Với bài toán đó, Ban Mua sắm đã sử dụng AI để phát triển trợ lý mua sắm Epur, tập trung giải quyết đúng những vướng mắc mà người FPT thường gặp. Dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế, Epur được xây dựng với tính năng thiết thực, hỗ trợ người dùng từ khi có nhu cầu mua sắm tới khi nhận hàng, đánh giá đơn hàng một cách dễ hiểu và thuận tiện.
 |
| Epur có các tính năng giúp tháo gỡ vướng mắc người FPT thường gặp trong quá trình mua sắm nội bộ |
Trợ lý Epur thể hiện vai trò đắc lực ngay ở bước mua sắm đầu tiên. Nguyễn Lê Mỹ Ái, phụ trách mua sắm tại Phòng Hành chính - Trường Đại học FPT, cho biết mỗi tháng chị xử lý từ 20-25 đơn hàng, chủ yếu là các mặt hàng về đồng phục, balo... Với tần suất mua sắm gần như hàng ngày, Epur giúp chị Ái rút ngắn đáng kể thời gian tra cứu thông tin. "Epur gợi ý các nhà cung cấp kèm theo những thông tin cơ bản. Từ nhà cung cấp đó mình có thể tham khảo thêm tính năng của các sản phẩm", chị Ái chia sẻ và cho hay, thông tin hàng hóa và nhà cung cấp rõ ràng giúp đảm bảo chất lượng cho đơn hàng, người dùng cũng lựa chọn được các mặt hàng phù hợp với nhu cầu thực tế.
Còn với những CBNV không thường xuyên mua sắm, trở ngại lớn nhất nằm ở quy trình. Việc không nắm rõ các thủ tục, đơn hàng trên Epurchase phải qua nhiều bước duyệt khiến thời gian mua sắm thường bị kéo dài. Theo anh Hà Văn Đường (Phòng Hành chính quản trị, FPT HO), khi mua hàng sợ nhất là chậm tiến độ. Vì thế, trợ lý Epur được phát triển các tính năng chăm sóc người dùng từ bước tạo đề nghị mua sắm, hướng dẫn sử dụng Epurchase, giải đáp các câu hỏi về quy trình, quy định... Thông tin rõ ràng ngay từ đầu nên thời gian được rút ngắn đáng kể, người dùng cũng có thể chủ động hơn trong từng thao tác.
"Tôi dùng trợ lý mua sắm Epur ngay trên FPT Chat. Chỉ với vài thao tác trên điện thoại là có thể theo dõi đơn hàng, xác nhận và đánh giá mua sắm, không cần mở máy tính", anh Đường bật mí về sự tiện lợi khi có trợ lý Epur. Bên cạnh đó, vào 16h mỗi ngày, trợ lý Epur sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng và nhắc người dùng những thủ tục cần thiết, từ đó không bỏ sót bất cứ bước nào trong quy trình mua sắm.
Không chỉ thuận tiện cho người dùng, Epur còn giảm đáng kể khối lượng công việc cho Ban Mua sắm. Trước đây, Ban Mua sắm thường xuyên nhận được câu hỏi như: Làm thế nào để bắt đầu tạo 1 ticket? Ngân sách nên xác định ra sao? Mặt hàng cần mua có yêu cầu đặc thù gì?... Hiện nay, phần lớn các câu hỏi đã được Epur giải đáp. Chị Nguyễn Thị Phương (Ban Mua sắm, FPT HO) trải lòng, từ ngày có Epur, chị không mất nhiều thời gian vào việc trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại, có thể tập trung làm công việc chuyên môn. Epur còn được tích hợp lịch sử mua sắm thực tế và đánh giá nhà cung cấp theo sao xếp hạng. Tính năng này được Ban Mua sắm đánh giá cao vì tiết kiệm được phần lớn thời gian khi lựa chọn nhà cung cấp.
Với các tính năng nổi bật, ước tính sơ bộ trong năm 2025, trợ lý ảo Epur đã mang lại giá trị khoảng 1 tỷ đồng thông qua việc tiết kiệm thời gian lao động và nâng cao hiệu suất xử lý mua sắm, qua đó góp phần tối ưu chi phí cho Tập đoàn. Việc triển khai Epur trên 3 nền tảng: Website, FPT Chat và Microsoft Teams có thể thấy rõ mục tiêu mà Ban Mua sắm hướng đến là xây dựng trợ lý mua sắm Epur thân thiện, dễ sử dụng và sẵn sàng hỗ trợ người dùng ở mọi kênh làm việc. Với kỳ vọng Epur trở thành công cụ quen thuộc trong hoạt động mua sắm nội bộ, Ban Mua sắm mong muốn nhận được những đóng góp ý kiến để trợ lý Epur làm việc bám sát với nhu cầu thực tế, cùng người FPT mua sắm thuận tiện hơn.
Đưa trợ lý Epur vào sử dụng không chỉ là câu chuyện ứng dụng AI vào nghiệp vụ đời thường mà còn là quyết tâm của Ban Mua sắm trong lộ trình chuẩn hóa, minh bạch và nâng cao hiệu suất công việc. Người dùng được tiếp cận thông tin đúng, đủ và kịp thời. Ban Mua sắm cũng có thể rút ngắn thời gian xử lý các đơn hàng, góp phần xây dựng hệ sinh thái mua sắm hiệu quả, phù hợp với định hướng chuyển đổi số của Tập đoàn.
Như Ngọc
Ý kiến
()