'Hậu trường' lễ tôn vinh cá nhân xuất sắc FPT Telecom

Với mong muốn tổ chức lễ tôn vinh trang trọng, đầm ấm, Ban lãnh đạo công ty đã lên kế hoạch từ trước Tết Nguyên đán 2014. Được tín nhiệm cử làm "tổng chỉ huy" của chương trình, chị Vũ Mai Hương, Phó TGĐ FPT Telecom, đích thân chuẩn bị mọi việc, từ kịch bản MC đến việc sửa lời dẫn về 50 cá nhân xuất sắc hay "điều khiển" toàn bộ hậu trường. Các Phó TGĐ của đơn vị cũng nhiệt tình tham gia tìm hiểu, sửa lời giới thiệu về từng cá nhân xuất sắc trong buổi lễ cho phù hợp để thể hiện sự trân trọng với mỗi nhân viên.

Chị Mai Hương (phải) cùng MC Bùi Việt Hùng (trái) chuẩn bị công tác đón tiếp.

Sau phần lễ là các tiết mục văn nghệ với tiêu chí trẻ, nhiệt huyết và vui vẻ. Do vậy, chị Hương quyết định sử dụng đội ngũ "cây nhà lá vườn" và đã viết e-mail kêu gọi các cá nhân xuất sắc nhiệt tình hưởng ứng. Chị cũng lưu tâm, nhắc mọi người lựa chọn những ca khúc phù hợp vì trong đoàn có nhiều phụ huynh lớn tuổi. Đặc biệt, Phó TGĐ còn dành cả một buổi sáng cẩn thận lựa chọn từng món quà của Malaysia để tặng cho người thân cá nhân xuất sắc làm kỷ niệm.

Trước khi chương trình diễn ra, chị đã tập hợp mọi người để kiểm tra lại mọi khâu chuẩn bị cho chương trình như… tập kịch. Từ thư mời bản cứng cho người thân đến việc lưu ý mọi người ăn mặc trang trọng, hướng dẫn mọi việc trong lễ tôn vinh… đều được chu toàn.

Chị Diệu Hiền (ngoài cùng bên trái) cùng đoàn chuẩn bị hành lý setup cho lễ tôn vinh.

Theo chị Nguyễn Khoa Diệu Hiền - Chánh Văn phòng FPT Telecom, do chương trình bao gồm cả lễ tôn vinh các cá nhân xuất sắc chứ không phải du lịch thông thường nên Ban tổ chức tập trung vào việc chuẩn bị phần lễ là chính, còn hoạt động tham quan do công ty du lịch đảm nhận. “Nếu ở trong nước, mọi việc sẽ dễ dàng hơn. Còn ở nước ngoài, chúng tôi phải chuẩn bị mọi thứ từ Việt Nam, như phông màn, bằng khen, hoa cài áo…”. Với tinh thần vui vẻ, ấm cúng là chính nên mọi thứ không cần thiết đều được cắt bỏ nhưng vẫn đảm bảo sự trang trọng. Thêm đó, do đoàn khá đông, lại xuất ngoại nên vấn đề thủ tục giấy tờ hợp lệ để xuất, nhập cảnh rất quan trọng. Chị phải gọi điện cho từng người kiểm tra giấy tờ, vé… để nếu có vấn đề phát sinh sẽ hỗ trợ kịp thời.

Chị Mai Hương suy nghĩ tìm cách hỗ trợ cho bác trong đoàn bị mất hộ chiếu và trông đồ cho anh chị em.

Do lực lượng của Ban tổ chức mỏng, nên cả Ban Điều hành công ty và các cá nhân xuất sắc cũng nhiệt tình tham gia công tác chuẩn bị. Từ phần lễ, văn nghệ, chuẩn bị đồ, set-up sân khấu, chau truốt lời giới thiệu… chị Mai Hương đều lăn xả vào làm. Đặc biệt, sự việc hy hữu mất hộ chiếu của một phụ huynh trong đoàn cũng khiến niềm vui trở nên trọn vẹn hơn khi mọi người đều gắn bó trong lúc khó khăn, cùng giải quyết, động viên tinh thần. Thay vì một buổi lễ mô phạm, sự sáng tạo và những tình huống bất ngờ đã khiến tình cảm trở nên hòa quyện, như một sợi dây vô hình gắn kết mọi người lại với nhau. “Ban tổ chức rất cảm động khi thấy người thân cá nhân xuất sắc bày tỏ sự hài lòng, cảm kích về buổi lễ đầm ấm, trang trọng và thân tình”, chị Hiền chia sẻ.

Anh Quốc Chư (giữa) cùng đội hậu cần bàn bạc chuẩn bị lễ tôn vinh tại Malaysia.

Với phương châm tận dụng nhân lực “cây nhà lá vườn”, anh Nguyễn Quốc Chư, Trưởng phòng Tuyển dụng, được phân công điều chỉnh slide và âm thanh ánh sáng phía hậu trường. Anh cho biết: “Điều lo lắng nhất là không biết rõ không gian khách sạn bên Malaysia như thế nào để chuẩn bị trước cho phù hợp nhưng rất may mọi việc đều suôn sẻ”. Theo anh, điều vui nhất của đội ngũ hậu cần là đã tổ chức thành công chuyến đi, giúp người thân của cá nhân xuất sắc thấy được văn hóa công ty, biết được sự quan tâm, gần gũi của Ban lãnh đạo nên đều xúc động khi con em, vợ chồng mình được tôn vinh.

Đội ngũ phóng viên không chuyên nhiệt tình tác nghiệp.

Bên cạnh đó, chính các cá nhân xuất sắc cũng tích cực tham gia vào công tác hậu cần. Chị Lê Ngọc Linh - Phó Chánh Văn phòng, chị Trần Thị Hằng An - Ban Nhân sự đều tham gia chuẩn bị mọi việc từ Việt Nam. Anh Bùi Việt Hùng - Trung tâm Phát triển Kinh doanh, đảm nhận vai trò MC và anh Nguyễn Anh Đức - Trung tâm Kinh doanh HN2, xung phong làm thợ ảnh.

Các sếp xem lại kịch bản trước khi chương trình diễn ra.

Với chị Lê Ngọc Linh, việc set-up những sự kiện lớn trong nước đã quá quen thuộc nhưng đây là lần đầu tiên FPT Telecom làm ở nước ngoài, lại ở khách sạn 4 sao, chi phí khá đắt đỏ. Mọi việc cho lễ tôn vinh đều phải trao đổi trước với nhân viên khách sạn. Những vật dụng nhỏ như dây buộc, băng keo, kìm cắt… đều phải chuẩn bị từ Việt Nam. Có nhiều thứ phải mua từ sân bay hoặc cửa hàng mang về khách sạn để tiết kiệm chi phí.

"Bộ ba quyền lực" của Ban tổ chức liên tục bàn bạc, thảo luận, ngay cả trên đường đi. Chị Ngọc Linh (áo vàng) là CNXS nhưng vẫn kiêm nhiệm nhiều công việc của đội hậu cần.

“Tôi không nghĩ mình là người được tôn vinh mà dồn mọi tâm huyết cho việc tổ chức. Nhưng khi bước lên sân khấu trong không khí trang trọng, tôi vẫn hồi hộp và xúc động, nhất là khi có sự chứng kiến của bố", chị Linh bộc bạch. Suốt 25 năm qua, chị và bố mới có chuyến du lịch cùng nhau. Khi các lãnh đạo tôn vinh người thân là hậu phương đắc lực của mỗi người, chị thêm xúc động và thấm thía hơn sức mạnh của tình cảm gia đình.

Để giảm thiểu chi phí cho chương trình, rời máy bay, đội hậu cần ra ngay khu vực bán hàng miễn thuế tại sân bay để mua rượu phục vụ cho buổi lễ.

Đồng hành cùng đội hậu cần, chị Trần Thị Thùy Linh, Trung tâm Đào tạo FPT Telecom, cho biết: “Mọi người chuẩn bị rất chu đáo, chị Mai Hương trực tiếp chỉ đạo sát sao từng công việc, những ngày gần chương trình đều họp review lúc 10h sáng hằng ngày”. Chị Linh cho biết, từ những việc nhỏ như hoa cài áo cá nhân xuất sắc cũng được chuẩn bị cẩn thận. Chị Trịnh Thùy Nhung, Giám đốc Trung tâm đào tạo, đảm nhận nhiệm vụ làm hoa. Cứ đến buổi trưa, chị em Ban Nhân sự lại bắt tay vào làm, tìm mua những cành hoa đào giả về “tái chế” lại. Lúc đầu ai cũng lo lắng vì không biết sản phẩm thế nào nhưng sau đó mọi người đều bất ngờ vì hoa rất hợp với cách trang trí của khách sạn bên Malaysia. “Một việc rất quan trọng là viết lời dẫn về 50 cá nhân xuất sắc, chị Trần Thị Hằng An là người viết bản đầu tiên, sau đó tôi và một số anh chị khác góp ý, chỉnh sửa, sao cho đảm bảo sự trang trọng và đủ thời lượng chương trình”, chị nói.

“Tôi rất xúc động và bất ngờ khi được chứng kiến thời khắc vinh danh của chồng mình. Mọi thứ đều được Ban tổ chức chuẩn bị chu đáo từ lúc gửi thiệp mời, làm các thủ tục giấy tờ và trong suốt hành trình chuyến du lịch, nhất là lễ tôn vinh ấm cúng, trang trọng. Tôi cảm thấy rất hạnh phúc khi chồng mình được làm trong môi trường tốt như vậy và tự nhủ sẽ cố gắng chia sẻ, giúp đỡ thật nhiều để anh thành công hơn nữa", chị Nguyễn Ngọc Mai, vợ anh Nguyễn Đức Việt, Phó GĐ chi nhánh FPT Telecom Thái Bình, cảm động nói.

Nguyễn Nhàn

Ảnh: FPT Telecom