‘Lên ngôi’ với sáng tạo phần mềm ‘ba giảm’ nhờ… lười

Bill Gates từng nói: “Tôi luôn giao việc khó cho người lười vì họ sẽ tìm ra cách làm công việc đó trong thời gian ngắn nhất”. Điều đó có lẽ đúng với chủ nhân giải Vàng Sáng tạo Bùi Quốc Khánh, kỹ thuật viên điều hành Trung tâm Quản lý Đối tác phía Bắc (TIN HO), FPT Telecom, bởi anh luôn tự thúc ép mình tìm ra cách để công việc được giao phó trôi nhanh hơn. 

Anh Hoàng Trung Kiên (phải), nguyên PTGĐ FPT Telecom, trao giải Vàng Sáng tạo cho Bùi Quốc Khánh. Ảnh: Hồng Đào.

Từ việc mất vài ngày trời chỉ để tạo được phiếu thi công trước khi phục vụ khách hàng đến con số xử lý chỉ trong 24h là cả một quá trình đưa ý tưởng số hóa công tác điều hành trong lĩnh vực triển khai bảo trì của TIN HO thành hiện thực với công cụ mới làm việc trên máy tính. 

“Vừa sáng tác, vừa chơi đàn kiêm người biểu diễn” cho ý tưởng này đều do Khánh đảm trách với các đầu việc: Liệt kê những công việc có thể số hóa, lên ý tưởng về giải pháp, lập trình và tự thử nghiệm luôn cho chính công việc hằng ngày của mình. 

Gửi ý tưởng đến cuộc thi Sáng tạo của FPT Telecom, giải pháp của Khánh ngay lập tức lọt vào “mắt xanh” của các lãnh đạo "nhà Cáo". Tại vòng chung kết giai đoạn 1 diễn ra tháng 9 vừa qua, Khánh lại càng gây ấn tượng mạnh bởi ý tưởng của anh đã thành hình tương đối hoàn chỉnh và thực tế được áp dụng một phần tại đơn vị. 

Ban giám khảo trong đó có TGĐ FPT Telecom Nguyễn Văn Khoa và PTGĐ Chu Hùng Thắng cũng đánh giá cao việc “xắn tay áo tự kỳ cạch” lập trình cho ứng dụng của Khánh, dù đây không phải là chuyên ngành học của anh. 

Chàng trai 9x tâm sự, anh gia nhập TIN ngay sau khi tốt nghiệp Khoa Điện tử - Viễn thông của Học viên Công nghệ - Bưu chính - Viễn thông. Chỉ sau 4 tháng làm kỹ thuật viên, anh được chuyển lên làm điều hành. Từ đó, công việc của anh xoay quanh trục nhập liệu, quét lấy số liệu trên hệ thống Inside (hệ thống số liệu nội bộ) rồi làm báo cáo bằng Excel. Tất cả đều được thực hiện thủ công qua công cụ duy nhất là Inside. Công việc phải thực hiện qua nhiều bước dẫn đến những thông tin cập nhật tới từng tổ thi công chậm chạp và đối với Khánh thì “phiền nhất là quá mất thời gian để làm những công việc giống nhau ngày qua ngày”. 

“Nói thật là việc này nghe đơn giản nhưng tôi vốn là kẻ lười biếng nên không thích làm những việc mất thời gian, trong khi về tư duy có thể thấy rằng gần chục bước công việc đó có thể tự động hóa”, Khánh bộc bạch. 

Đối với cán bộ quản lý và điều hành, tool có tác dụng “ba giảm”: Giảm thời gian làm báo cáo hằng ngày, giảm thao tác, giảm người thực hiện mà vẫn nắm được toàn cảnh công việc với độ chính xác cao hơn cả làm bằng “sức cơm”. 

Đối với từng tổ làm việc, tool có chức năng gửi cảnh báo KPI (Key Performance Indicator - chỉ số đánh giá hoạt động) chi tiết mỗi ngày và tự động gửi báo cáo triển khai, bảo trì còn tồn đọng cùng thông tin thu hồi để từ đó các đơn vị có thời gian sắp xếp nhân sự và công việc phù hợp.

Đối với kỹ thuật viên, công cụ sẽ giúp mỗi nhân viên nắm được “sản lượng” làm việc của mình qua số liệu tồn đã xử lý, tỷ lệ đúng hạn, quá hạn ticket (phiếu thi công) hạ tầng. Tool cũng gửi nhân viên kinh doanh và bộ phận thu cước (CUS) của các chi nhánh liên quan về các hợp đồng mới chưa được tạo phiếu thi công. Đây là điểm mấu chốt giúp rút ngắn thời gian bắt khách hàng phải chờ đợi vì những lý do rất “con người” kiểu như điều hành quên không tạo phiếu hay vướng mắc ở một khâu nào đó bởi hợp đồng triển khai mới liên quan tới nhiều bộ phận. 

Bùi Quốc Khánh trong buổi trao giải Vàng Sáng tạo FPT Telecom.

“Trước đây có nhiều trường hợp khách hàng ký hợp đồng, đợi 4-5 ngày mà phiếu thi công vẫn chưa được tạo, trong khi kỹ thuật là người trực tiếp đi làm thì “nào biết, nào có hay”. Từ khi tool được đưa vào sử dụng, không quá một ngày, tính cả đêm là phải xử lý”, anh Khánh cho biết. 

Là sáng kiến về tăng năng suất lao động nhưng tình cờ việc hỗ trợ cho các bên liên quan đã giúp tool của Khánh “bao” luôn cả định hướng lấy khách hàng làm trung tâm, giảm rời mạng. Hiện giải pháp của Khánh đang được gửi tới Trung tâm Dịch vụ Tin học FPT (ISC) để làm chuẩn hóa báo cáo và có thể sẽ áp dụng cho toàn quốc.

Quốc Khánh hiện còn “ấp ủ” nhiều ý tưởng với cùng chủ đề số hóa các công cụ làm việc của kỹ thuật viên TIN như việc upload ảnh chụp lên server kiểm soát, cập nhật việc kiểm soát chất lượng thi công (trong khi hiện tại đang làm lặp ba lần bằng Excel), hay đốc thúc tiến độ các bộ phận liên quan khi công cụ tự phát hiện các trường hợp chưa lập phiếu thi công… Tuy nhiên, anh chưa gửi thêm bất kỳ bài dự thi nào tới cuộc thi Sáng tạo. “Phải tư duy trọn vẹn, bắt tay vào làm và thấy được những điểm mấu chốt của giải pháp thì tôi mới gửi đi ý tưởng của mình”, anh Khánh nói. 

Ngọc Dung