6 sáng tạo iKhiến tiết kiệm hơn 100 nhân sự và hàng chục tỷ cho FPT

Ngày 30/10, chung khảo giải thưởng Sáng tạo FPT - iKhiến số 6 có 6 sáng tạo tranh tài, của các tác giả đến từ FPT Telecom, FPT IS, FPT Education và FPT Software.

FPT Telecom có 2 sáng tạo dự thi là Giá ra cáp đa chức năng và máy POS - Hệ thống hóa đơn điện tử. FPT IS với sáng tạo Tool nhập liệu vào hệ thống quản lý user, FPT Education là Công cụ thu công nợ tự động, FPT Software với 2 sáng tạo là Giải pháp số hóa tài liệu tích hợp trí tuệ nhân tạo - akaDoc và Nền tảng tổng hợp công cụ quản trị - Approve now.

Sản phẩm Giá ra cáp đa chức năng được các tác giả từ chi nhánh Hải Dương mang đến buổi bảo vệ iKhiến số 6 tại Hà Nội.

Hiện tại, do tính chất và đặc thù công việc, nhân viên Trung tâm Quản lý đối tác phía Bắc (TIN) phải mang nhiều đồ trên xe khi di chuyển (Túi đồ to, túi đồ nhỏ, cáp, thang, giá ra cáp …). Điều này gây ra nhiều rủi ro về an toàn khi tham gia giao thông, không thuận tiện trong công việc, giảm năng suất lao động. Tác giả Hoàng Ngọc Tú, FPT Telecom, đã sáng tạo ra sản phẩm Giá ra cáp đa chức năng.

Dụng cụ ra cáp siêu gọn gồm một trục đỡ lô cáp, 2 khuyên đỡ cáp dài 3 cm, 2 rắc co căn chỉnh đỡ cáp M8 để phù hợp với các loại xe; 2 khuyên 32 cm hoặc 38 cm để đỡ sào luồn cáp. Với đầy đủ vật liệu, chất lượng tốt, mỗi giá ra cáp có giá thành chưa đến chỉ hơn 100.000 đồng. Thời gian sản xuất trung bình một ngày có thể cho ra 3-4 sản phẩm.

Giá ra cáp có tính năng vượt trội hơn hẳn các loại trước. Với thiết kế khuyên đỡ cáp, giá phù hợp các loại xe máy; có thể ra cáp ngay trên xe mà không cần lo lắng các yếu tố khách quan. Đặc biệt, CBNV có thể gác thang, cắm sào luồn cáp thuận tiện, gọn gàng trên xe.

Do vậy, dựa vào kinh nghiệm thực tế công việc, anh Tú cũng đã cho ra đời 3 loại giá riêng biệt, phù hợp với từng ca triển khai - bảo trì: loại 1 - chỉ đựng cáp, loại 2 - chỉ đựng cáp và thang, loại 3 - đựng được cả cáp, thang, và có khuyên cài sào. Sản phẩm đưa vào thử nghiệm từ 30/6. Trong thời gian tới, anh Tú hy vọng sản phẩm được nhân rộng ra toàn FPT Telecom.

Tool nhập liệu account có tính ứng dụng cao với tất cả dự án có hệ thống quản lý user tại FPT IS.

FPT.eGOV là Trung tâm thực hiện triển khai hệ thống Chính phủ điện tử tại FPT IS, cần cấu hình dữ liệu người dùng theo yêu cầu của khách hàng vào hệ thống quản lý user (LDAP). Việc cấu hình tài khoản người dùng thường làm thủ công, dù là công việc đơn giản nhưng rất mất thời gian và nguồn lực. Nếu sai sót trong bước cập nhật thông tin user sẽ ảnh hưởng đến việc đào tạo người dùng và triển khai nhân rộng của hệ thống. Từ khó khăn này, anh Nguyễn Mạnh Cường đã sáng tạo ra Tool nhập liệu account nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất công việc. 

Sáng tạo giúp cấu hình tài khoản từ file CSV đã được chuẩn hóa của khách hàng. Các cơ quan hành chính nhà nước chỉ cần thêm tài khoản vào file CSV theo mẫu. File sẽ được chạy vào LDAP - hệ thống quản lý user. Sáng tạo đã áp dụng cho nhiều dự án của FPT.eGOV: Quảng Ninh, STINET ở TP HCM, Quận 7, Hải Phòng… Tổng số account hệ thống đã tự động cập nhật lên đến 30.000.

Khi chưa có tool, để tạo tài khoản cho một huyện khoảng 1.000 người dùng mất một tuần để một nhân sự thực hiện. Việc áp dụng công cụ đã giúp rút ngắn thời gian trên xuống còn một giờ. Với số lượng dự án và account đã được nhập liệu, hệ thống tiết kiệm khoảng 500 giờ. Ngoài trung tâm eGOV, tool có tính ứng dụng cao với tất cả dự án có hệ thống quản lý user tại FPT IS.

