'Quản trị dự án - một người biết lo bằng kho người làm'

Trong buổi học offline của lớp Quản trị dự án số hai về chủ đề "Project Management: The Basics for Success", hơn 40 CBNV FPT đã nghe những câu chuyện và bí quyết quản trị dự án thiết thực từ anh Phạm Thanh Tùng - Phó TGĐ FPT IS ERP - người đạt danh hiệu Hoa hậu FPT IS và Á hậu FPT năm 2009. Anh có nhiều năm kinh nghiệm ở các vị trí lập trình viên, gia công phần mềm, tích hợp hệ thống, tư vấn, đặc biệt là quản lý dự án với việc tham gia nhiều dự án triệu USD của FPT IS như dự án Petrolimex hay dự án với Bộ Kinh tế và Tài chính Campuchia...

Khi từng câu chuyện được anh Tùng lật mở, CBNV lại thu lượm thêm được nhiều góc nhìn thực tế và những kiến thức sát thực để ứng dụng vào công việc. 

Anh Tùng đã chia sẻ nhiều kinh nghiệm thiết thực trong quản trị dự án cho CBNV vào buổi học offline chiều ngày 20/8 tại phòng Đào tạo, tầng 14, tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội.

"Đúng như TGĐ FPT Bùi Quang Ngọc từng nói về quản trị dự án "Một người biết lo bằng kho người biết làm", người làm quản trị dự án phải bao quát được mọi thứ, biết trước những việc có thể phát sinh, rủi ro diễn biến hằng ngày để lập phương án xử lý và quản lý", anh Tùng nói.

Dẫn dắt câu chuyện "Alice ở xứ sở thần tiên", anh Tùng kể, khi Alice đi lạc đã gặp một chú mèo và hỏi: "Làm ơn cho biết tôi có thể ra khỏi đây bằng cách nào?". "Hướng đi phụ thuộc vào nơi mà bạn đến". "Tôi đi đâu cũng được miễn là đến một nơi nào đó". "Chắc chắn là bạn sẽ đến một nơi nào đó, chỉ cần bạn cứ đi".

"Trong quản trị dự án cũng thế, có những lúc chúng ta không biết đi đâu, làm thế nào để đi tiếp nhưng vẫn cứ đi. Nếu một dự án không xác định được mục tiêu sẽ gặp tình huống này. Do vậy, khi được giao dự án, chúng ta phải xác định được mục tiêu, đôi khi điều khách hàng mong muốn lại không phải là cái họ cần. Họ thường đặt mục tiêu cho tương lai xa nhưng dự án là cái cần cho ngày mai", anh Tùng phân tích. 

Như câu nói của Richard Templar: "Mục tiêu cơ bản là nơi bạn đã ở đó trước khi bạn lạc lối". Trong dự án Petrolimex, FPT đã mất 4-5 tháng "vật vã" phân tích nhu cầu với 77 cuộc họp và trên 6 giải pháp được đưa ra nhưng chỉ nhận được cái lắc đầu của khách hàng. Thậm chí, nhóm đã gặp giám đốc dự án, ghi chép tỉ mỉ từng lời về mục tiêu nhưng khi đưa ra vẫn không đạt bởi cái khách hàng muốn lại không phải cái họ cần. Cuối cùng, nhóm phải ngồi lại từ đầu, cô đọng mục tiêu trong vài dòng, xác định bài toán là gì và khớp lại với nhu cầu để tìm ra đáp án.

Các học viên cũng được học những lý thuyết cơ bản về Quản trị dự án do chị Thanh Lam giảng dạy.

Ngoài mục tiêu, trong quản trị dự án còn phải đặc biệt chú trọng đến việc quản trị các bên liên quan. Một dự án thường có nhiều thành phần phức tạp, chỉ cần có nhiều hơn một thầu phụ hoặc nhiều hơn một chủ đầu tư, người quản trị sẽ phải rất cẩn trọng để xử lý các mối quan hệ này. Khi gặp khách hàng, cần xác định mối quan hệ của các thành viên chỉ đạo dự án xem ai là giám đốc dự án, ai chỉ đạo dự án, ai là người quyết định... Việc xác định người quyết định rất quan trọng, nếu không tìm đúng người sẽ mất nhiều thời gian cho các công việc quan trọng của dự án, bởi chúng ta thường hay lầm tưởng người quản trị hay giám đốc dự án là người quyết định, nhưng trên thực tế không phải lúc nào điều đó cũng đúng.

Đặc biệt, chúng ta cũng cần phân tích từng vị trí trong dự án xem người đó là bạn hay đối thủ, là người ủng hộ, trung dung hay phản đối... "Đây là một bài toán khó nhưng rất quan trọng quyết định lớn đến thành bại của dự án. Do vậy, chúng ta phải có các nguồn thông tin chính xác bằng mọi cách và vẽ sơ đồ để phân tích các thành phần tham gia", anh Tùng cho hay.

Trong quản trị khách hàng, người quản trị dự án phải luôn xây dựng quan hệ tốt đẹp, biến "ghét thành yêu, thù thành bạn", cần hiểu rõ khách hàng, luôn chú trọng tìm điểm chung để ngồi lại với nhau và tìm người tương cùng tính cách để làm việc. "Người quản trị dự án giỏi không chỉ nắm rõ lý thuyết mà cần phải biết điều hòa các mối quan hệ với khách hàng, chủ đầu tư. Cần nhớ câu nói của Winston Churchill: "Trong công việc, không có tình bạn nào là mãi mãi và không có kẻ thù nào là mãi mãi, chỉ có lợi ích là mãi mãi", Phó GĐ FPT IS ERP nhắn nhủ.

Trước đó, các học viên được học những lý thuyết cơ bản về "Project Management: The Basics for Success" - một khóa học trên Coursera, do chị Đào Thị Thanh Lam, Tiến sĩ kinh tế, giảng dạy. Ngoài việc tìm hiểu về các thành phần trong nền tảng quản trị dự án, cấu trúc phân chia công việc, CBNV FPT còn được tham gia thảo luận, trình bày, hỏi đáp theo chủ đề để nâng cao kiến thức về quản trị dự án. Buổi học thứ hai của khóa này sẽ diễn ra ngày 27/8 tới tại phòng Đào tạo, tầng 14, tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội. 

>> 'Khóa học trên Coursera thiết thực cho quản trị dự án'

Tử Quyên