My Tasks trên myFPT chính thức golive toàn Tập đoàn

My Tasks (tiền thân là PEAR - Personal Enhancement Area) là tính năng mới được ra mắt, phục vụ việc chuyển đổi cách quản lý công việc cho CBNV FPT. Thay vì nhận email thông báo công việc từ các hệ thống tác nghiệp khác nhau, chức năng My Tasks sẽ là nơi tự động tập hợp các việc cần làm và hiển thị thông báo đến CBNV, ngay trên ứng dụng myFPT.

Trước đó, CBNV phải nhận thông tin phân tán tại nhiều hệ thống khác nhau như: email, Workplace, Teams… Điều này tạo nên tình trạng quá tải và “loãng” thông tin, người FPT phải thường xuyên đặt các bộ lọc “mail filters” với mong muốn giảm số lượng email spam gây ảnh hưởng công việc.

Để xử lý những bất cập ấy, đội dự án FPT Software đã nghiên cứu và cho ra đời sáng kiến PEAR (tên khi golive là My Tasks). Sáng kiến này giúp giải quyết các bài toán về việc tích hợp các hệ thống để “nhặt việc”, nhắc nhở và thông báo công việc trên ứng dụng myFPT.

Tại nhà Phần mềm, sáng kiến này đã thể hiện rõ vai trò của mình trong việc thu thập các công việc tại 13 hệ thống khác nhau, thông báo về một nơi duy nhất - myFPT. Điều này giúp CBNV và quản lý, lãnh đạo tiết kiệm thời gian xem thông báo và xác định công việc cần xử lý hay phê duyệt, góp phần nâng cao năng suất lao động.

Vào tháng 2/2024, đội dự án tiến hành khảo sát ý kiến người dùng, thu về 383 phản hồi. Phần lớn người dùng đánh giá tích cực về PEAR và các tính năng của ứng dụng, bao gồm khả năng giúp họ không bỏ sót công việc, tính sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề.

My Tasks tiền thân là PEAR - sáng kiến tham gia tranh tài cuộc thi iKhiến 2023 do anh Bạch Thành Lê (FPT Software - giữa) làm quản trị dự án.

Với kết quả khả quan này, Ngành dọc Chuyển đổi số nội bộ FPT phối hợp cùng CTTV và các phòng ban liên quan quyết định nhân rộng sáng kiến trên toàn FPT, với mong muốn giúp CBNV có thêm công cụ nhắc việc tại “một nơi duy nhất” mà không bị phân tán như trước kia.

Chính thức từ ngày 3/4, chức năng My Tasks (tên gọi mới của PEAR) sẽ golive giai đoạn 1 trên toàn Tập đoàn và CTTV với 9 hệ thống. Trước đó, tại FPT Software, My Task đã kết nối thành công với 13 hệ thống như TMS, HRIS, TSS, FHU…

Trong giai đoạn 1, chức năng này sẽ kết nối với 2 hệ thống dùng chung toàn Tập đoàn là uService (cho phép tạo và xử lý yêu cầu trên hệ thống) và ePurchase (quản lý báo giá, đề nghị mua sắm…).

Với hệ thống riêng, My Tasks sẽ tích hợp cụ thể với: HRIS (thuộc FPT HO, cho phép tạo đơn, phê duyệt đơn nghỉ); HRIS (thuộc FPT Telecom, tạo và phê duyệt đơn); CIM (thuộc FPT Education, tiếp nhận và xử lý yêu cầu của sinh viên và giảng viên về cơ sở vật chất); eTMS (thuộc FPT IS, quản lý thời gian ra/vào, OT, nghỉ phép); Check-in (thuộc FPT Online, phê duyệt và nhắc phê duyệt đơn); Inside (thuộc FPT Retail, phục vụ cho các vấn đề liên quan đến check-in).

Từ ngày 3/4, người FPT muốn xử lý các đầu việc trên, chỉ cần truy cập vào ứng dụng myFPT và tiến hành xử lý. CBNV có thể kiểm tra công việc tại 3 vị trí trên myFPT.

Cụ thể, tại giao diện chính của ứng dụng, My Tasks sẽ hiển thị thông báo bên ngoài Launcher Badge (giao diện trình khởi chạy), xuất hiện tại quả chuông phía trên cùng bên phải trong ứng dụng và ở mục “Việc của tôi” tại giao diện ứng diện/hoặc truy cập vào “Chức năng” để xem thông báo “Việc của tôi”.

Từ ngày 3/4, My Tasks sẽ chính thức golive trên myFPT

Với My Tasks, người FPT có thể xử lý công việc cần phê duyệt và cần thực hiện. 5 hoạt động có thể xử lý nhanh tương ứng 5 loại việc, gồm: Công việc thực hiện ngay trên myFPT; Công việc thực hiện thông qua việc mở Webview/Browser trong lòng ứng dụng myFPT; Công việc cần thực hiện trên Desktop; Thông báo sự kiện... (người dùng không phải thực hiện hành động gì); Công việc kết hợp với công việc thực hiện trên myFPT có nút Từ chối hoặc Làm lại.

Ở giai đoạn 2, My Tasks sẽ tiếp tục kết nối với các hệ thống thông tin toàn FPT và CTTV. Đồng thời, sản phẩm này sẽ tiếp tục được cải tiến để toàn diện và hiệu quả tối đa cho CBNV.

Từ nay, My Tasks sẽ hoạt động như một trợ thủ định hướng công việc, đồng hành CBNV bằng việc tự động gợi nhắc công việc cần làm thông qua ứng dụng myFPT. Tình trạng bỏ sót đầu việc sẽ được hạn chế tối đa, người FPT dễ dàng kiểm tra công việc ở mọi thời điểm thông qua điện thoại mà không hạn chế thiết bị truy cập vào tác vụ như trước kia.

Thanh Dung