Trong đó, hai dự án Kết nối hệ thống quản lý giao hàng với đơn vị vận chuyển và Báo cáo xác nhận công nợ, nhắc nợ tuần tiết kiệm được nhiều tháng công nhất, lần lượt là 77.62 MM và 20 MM.

FPT IS cũng là cái tên nổi bật khi thực hiện xu hướng paperless thông qua hệ thống nội bộ BA Online. Đây là Cổng dịch vụ hợp nhất, nơi ghi nhận mọi yêu cầu (ticket) của người Hệ thống dưới dạng dịch vụ. Cổng này cũng được ghi nhận có tính bảo mật cao, đảm bảo chỉ những người trong workflow mới xem được thông tin yêu cầu. Người dùng cũng có thể thiết lập bảo mật tùy theo nhu cầu của tổ chức.

Tính đến hết năm 2018, đã có hơn 12.000 ticket được tạo, 31.000 task việc được thực hiện với tỷ lệ đúng hạn trên 80%. Cao điểm, hồi tháng 6/2018, BA Online đã tiếp nhận 4.043 ticket và đã thực hiện 6.208 nhiệm vụ để phục vụ cho người FPT IS. Thời gian trung bình lãnh đạo phê duyệt dịch vụ giảm còn 3 giờ thay vì 5 giờ như trước. Thời gian hoàn thành các dịch vụ hỗ trợ mạng, phần mềm của IT… cũng giảm được 1 tiếng xuống còn 2 giờ.

PTGĐ FPT Hoàng Việt Anh đánh giá cao những thành tích mà các đơn vị thành viên của tập đoàn đã và đang đạt được trong các dự án chuyển đổi số năm 2019. “Dù là năm đầu tiên chính thức thực hiện, song các công ty đều có dự án chuyển đổi số đúng với định hướng của tập đoàn. Đặc biệt, một số đơn vị còn có đạt được những thành tích bước đầu đáng chú ý”.

Hoàng Hương

• Dữ liệu là huyết mạch của chuyển đổi số
• ‘FPT xây nền chuyển đổi số cho doanh nghiệp và xã hội’