Sử ký FPT: 'Chuyên gia' thư ký

Theo đúng quy tắc 10.000 h trong cuốn “Những kẻ xuất chúng", tôi đích thị là một trong những “chuyên gia” thư ký hàng đầu của FPT. Phàm đã là chuyên gia thì cần có trách nhiệm truyền lại kinh nghiệm cho các thế hệ sau. Với quy mô hơn 15.000 người của FPT như hiện nay và tương lai có thể có hàng trăm nghìn người thì chắc rằng, FPT cũng phải có hàng trăm thư ký.

Chị Bùi Nguyễn Phương Châu, Trưởng Ban Truyền thông FPT, là thư ký kỳ cựu của FPT. Ảnh: C.T.

Đầu tiên phải khẳng định thư ký là một nghề thú vị. Đó là vị trí tuyệt vời để bạn có thể tích lũy kiến thức, hiểu biết về công ty, rèn luyện khả năng chịu đựng và xoay chuyển tình thế… Và quan trọng hơn là bạn có cơ hội tiếp xúc và làm việc với những người giỏi hằng ngày nên dễ tiếp thu một số tinh hoa.

Tôi hy vọng kinh nghiệm này sẽ giúp cho các bạn - những người đam mê hoặc "lỡ may" trở thành thư ký - có cơ hội thành công hơn nữa hoặc ít ra biết dừng lại đúng lúc.

Chọn sếp

Đây là yếu tố quyết định số một cho sự thành công của bạn trong tương lai. Bạn cần tìm hiểu và phân tích các yếu tố sau:

- Lịch sử thành công của các thư ký trước. Nói chung nếu 90% thư ký trước đó đều có thăng tiến trong công việc thì bạn nên "nhắm mắt đưa chân" mà không cần phân tích thêm yếu tố nào khác.

- Sếp có biết dùng thư ký không? Hay nói cách khác là quan điểm của sếp khi dùng thư ký. Tôi thường xuyên nghe câu này: “Nếu thư ký mà làm được thì bổ nhiệm họ làm sếp cho rồi”. Những sếp này chắc chắn sẽ dùng thư ký một cách rất giản đơn và bạn sẽ không có cơ hội để trưởng thành qua công việc, và đương nhiên chẳng bao giờ bạn được đánh giá cao.

- Thói quen sử dụng thư ký của sếp. Thư ký có được tham gia các cuộc họp không? Có là đầu mối theo dõi và xử lý công việc hằng ngày cho sếp không?… Tức là mức độ được tham dự và hỗ trợ sếp trong việc hằng ngày của bạn có cao không. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn có cơ hội hiểu biết về công ty, giao tiếp với các lãnh đạo khác và đương nhiên là cơ hội học hỏi cách thức xử lý công việc của các lãnh đạo.

Nếu bạn may hay không may được là thư ký đầu tiên, yếu tố thứ hai đương nhiên là yếu tố quan trọng nhất. Và trong suốt quá trình làm việc, bạn hãy luôn hỏi mình câu hỏi này. Việc phân tích sẽ giúp bạn đưa ra quyết định có nên tiếp tục làm thư ký cho sếp không.

Tôi là người may mắn nên không có cơ hội lựa chọn mà vẫn được làm thư ký cho lãnh đạo biết dùng thư ký nhất FPT. Không tin cứ nhìn bảng thống kê sau:

'Huấn luyện' sếp

Nếu bạn lỡ rơi vào trường hợp sếp không biết dùng thư ký. Bạn sẽ gặp khó khăn nhưng không phải hoàn toàn bế tắc. Hãy lập kế hoạch “huấn luyện” sếp.

Cách đây mấy tuần, tôi vừa nghe lời phàn nàn của một cựu thư ký. Chị đang rất muốn giúp một ông sếp khó tính của FPT, suốt ngày bận bịu nhưng không chịu để ai giúp. Chị tuyên bố sẽ bắt đầu "huấn luyện" sếp dùng thư ký đúng cách trong vòng 3 tháng. Quá hay! Nhưng bằng cách nào?

Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu mọi công việc liên quan đến sếp. Sếp hay phải làm việc với bộ phận nào, liên quan đến ai, về công việc gì… qua các lịch họp của sếp mà bạn có. Hãy quan sát cách xử lý công việc của sếp qua những văn bản mà sếp chuyển ra. Việc nào sếp sẽ tư vấn ai hay chuyển cho ai xử lý trước… Tóm lại là tất tần tật những gì liên quan đến sếp mà bạn có thể tiếp cận thì hãy nghiên cứu kỹ.

Sẵn sàng rồi, bắt đầu 'huấn luyện' thôi!

Luôn chủ động đưa ra đề xuất của bạn bất cứ khi nào có thể. Thay vì “việc này xử lý thế nào?”, bạn sẽ phải “em dự định thu xếp việc này như sau, ý anh/chị thế nào?”. Sếp của bạn chỉ cần trả lời có, không hoặc lựa chọn một trong các phương án mà thôi. Quá trình huấn luyện này được coi là thành công khi số lượng công việc mà sếp chỉ viết “xử lý việc này cho anh” tăng lên và mức độ khó của nó ngày càng cao. Có thể bạn phải loay hoay nhưng chắc chắn bạn sẽ thấy công việc thú vị hơn rất nhiều.

Tư vấn những người liên quan để đưa ra giải pháp cho sếp. Chắc chắn bạn sẽ không có đủ kiến thức và kinh nghiệm để đưa ra phương án cho các vấn đề. Sếp thì không đủ thời gian để tự giải quyết hết công việc nhưng sếp có bộ máy. Đừng để lên bàn sếp một tập giấy tờ chưa qua xử lý của bạn. Ít ra bạn cũng phải viết “việc này em chuyển cho anh A, chị B xử lý nhé”. Tưởng tượng xem sếp sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian khi chỉ cần trả lời "Ok" thay vì “Chuyển cho anh A, chị B xử lý”.

Nhắc việc sếp phải làm và có luôn phương án thì quá tuyệt vời. Thông thường, bạn chỉ chờ việc sếp giao và giờ thì hãy ghi chép và đến thời hạn nhắc lại việc cho sếp.

Tôi tin là với các nỗ lực này của bạn mà sếp vẫn không chịu dùng, biết dùng thì chắc chắn bạn biết cần làm gì.

Phải nói là tôi không có cơ hội để sử dụng các chiêu này. Đơn giản vì sếp tôi quá biết dùng thư ký rồi. Do giải pháp chưa được thử nghiệm, bạn nên cân nhắc cẩn thận trước khi dùng. Hy vọng các bạn áp dụng thành công và tôi tin không phải bạn mà các ông sếp phải cảm ơn tôi vì điều đó.

Bùi Nguyễn Phương Châu