FPT quy chuẩn lại account mail

 - Xin anh cho biết lý do vì sao địa chỉ e-mail của cán bộ nhân viên (CBNV) FPT cần phải quy chuẩn lại?

- Quy tắc đặt account e-mail của FPT hiện tại có định dạng bao gồm: tên và 2 chữ cái đầu của họ, tên đệm. Với quy luật này, sau thời gian gia tăng về nhân sự nên số lượng tên trùng nhau khá nhiều, những tên phổ biến có tới 40 người trùng nhau. Phương án khi trùng tên là đặt số ở cuối, ví dụ: HuongNT41@fpt.com.vn.

Như vậy quy định đặt tên trên chưa đủ linh hoạt dẫn đến nhiều trường hợp cán bộ đề nghị đặt những account ID riêng không tuân theo quy định. Mặt khác quy tắc trên có không gian hạn hẹp gây nhiều trùng lắp.

- Vậy việc quy chuẩn lại địa chỉ e-mail được thực hiện như thế nào?

- Sau khi tham khảo một số quy tắc đặt tên, với mục đích chuẩn hoá và mở rộng không gian cho định dạng account e-mail, Ban Công nghệ Thông tin FPT (FIM) đã đề xuất một số phương án định dạng e-mail với Ban Điều hành FPT.

Theo đó, định dạng chung sẽ là họ.tênđệm.tên@fpt.com.vn. Ví dụ: nguyen.van.an@fpt.com.vn. Trong đó:

Cán bộ từ cấp 6 trở lên sử dụng định dạng: tên@fpt.com.vn (nếu còn trống) hoặc có quyền giữ lại e-mail cũ, khuyến cáo chuyển sang áp dụng quy tắc mới. Ví dụ: Tu@fpt.com.vn.

Cán bộ cấp 5 sẽ được chọn định dạng nằm trong chuỗi họ, tên đệm, tên của mình (không được đặt định dạng tên@fpt.com.vn). Ví dụ: Anh.Duc@fpt.com.vn.

Cán bộ từ cấp 4 trở xuống sẽ có e-mail theo định dạng: họ.tênđệm.tên@fpt.com.vn. Ví dụ: nguyen.van.an@fpt.com.vn.

Trường hợp trùng cho phép phối hợp các ký tự có trong chuỗi họ, tên đệm, tên. Ban Nhân sự sẽ phê duyệt các trường hợp này để tránh tạo ra các account ID không phù hợp với văn hoá của FPT.

Anh Nguyễn Anh Tú, Trưởng nhóm Dự án One e-mail FPT. Ảnh: Anh Đức.

 - Những trường hợp nào sẽ phải đặt theo account mail mới, thưa anh?

- Theo quy chuẩn mới này, tất cả nhân viên từ cấp 1-4 trở xuống sẽ có account, địa chỉ e-mail mới, từ cấp 5-7 được khuyến cáo chuyển đổi sang định dạng mới. Các trường hợp được phép giữ lại e-mail cũ hoặc những trường hợp đặc biệt cần được phê duyệt của lãnh đạo đơn vị và Ban Nhân sự.

Việc đổi e-mail sẽ được triển khai cho các công ty thành viên của FPT, gồm: Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS), Công ty TNHH Thương mại FPT (FPT Trading), Công ty TNHH Phần mềm FPT (FPT Software), Công ty CP Viễn thông FPT (FPT Telecom) và Đại học FPT (trừ khối sinh viên).

- Vậy bao giờ Ban CNTT (FIM) tiến hành đặt lại tên địa chỉ e-mail?

- Việc này sẽ được triển khai sau khi FIM hoàn thành quá trình nâng cấp hệ thống và các phương án kỹ thuật sẵn sàng. Dự kiến, FIM sẽ mất vài tuần để thực hiện công việc trên.

Đối với tất cả nhân viên đổi e-mail mới, e-mail cũ được bảo lưu có thời hạn 6-12 tháng để công việc không bị gián đoạn.

- Việc chuyển đổi e-mail trong toàn tập đoàn bao lâu sẽ hoàn tất?

- FIM dự tính việc nâng cấp và sẵn sàng về mặt kỹ thuật hợp nhất các hệ thống e-mail sẽ hoàn thành trước ngày 31/12/2011. Việc chuyển đổi tên, địa chỉ e-mail và một số chức năng đặc biệt theo yêu cầu của các đơn vị sẽ được tiến hành ngay sau đó.

- Hiện nay, cán bộ FPT đều đang dùng account để truy nhập vào các trang nội bộ như KMS, eISO, People Soft… Việc cùng tồn tại song song hai account mail thì nhân viên sẽ vào các hệ thống trên bằng e-mail nào?

- Việc chứng thực và truy cập các tài nguyên nội bộ sẽ sử dụng e-mail mới. Account cũ chỉ được dùng cho mục đích không làm gián đoạn thông tin liên lạc với khách hàng, công việc.

- Ngoài việc đặt lại tên, dự án One e-mail cũng tiến hành nâng cấp lên version mới nhất của hệ thống e-mail. Việc này sẽ được triển khai ra sao?

- Nâng cấp version mới nhất của hệ thống e-mail sẽ được thực hiện song song với dự án One e-mail với các khâu chuẩn bị danh sách, mapping địa chỉ cũ, địa chỉ mới. Việc này sẽ được tiến hành khi quá trình nâng cấp hệ thống hoàn thành.

- Đội dự án đã tính toán các khó khăn gặp phải và  hướng giải quyết, khi triển khai dự án lớn này như thế nào?

- Khó khăn có thể nhìn thấy ngay là chắc chắn khối lượng công việc, các yêu cầu hỗ trợ người dùng sẽ tăng đột biến. Tuy nhiên, FIM sẽ phối hợp với các đơn vị truyền thông để thông tin trước với người sử dụng, đồng thời, sẽ xây dựng những quy trình, hướng dẫn để cùng với các cán bộ công nghệ thông tin ở đơn vị xử lý, hỗ trợ người dùng kịp thời.

Lâm Thao