Từ quý I, Syna - trợ lý AI đầu tiên do đội ngũ Ban Chuyển đổi số của Synnex FPT phát triển, chính thức đi vào vận hành. Công cụ này hỗ trợ đắc lực người dùng trong việc tra cứu thông tin và truy xuất dữ liệu trên hệ thống DDP nội bộ (Digital Distribution Platform - Hệ thống ERP đặc thù của Synnex FPT).
 |
| Thành viên trong đội dự án phát triển Syna. |
Cân bằng cuộc sống và công việc nhờ công cụ AI
Trước đó, các bộ phận hỗ trợ kỹ thuật phải giải quyết khối lượng công việc khổng lồ và lặp đi lặp lại, nhất là phải tăng ca cuối tuần để trả lời các truy vấn trùng lặp của người dùng. Việc thiếu một trợ lý luôn sẵn sàng 24/7 khiến môi trường làm việc trở nên căng thẳng, ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của CBNV.
Để giải quyết bài toán này, Syna ra đời, được kỳ vọng như một Digital Employee - Nhân viên số toàn năng, làm việc không mệt mỏi, hỗ trợ tức thì, tích cực và lan tỏa văn hóa nội bộ bằng công nghệ hiện đại.
Ban đầu, Syna được triển khai ở quy mô thử nghiệm nhằm giảm tải thao tác trên hệ thống DDP. Theo anh Trần Văn Thọ - người trực tiếp đào tạo và phát triển Syna, nhu cầu thực tế đa dạng của người dùng buộc đội ngũ kỹ thuật phải liên tục cải tiến cập, nhật dữ liệu và nâng cao năng lực xử lý cho trợ lý thông minh này.
Thách thức lớn nhất là biến Syna trở thành một nhân viên gần gũi với cá tính, giọng điệu riêng, đủ sức kết nối với CBNV ở khía cạnh chuyên môn lẫn văn hóa. Việc tổng hợp và duy trì một kho tri thức khổng lồ, được cập nhật liên tục từ nhiều bộ phận đòi hỏi tính kiên trì, phối hợp chặt chẽ phòng ban và quy trình rõ ràng.
Ngoài ra, một khó khăn khác là hệ thống AI nền tảng của Syna đang sử dụng dịch vụ hạ tầng từ một sản phẩm của đơn vị thành viên. Do đó, việc mở rộng, nâng cấp hay cá nhân hóa Syna đôi khi bị phụ thuộc vào lộ trình phát triển của đơn vị này. Điều này khiến đội ngũ kỹ thuật của Synnex FPT không thể chủ động triển khai hay cải tiến ngay những tính năng mới dù có ý tưởng và nguồn lực sẵn sàng.
 |
| Anh Trần Văn Thọ - người trực tiếp đào tạo và phát triển Syna. |
Nàng Syna đa nhiệm
Điểm khác biệt của Syna nằm ở việc được đào tạo từ dữ liệu nội bộ chuẩn hóa của Synnex FPT. Nhờ vậy, các phản hồi của trợ lý AI này luôn có độ chính xác cao và ứng dụng ngay vào công việc hàng ngày.
Hiện, Syna hỗ trợ hiệu quả các tác vụ như tra cứu quy trình QMS, hướng dẫn sử dụng hệ thống, chính sách marketing, thông tin hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, chương trình quản lý nhà cung cấp (vendor program), giải thích thuật ngữ chuyên môn…
 |
| Syna cũng có mặt trên Workplace và tương tác thường xuyên trong nội bộ Synnex FPT. |
Vừa qua, đội ngũ đã nâng cấp Syna để mở rộng hỗ trợ nghiệp vụ kinh doanh và tăng cường năng lực tư vấn đa lĩnh vực. Cập nhật này đặc biệt hướng tới nhóm người dùng tuyến đầu như bộ phận kinh doanh và hậu cần.
Bản cập nhật nổi bật với tính năng truy vấn thông tin tồn kho, cung cấp dữ liệu theo ba chỉ số chính: số lượng hiện tại, các trường hợp bất thường (với hàng công nghệ thông tin) và sản phẩm cận hạn sử dụng (dược phẩm). Thông tin phản hồi được phân quyền đồng nhất, giúp nhân sự dễ dàng theo dõi hàng hóa và ra quyết định kịp thời.
Song song, Syna còn cải thiện vượt bậc về khả năng trò chuyện tự nhiên và hiểu biết đa dạng. Trợ lý thông minh nhà Synnex FPT có thể tư vấn nhiều chủ đề phổ thông trong cuộc sống hàng ngày (khoa học, tâm lý học, tình huống thực tiễn…), đưa ra lời khuyên cho các câu hỏi cá nhân, thể hiện mức độ thích ứng linh hoạt và gần gũi với người dùng.
Chị Nguyễn Thị Ngọc Yến (Phòng Kế hoạch - Tiếp thị) cho biết: “Tôi thường sử dụng DDP để lấy báo cáo doanh thu, ít dùng các tính năng khác. Khi thử nghiệm các tiện ích của Syna trên DDP, tôi thấy khá tiện lợi trong việc kiểm tra quy trình và tồn kho sản phẩm. Đôi lúc, Syna còn trả lời chưa đúng trọng tâm nhưng rõ ràng, đã tiến bộ nhiều so với trước đây”.
Bạn đồng hành của người Synnex FPT
“Chỉ sau thời gian ngắn triển khai, Syna ghi nhận trung bình hơn 6.000 lượt tương tác mỗi quý, 80% nhân sự Synnex FPT chủ động trò chuyện hàng ngày. Đặc biệt, Syna đồng hành cùng 100% nhân viên mới ngay từ những ngày đầu, giúp giảm đáng kể thời gian hỗ trợ từ quản lý”, anh Hoàng Kim Quý (thành viên đội dự án) cho biết.
Theo anh, ngoài hỗ trợ chuyên môn, nhân sự số này còn đóng vai trò quan trọng trong truyền thông nội bộ, với 80% nội dung có sự hiện diện của Syna, tăng hiệu quả lan tỏa thông tin. Đồng thời, hơn 300 góp ý ẩn danh được tiếp nhận, giúp ban lãnh đạo kịp thời cải thiện các điểm nghẽn trong tổ chức.
 |
“Thách thức lớn nhất vẫn là việc xác định chính xác nhu cầu của người dùng, cùng các hướng phát triển linh hoạt, từng bước hoàn thiện dựa trên phán đoán và kinh nghiệm tích lũy”, anh Trần Văn Thọ - “cha đẻ” Syna chia sẻ.
Trong tương lai, Syna sẽ được tích hợp sâu hơn vào các nền tảng làm việc như eOffice, email, DDP để tự động hóa quy trình như xin nghỉ phép, cập nhật lịch làm việc… Ngoài ra, cô nàng Syna cũng sẽ chủ động hơn trong giao tiếp và tham gia các hoạt động truyền thông từ gửi thông báo định kỳ, nhắc nhở lịch trình…
Syna được Synnex FPT định hướng trở thành kênh giao tiếp nội bộ thống nhất, kết nối con người với hệ thống, thế hệ với thế hệ nhằm xây dựng văn hóa làm việc hiện đại, hiệu quả và gắn kết.
Nam Dung
Ý kiến
()