Hệ thống kiểm kê hàng tự động FPT Shop với độ chính xác 100%

Hệ thống kiểm kê hàng của FPT Shop tự động báo cáo kết quả với độ chính xác 100 % giúp giảm thao tác, tiết kiệm chi phí.

Hiện nay số lượng hàng hóa tại FPT Shop rất lớn, vì thế việc kiểm kê hàng hóa tránh thất thoát là một yêu cầu bắt buộc đặt ra cho đơn vị. Trước đây, nhân viên kiểm soát nội bộ (KSNB) phải thực hiện kiểm soát hàng hóa thủ công, quản lý bằng excel mất thời gian và dễ nhầm lẫn. Vì vậy phòng KSNB đã cùng ban hệ thống của FPT shop đã nghiên cứu và xây dựng hệ thống kiểm kê tự động nhằm cải tiến thiết bị làm việc.

[Người chịu trách nhiệm chính cho dự án là anh Nguyễn Tất Thắng, Phòng Kiểm soát nội bộ.

Trước khi hệ thống kiểm kê tự động ra đời, nhân viên KSNB phải thực hiện 4 bước rất phức tạp và xử lý thủ công bằng excel với cấu trúc nhiều trang (sheet): Bước 1 - Đổ tồn kho từ hệ thống về sheet TON KHO; Bước 2 - Nhân viên KSNB bắn imei, mã sản phẩm, phụ kiện về sheet BAN KIEM KE, đồng thời kiểm tra ngày nhập, tình trạng thực tế, giá có trùng khớp với hệ thống; Bước 3 - Chuyển biên bản kiểm kê về Sheet BIEN BAN KIEM KE; Bước 4 - Xử lý kiểm kê.

Trong quá trình xử lý, nhân viên KSNB phải ghi nhận xử lý các trường hợp được phép xuất đổi cấu hình cho shop, ghi nhận xuất hóa đơn nếu thiếu hàng thực tế, chuyển kho con những hàng không đủ điều kiện bán mới hoặc shop chưa chuyển kho bảo hành, chờ xử lý (máy bị lỗi, bị trầy xước).

Hệ thống kiểm kê tự động hiển thị chi tiết tên người kiểm kê, trạng thái, số lượng..., đồng thời tự động trích xuất báo cáo với độ chính xác 100%.

Sau khi có công cụ, nhân viên KSNB chỉ cần đặt lịch kiểm kê định kỳ hàng tháng cho shop, hệ thống sẽ tự động đẩy lịch kiểm kê về cho shop bằng "call log". Trong "call log" thể hiện các nội dung: thời gian kiểm kê, số phiếu kiểm kê của shop đó. Đến ngày kiểm kê, shop vào chọn số phiếu KSNB cung cấp mà bắn kiểm kê. Ngay khi shop bấm nút hoàn tất kiểm kê, KSNB sẽ đổ báo cáo kiểm kê biết được lượng hàng lệch từng shop. Nếu shop nào lệch hàng, hệ thống sẽ đẩy call log báo shop kiểm tra các sản phẩm bị lệch và giải trình cho KSNB.

Công cụ kiểm kê tự động giúp tần suất của công tác KSNB được dãn từ 1 tháng/ lần sang 4 tháng/ lần, tiết kiệm được số nhân sự KSNB, giảm thao tác của người kiểm kê và chi phí công tác. Bên cạnh đó, ASM (quản lý vùng) có thể kiểm kê đột suất shop, chủ động về dữ liệu, không phụ thuộc vào 1 bộ phận.

Với công cụ này, độ chính xác của người kiểm kê đạt 100% và việc trả kết quả hoàn toàn tự động.

Video Hệ thống kiểm soát hàng tự động - FPT Retail: