FPT IS lần đầu tiên có 2 sáng tạo vào chung khảo iKhiến số 4

7 sáng tạo lọt vào chung khảo Giải thưởng Sáng tạo FPT - iKhiến số 4 là Thiết bị hỗ trợ lắp đặt đường cáp (FPT Telecom), Bee’s Task tool (FPT Software), Giải pháp triển khai dự án cho thuê phần mềm Quản lý bệnh viện FPT.eHospital (FPT IS), Máy hàn cell pin tự chế (FPT IS), Ứng dụng đánh giá dịch vụ "mặt cười mặt khóc" (Tổ chức Giáo dục FPT), eBSC (FPT HO), Mindmap (FPT Telecom). Nếu như iKhiến số trước, hai đơn vị FPT Telecom và FPT Software luôn dẫn đầu bảng xếp hạng về số sáng tạo lọt vào chung khảo thì trong iKhiến số 4, họ đã phải nhường chỗ cho người FPT IS. 

Trước đó, sau khi PTGĐ FPT IS Nguyễn Hoàng Minh ban hành quyết định phát động phong trào tiếp nhận cải tiến trong toàn đơn vị thì số lượng sáng tạo tham dự iKhiến của FPT IS tăng đột biến. Ngoài FPT IS, Tổ chức Giáo dục FPT cũng có một sáng tạo lọt vào chung khảo tháng 6. (Xem bảng xếp hạng).

Phụ trách kỹ thuật văn phòng FPT IS hơn 10 năm, anh Nguyễn Bá Nguyên, nhận thấy việc sửa chữa cơ sở vật chất gặp nhiều khó khăn khi dùng tua-vit hoặc máy khoan cắm điện lưới 220V. Trong khi dùng pin Ni-ken cầm tay lại không kinh tế do giá thành đắt, hay bị xả điện. Anh Nguyên nảy ra ý định làm một thiết bị gọn nhẹ, an toàn để giải quyết bài toán trên. Sau 6 tháng nghiên cứu, bộ 3 sản phẩm gồm: Máy hàn Cell Pin, Pin Li-on và Bộ sạc đã ra đời. Máy hàn gồm ba phần: Bảng mạch điện, Biến áp hàn và kim hàn tận dụng từ các thiết bị hỏng trong nhà. Chiếc máy này dùng để hàn các cell pin với nhau. Theo anh Nguyên, giá một chiếc máy hàn dạng này trên thị trường khoảng 10 triệu đồng còn máy tự chế của anh chỉ mất khoảng 500.000 đồng. 

Máy hàn cell pin có giá thành rẻ lại hiệu quả trong việc hàn các pin Li-on.

Cell pin là một tập hợp các pin Li-on riêng lẻ được nối với nhau bằng máy hàn. Pin được nạp đầy bằng sạc cân bằng, có đồng hồ theo dõi và tự động ngắt điện khi đầy. Cell pin khắc phục nhược điểm của pin Niken như không có hiện tượng xả điện, tuổi thọ cao. Ngoài ra, cell pin có thể dùng thắp sáng hoặc chạy quạt tích điện.

Năm 2016, FPT IS đóng gói phần mềm quản lý bệnh viện FPT.eHospital và triển khai theo hình thức cho thuê. Tuy nhiên, đơn vị chưa có quy trình cụ thể dẫn tới việc triển khai mất rất nhiều thời gian. Anh Nguyễn Đình Thọ, FPT IS, đã xây dựng Quy trình triển khai FPT.eHospital theo hình thức cho thuê và triển khai thí điểm ở bệnh viện Quảng Ninh. Sản phẩm là bộ tài liệu đóng gói thành sổ tay theo từng giai đoạn của dự án cho thuê. Mỗi giai đoạn có hướng dẫn đầu vào, đầu ra và kiểm tra công việc cần thực hiện.

Quy trình mới giảm các biên bản dự án không cần thiết.

Một quy trình triển khai dự án thông thường bao gồm: Khảo sát quy trình, Lập URD, Phân tích yêu cầu, Lập trình, Kiểm thử, UAT, Go live, Nghiệm thu. Còn đối với quy trình cho thuê sẽ tối ưu các bước khảo sát, gồm: UAT, Lập B-Bog, Phân tích, Kiểm thử, Go live, Nghiệm thu. Quy trình mới giảm các biên bản dự án không cần thiết, tập trung vào một số mốc liên quan đến điều kiện bắt đầu thanh toán, chi phí thuê phần mềm ghi trong hợp đồng, thời gian triển khai rút xuống còn 1,5 tháng so với 5-6 tháng như trước đây, kiểm soát tốt hơn việc thay đổi yêu cầu giúp đội xử án không bị động. 

Hiện nay, quy trình đã được áp dụng hơn 10 dự án cho thuê FPT.eHospital trên toàn quốc và tiếp tục được sử dụng cho các dự án loại này trong tương lai.

Trong quá trình đào tạo kiến thức về Truyền hình FPT, anh Nguyễn Văn Quân, PGĐ Trung tâm Kinh doanh FPT Telecom Hà Nội 11, nhận thấy việc phải tiếp cận một file bài giảng lên tới 40-50 slide gây lãng phí thời gian cho cả giảng viên và học viên mà không hiệu quả. Anh Quân đã suy nghĩ phải rút gọn kiến thức chỉ trên một trang giấy nhưng vẫn đầy đủ nội dung cho việc tư vấn và bán hàng lâu dài. 

Anh Nguyễn Văn Quân, chủ nhân sáng tạo Mindmap.

Mindmap là một sản phẩm thiết kế phục vụ cho việc đào tạo kiến thức về Truyền hình FPT. Sản phẩm là một slide duy nhất, được chia thành nhiều nhánh với các màu sắc, hình ảnh minh họa về dịch vụ. Từ slide này, người học dễ dàng nhớ được từng chi tiết như giá cước, phần cứng, phần mềm, tính năng, ưu điểm của dịch vụ…

Sản phẩm được dùng làm tài liệu đào tạo hơn một năm trên toàn quốc. Mindmap giúp tiết kiệm 70% thời gian soạn giáo án; giảm 50% thời gian tìm hiểu dịch vụ cho nhân viên; tăng khả năng nhận diện và nhớ tính năng dịch vụ của học viên lên tới 80% so với học qua Powerpoint; và tăng tỷ lệ chốt khách hàng thành công lên 15%.

Thời gian tới, sản phẩm sẽ hoàn thiện hơn về nội dung, thiết kế phù hợp với những tính năng được cập nhật trên dịch vụ. "Tôi sẽ phát triển thêm việc add link hướng dẫn sử dụng dịch vụ bằng video thông qua Youtube. Đồng thời, đưa sản phẩm đưa lên Mobisale giúp salesman có thể tìm thông tin ngay trên smartphone", anh Quân chia sẻ.

Trong hai năm 2013-2014, việc thực hiện báo cáo thẻ điểm cân bằng - BSC của FPT được thực hiện bằng Excel. Công cụ này có nhược điểm là khó map dữ liệu của các công ty thành viên và có thể sai sót nếu nhập liệu không đúng. Lê Đức Thắng, Trưởng nhóm lập trình Ban Công nghệ thông tin FPT, được giao nhiệm vụ tin học hóa BSC để loại bỏ các bất tiện khi sử dụng Excel...

BSC bản web có tên gọi eBSC, áp dụng từ năm 2015 với cơ chế hoạt động đơn giản. Các đơn vị lập bản đồ, mục tiêu, chỉ số và dự án. Số liệu này hiển thị dưới dạng biểu đồ và màu sắc tương ứng với mức độ hoàn thành kế hoạch.

eBSC giúp việc quản lý công ty được chặt chẽ hơn.

eBSC giúp giảm thời gian và tránh sai sót cho người phụ trách thẻ điểm cân bằng. Trước đây, để có thông tin, người thực hiện báo cáo BSC phải gửi mail đến từng đơn vị để tập hợp, nay số liệu được “thông suốt” từ công ty cháu đến cấp tập đoàn. Theo đó, việc làm báo cáo diễn ra nhanh, chỉ mất 30 phút so với 3 ngày nếu dùng Excel.

Với việc bổ sung tính năng phân tích dữ liệu, giải trình các vấn đề và phê duyệt, eBSC giúp việc quản lý được chặt chẽ hơn. Trường hợp dự án chưa đạt yêu cầu, hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nhở đến người chủ quản để giải trình thay vì phải email, gọi điện như thời gian trước. eBSC hiện được áp dụng trong toàn tập đoàn. Sản phẩm có thể đóng gói để thương mại hóa.

Trong dự án SmartTV của FSU11.Z79, khách hàng giám sát toàn bộ công việc của các thành viên trên FSoft JIRA. Để đưa một đầu việc lên hệ thống, mỗi người phải mất 5-7 phút, chưa kể nếu sai sót nhập liệu phải thêm thời gian sửa chữa. Do làm theo mô hình Scrum nên dự án có giai đoạn lên kế hoạch, tạo các đầu việc là Planning Game. Tuy nhiên, mỗi nhóm lại Planning Game khác nhau dẫn tới không đồng bộ.

Bee’s Task tool đang được  sử dụng ở hầu hết dự án của FSU11.Z79.

Anh Đặng Ngọc Quỳnh, Kiến trúc sư giải pháp FSU11.Z79, đã nghĩ ra Bee’s Task Tool để tạo một form Planning Game thống nhất và công cụ giúp các đội đưa task sau Planning Game lên FSoft JIRA.

Bee’s Task Tool gồm 2 công cụ chính là Planning Game tool và Importing Tool. Planning Game tool là một template excel để người dùng liệt kê từng task, thông tin và thời gian thực hiện. Template này cài sẵn VBA - công cụ giúp xuất kế hoạch ra JSON data, làm dữ liệu đầu vào.