Chị Lê Thị Thúy, Trưởng nhóm triển khai phường/xã thuộc Hệ thống chính quyền điện tử Quảng Ninh, cho biết Ldap input đã hỗ trợ đội dự án tạo khoảng 5.600 tài khoản cán bộ của 186 phường/xã trong 6 giờ, rút ngắn thời gian cấu hình tài khoản 90% so với dự kiến. Thời gian triển khai nhân rộng hoàn thành trong 1,5 tháng vượt kế hoạch so với dự kiến ban đầu là 3 tháng, với độ chính xác 100%. 

Sắp tới, thay vì chỉ nhập liệu toàn bộ tài khoản lên một hệ thống chung, tác giả đang nghiên cứu triển khai việc nhập tài khoản người dùng cho từng nhóm, theo những yêu cầu khác nhau của hệ thống.

Akadoc hiện đang tiếp cận với gần 30 khách hàng khác nhau thuộc khối tài chính ngân hàng, bảo hiểm, chính phủ, y tế.

AkaDoc là giải pháp số hóa tài liệu tích hợp trí tuệ nhân tạo, sử dụng hiệu quả khi bóc tách nguồn dữ liệu lớn từ văn bản, hình ảnh... Hệ thống được cải tiến từ ý tưởng từng triển khai cho khách hàng. Theo đó, AkaDoc đã được tích hợp thêm công nghệ, có khả năng nhận dạng nhiều loại văn bản, hình ảnh hơn.

Sáng tạo tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) kỹ thuật hiện đại máy học và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) nhờ đó quy trình bóc tách nội dung trong ảnh chụp hoặc bản scan tài liệu, số hóa đưa vào cơ sở dữ liệu diễn ra tự động, các thông tin dữ liệu được bảo mật.

Người dùng có thể tạo và lưu bản mẫu văn bản bằng việc xác định các trường thông tin có giá trị. Tài liệu có định dạng tương tự sẽ được tự động phân loại, xử lý để trích xuất thông tin. Thay vì phải nhập liệu thủ công từng văn bản, người dùng chỉ cần tải dữ liệu thô, AkaDoc sẽ làm hoàn toàn việc phân tách dữ liệu, quá trình này tiết kiệm lên đến 80% thời gian. Sau khi hoàn tất, người dùng có thể kiểm tra bằng chỉ số đo độ chính xác, được hiển thị cạnh mỗi mục dữ liệu.

Từ đầu năm đến nay, AkaDoc đã được triển khai cho khách hàng Allianz, Unilever, AIA... tại Việt Nam. Sản phẩm tiếp cận thị trường Malaysia và Indonesia. Đến nay, giải pháp tiếp cận với gần 30 khách hàng khác nhau thuộc khối tài chính ngân hàng, bảo hiểm, chính phủ, y tế…

Approve Now có thể tải miễn phí trên kho ứng dụng của Apple và Google.

Mỗi ngày, 16.000 CBNV FPT Software cần được phê duyệt nhiều loại giấy tờ như đơn xin nghỉ phép, hóa đơn thanh toán, đăng ký làm thêm… Cấp quản lý khi muốn approve phải truy cập vào từng hệ thống trên máy tính. Nhiều giấy phép đến hạn nhưng chưa được duyệt khiến CBNV mất thời gian gọi điện, chat hỏi. Điều này gây bất tiện bởi quản lý của FPT Software thường bận rộn, trong khi hệ sinh thái các công cụ quản trị ngày càng mở rộng.

Trước tình trạng này, nền tảng tổng hợp công cụ quản trị - Approve now ra đời. Đây là ứng dụng điện thoại, được sử dụng bởi các cấp quản lý của FPT Software. Sản phẩm tích hợp toàn bộ công cụ quản trị hiện có của FPT Software, trong đó có cấp duyệt thanh toán online, quản lý thời gian, quản lý công việc…

Ứng dụng được phát triển bởi nhóm tác giả Hoàng Văn Nam - Đỗ Đình Dinh. Mỗi khi có nhiệm vụ cần phê duyệt, Approve now sẽ nhắc người dùng qua thông báo điện thoại. Các thông báo sẽ xuất hiện cho đến khi được giải quyết.

Người dùng đăng nhập vào ứng dụng bằng tài khoản FPT Software. Sử dụng phần mềm có thể tiết kiệm 1/3 thời gian thao tác của các nhà quản lý. Approve now được xây dựng trên nền tảng của các công cụ quản trị, vậy nên khi có thay đổi về quyền kiểm duyệt, ứng dụng sẽ tự động update. Hiện Approve now có thể tải miễn phí trên kho ứng dụng của Apple và Google.

Thay vì thu cước theo cách thủ công trước đây, thu cước bằng máy POS trên nền hệ thống hóa đơn điện tử giúp FPT Telecom tiết kiệm 95 nhân sự và hàng chục tỷ đồng mỗi năm.

Hình thức thu cước bằng hóa đơn giấy vận hành suốt nhiều năm tồn tại rất nhiều hạn chế. Nhân viên thu cước phải mất khá nhiều thời gian để chờ in ấn, bóc tách, giao nhận hóa đơn, nộp tiền và đối soát các khoản thu. Công ty cũng tốn chi phí và nhân lực cho việc in ấn, vận chuyển hóa đơn đến các chi nhánh. Để giải quyết vấn đề trên và đáp ứng nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, nhóm tác giả FPT Telecom đã nghiên cứu và xây dựng giải pháp số hóa hóa đơn, thu cước bằng máy POS trên nền hệ thống hóa đơn điện tử.

Nhân viên thu cước thay vì phải mang theo tập hóa đơn giấy bên mình thì chỉ với máy POS nhỏ gọn đã có thể đáp ứng được toàn bộ quá trình đi thu, hạn chế các rủi ro thất lạc, hư hỏng hóa đơn. Sau khi thanh toán, giao dịch sẽ được ghi nhận tức thời lên hệ thống từ đó nhân viên văn phòng có thể kiểm soát quá trình thu cước một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng các loại thẻ có thể thanh toán điện tử. Giao dịch được ghi nhận đồng thời sẽ in ra biên nhận ngay lập tức cho khách hàng.Giải pháp đem lại cho FPT Telecom những kết quả vượt trội. Quỹ thời gian thu cước tăng thêm 3 ngày mỗi tháng góp phần đưa tỷ lệ thu hồi công nợ 30 ngày từ 98% lên 99%, tương ứng với số tiền 5 tỷ đồng. Quản lý dòng tiền tối ưu hơn khi chuyển từ tiền mặt sang quản lý qua tài khoản ngân hàng. Dòng tiền cho 2 ngày thu sớm là hơn 40 tỷ đồng.

Việc ngừng in hóa đơn giấy tiết kiệm được chi phí máy in, phí bảo trì bảo dưỡng, giấy in, chi phí kho bãi, vận chuyển, công tác, tương ứng 5 tỷ đồng tiền phôi mỗi năm. Nếu không tự phát triển, công ty phải chi 7 tỷ đồng mỗi năm mua giải pháp từ bên ngoài.

Sáng tạo giúp tiết kiệm được 95 nhân sự in ấn, vận chuyển. Nhân viên thu cước tiết kiệm được hơn 150.000 km/tháng đi lại nhận hóa đơn; giảm thời gian xé hóa đơn, kiểm soát hóa đơn, trả hóa đơn về, thời gian tiết kiệm được lên đến 4.500 giờ/tháng. Hiện tại, FPT Telecom đã triển khai được 1.200 máy POS thu tại nhà và 150 máy tại quầy để phục vụ khách hàng.

Anh Bùi Văn Phát trình bày về sản phẩm thu công nợ tự động trước hội đồng giám khảo iKhiến. Ảnh: Quốc Phú

Trong quá trình triển khai triển khai hệ thống quản lý ký túc xá OCD của ĐH FPT, việc quản lý tài chính vẫn còn thực hiện thủ công, có nhiều sai sót và mất nhiều thời gian, nguồn lực để thực hiện.

Nhận thấy những bất cập trên, tháng 12/2018, chị Nguyễn Ngọc Vân đề xuất sáng kiến xây dựng “Công cụ quét thu công nợ tự động” trong chương trình FE Lott để “đặt hàng” phòng Nghiên cứu & Phát triển ứng dụng, trực tiếp là anh Bùi Văn Phát, giải quyết bài toán này.

Với 2 nhân sự chính và một người hỗ trợ trên hệ thống, công cụ được triển khai trên thực tế chỉ sau một tháng kể từ lúc lên ý tưởng. Công cụ này được xây dựng trên nền tảng web và tích hợp với hệ thống quản lý ví điện tử trên FAP.

Với hơn 3.000 sinh viên ở ký túc xá, để theo dõi công nợ, trước đây, cán bộ quản lý phải đăng nhập nhiều hệ thống với nhiều account như trước, mất trung bình 1-3 phút để rà soát mỗi sinh viên, tương đương hơn 6 ngày làm việc để hoàn thành. Hiện nay, cán bộ quản lý ký túc xá chỉ cần đăng nhập OCD, ấn nút quét nợ, hệ thống sẽ tự động thu nợ từ ví FAP, sau đó chuyển lại bản báo cáo bằng excel. Thông tin thu hồi nợ lập tức được cập nhật trong module dành cho sinh viên ở cả FAP và hệ thống OCD.

Công cụ quét thu hồi công nợ tự động được triển khai và tích hợp vào hợp thống OCD từ tháng 1/2019, đã giúp ĐH FPT tại Hòa Lạc tiết kiệm được khoảng 125 giờ làm việc mỗi năm, tránh lỗi thường gặp do yếu tố con người và dự kiến sẽ triển khai toàn hệ thống ký túc xá của ĐH FPT toàn quốc.

Trâm Hà - An Trang

• Nỗi sợ học sinh chán học giúp thầy giáo đạt giải iKhiến
• 6 năm thai nghén ý tưởng đến 'cú ăn ba' giải iKhiến