'Tạo động lực cho nhân viên để tránh sức ì'

Buổi sinh hoạt PBC tháng 3 với chủ đề "Vượt qua sức ì tư duy trong tìm kiếm giải pháp và triển khai dự án" do Hoa hậu FPT Hoàng Anh Minh trình bày đã thu hút gần 40 CBNV tham dự. Chương trình diễn ra lúc 17h30 ngày 26/3 tại phòng tập đoàn, tầng 13, tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội. 

Trong quá trình làm việc với khách hàng, quản trị dự án thường gặp phải nhiều tình huống bế tắc và không tìm ra được lời giải. Từ chính kinh nghiệm làm việc của mình, anh Minh đã đúc kết được một số phương pháp để xử lý các bài toán phát sinh. Nó không chỉ áp dụng được trong các vấn đề quản trị dự án mà còn cả trong cuộc sống. 

Anh Minh chia sẻ cách vượt qua những bế tắc thường gặp trong quản trị dự án. Anh đang là Quản lý nhóm Nghiên cứu và Phát triển FSU1.Z8, FPT Software. Ảnh: Đuông Man.

Anh cho rằng, sức ì tư duy là do suy nghĩ của chúng ta đã có một lối mòn, không nhìn từ nhiều hướng và ít khi lật ngược vấn đề. Sức ì cũng xuất hiện khi động lực làm việc không còn cao như ban đầu, khiến chúng ta lười suy nghĩ. "Để giải quyết nó thì khi gặp bế tắc, mỗi người phải luôn tự hỏi mình với những nguồn lực đang có thì có cách nào để giải quyết hay không? Tại sao vấn đề này phải giải quyết bằng cách này mà không phải là cách khác... Từ đó, chúng ta cần làm rõ mục tiêu, xác định các ràng buộc, phân tích, tìm hiểu các hướng giải quyết, lựa chọn giải pháp, thực hiện và đánh giá", anh Minh nói. 

Trong việc quản trị dự án, anh thường quan tâm đến việc tạo động lực cho nhân viên bằng cách đưa ra mục tiêu cho cả nhóm, gợi ý giải pháp và khuyến khích mọi người nghĩ ra cách làm mới hiệu quả chứ không ràng buộc vào một quy trình định sẵn. Điều này giúp nhân viên có cơ hội làm chủ vấn đề, hào hứng làm việc hơn và tránh được sức ì. 

Theo anh, sức ì còn có thể hiểu rộng hơn là việc không phá vỡ được những bế tắc trong công việc và cuộc sống. Với những khó khăn thường gặp như ảnh hưởng bởi các định kiến và các khuôn mẫu định sẵn, vấn đề phức tạp do thông tin nhiễu hoặc không phù hợp, bị gắn cố định vào yêu cầu bài toán của khách hàng, bài toán phát biểu quá rộng... thường khiến chúng ta bị bế tắc, không đưa ra được hướng đi mới hiệu quả hơn. 

Để giải quyết những vấn đề đó, Hoa hậu FPT gợi ý một số cách tiếp cận khác nhau để giải quyết như: Nguyên tắc phân nhỏ, nguyên tắc “tách khỏi” (xử lý nhân tố chính có thể triển khai ngay), sử dụng các bước trung gian, chuyển đổi, đảo ngược, nguyên tắc dự phòng, phương pháp kết hợp... Tất cả  nguyên tắc này có thể dùng riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau để tạo ra hướng đi mới cho bài toán. 

"Tùy vào mức độ sáng tạo của mỗi người có thể có các cấp độ giải pháp khác nhau: Sử dụng ngay giải pháp có sẵn, lựa chọn giải pháp tối ưu từ vài giải pháp có sẵn, cải tiến giải pháp có sẵn, đưa ra giải pháp, ý tưởng mới hoặc cao nhất là đưa ra nguyên lý hoạt động mới", anh cho hay.

Đa phần CBNV đến tham gia chương trình đều đánh giá cao cách xử lý câu hỏi thông minh của Hoa hậu FPT. Ảnh: Đuông Man.

Bằng cách phân tích những dự án thực tế, Hoa hậu FPT đã chỉ ra cách sử dụng các nguyên tắc này trong từng trường hợp cụ thể để bẻ gãy các vướng mắc. Đơn cử, trước đây, dự án của nhóm anh phụ trách từng được "cứu" nhờ sử dụng nguyên tắc dự phòng. Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, dù đã có một nhóm 5 người giải quyết bài toán đặt ra bằng phương pháp được cho là tốt nhất, nhưng để an tâm, anh Minh vẫn giao dự án cho một sinh viên Bách khoa làm theo cách khác được đánh giá thấp hơn. Tuy nhiên, kết quả lại khá bất ngờ. Khi test sản phẩm chính thức lại phát sinh lỗi trong khi đó sản phẩm của sinh viên lại chạy tốt hơn với dữ liệu lớn.

Một câu chuyện khác với khách hàng Fujifilm. Sau khi xây dựng thành công cho khách hàng các tính năng nhận diện khuôn mặt, nam/nữ, độ tuổi cho camera gắn ở cửa ra vào công ty, nhóm dự án đã nghĩ ra cách kết hợp các tính năng này trong màn hình quảng cáo công cộng. Khi một nhóm người đi qua màn hình sẽ được nhận diện theo giới tính, độ tuổi để tự động phát các quảng cáo phù hợp và điều đó giúp tăng hiệu quả quảng cáo lên rõ rệt.

Sau buổi chia sẻ, người tham dự đều đánh giá cao cách chia sẻ linh hoạt, hấp dẫn của Hoa hậu FPT. "Tôi ấn tượng với cách trả lời "open" và phương pháp tiếp cận, xử lý vấn đề rất khoa học và logic của anh Minh. Tuy nhiên, tôi cảm thấy chủ đề sức ì tư duy chưa được giải quyết triệt để mà buổi chia sẻ tập trung nhiều hơn vào cách giải quyết vấn đề trong công việc", anh Đặng Đình Trung, FPT IS, bày tỏ.

Tây Hạ