Importing tool được viết dưới dạng một plugin của trình duyệt Chrome. Dữ liệu sau khi xuất ra từ Planning Game tool sẽ được tự động nhập lên FSoft JIRA mà không cần thành viên dự án mất thêm thời gian tạo task. Tốc độ log task rất nhanh, trung bình 2 task/giây.

Với Bee’s Task, chỉ cần một người vận hành tool thay vì nhiều người cùng thực hiện. Nhờ tốc độ log task bằng giây nên việc nhập 2.000 task chỉ mất 17 phút thay vì 300 giờ nếu log bằng tay như trước.

Hiện Bee’s Task tool được dùng hầu hết trong các dự án của FSU11.Z79. Tool cũng được áp dụng trong 3 dự án ngoài đơn vị trong công ty.

Mỗi ngày, 10 nhà vệ sinh ĐH FPT tại TP HCM phục vụ 2.000 sinh viên, 200 giảng viên và 100 nhân viên. Nhưng trường lại chưa có cách đánh giá đúng chất lượng khu vực này do thuê bên ngoài chăm sóc và ít người phàn nàn vì lý do tế nhị. Phó hiệu trưởng ĐH FPT HCM Trần Ngọc Tuấn yêu cầu anh Nguyễn Anh Phong, Trưởng phòng CNTT - ĐH FPT HCM và chị Trần Thị Thu Bổn, Trưởng phòng Chất lượng ĐH FPT HCM, làm một ứng dụng đánh giá nhà vệ sinh để người làm dịch vụ thực hiện tốt hơn công việc mà không cần nhắc nhở.

App "mặt cười mặt khóc" cài trên màn hình tablet đặt tại nhà vệ sinh, gồm 3 biểu tượng biểu thị các mức độ hài lòng.

Ứng dụng đánh giá dịch vụ "mặt cười mặt khóc" được xây dựng theo ý tưởng bảng đánh giá nhà vệ sinh ở các sân bay quốc tế. Từ tháng 4, ứng dụng đã được cài trên màn hình tablet đặt tại nhà vệ sinh, gồm 3 biểu tượng biểu thị các mức độ hài lòng. Các số liệu sẽ được gửi về phòng hành chính, đánh giá hằng ngày theo ba ca trực sáng - chiều - tối. Đơn vị sẽ kiểm tra và trao đổi ngay với tổ làm việc khi thấy tỷ lệ mặt cười dưới 75%. Báo cáo còn được xuất theo dạng đồ thị ngày để xem xét biến động lớn về độ hài lòng. Những sự vụ nhỏ như vòi nước hỏng, máy sấy tay không hoạt động được phát hiện ngay nhờ báo cáo này.

Tuần đầu triển khai ứng dụng mức độ hài lòng không ổn định giữa các ngày, các ca, các tầng dịch vụ, nhưng kể từ tuần kế tiếp chỉ số đã nhích lên trông thấy. Hiện tại, điểm trung bình đạt 80%, cao hơn kỳ vọng ban đầu là 70%. Ứng dụng này vừa bổ sung phần đánh giá dịch vụ ở quầy thông tin cho sinh viên, thí sinh tại tầng trệt tòa nhà.

Từ khoảng năm 2009, TP HCM yêu cầu các đơn vị Viễn thông phải kiểm tra dây cáp trên cột điện lực. Việc đưa dây cáp qua các gông cố định gây khó khăn cho thi công cáp đến thuê bao khách hàng. Thời kỳ đầu, FPT Telecom và các đơn vị khác thường sử dụng thang để nhân viên luồn cáp qua gông của điện lực. Việc này làm mất thời gian và gây nguy hiểm cho nhân viên. 

Trung bình mỗi tổ công nhân 2 người kéo cáp đều được trang bị thiết bị này.

Anh Nguyễn Văn Hiền, FPT Telecom, đã sáng chế ra Thiết bị hỗ trợ lắp đặt đường cáp. Thiết bị này gồm: Cây sào, Đầu sào (rãnh V dùng đẩy cáp qua gông, cái móc dùng kéo cáp, rãnh chữ U nâng cáp). Sản phẩm này giúp cho CBNV nhà "Cáo" thi công kéo cáp tăng năng suất hơn. Cụ thể, mỗi gông cách nhau 2 mét, nếu dùng phương pháp truyền thống thì mất 3-5 phút. Trong khi dùng Thiết bị hỗ trợ lắp đặt đường cáp thời gian giảm xuống còn chưa đầy 1 phút. Hơn nữa, độ an toàn khi thi công cao hơn. Hiện sản phẩm được đưa vào sử dụng tại các chi nhánh FPT Telecom từ Quảng Bình cho đến Cà Mau. 

Giải đặc biệt của "iKhiến" - Sáng tạo của năm - có trị giá 70 triệu đồng. Đây là phần thưởng cao nhất tính đến nay dành cho ý tưởng sáng tạo được triển khai thực tế. Bên cạnh đó, Hội đồng thẩm định cũng trao hai giải là Nhân vật sáng tạo của năm (cá nhân có nhiều sáng tạo được áp dụng nhất) và Đơn vị nhiều sáng tạo nhất, cùng trị giá 5 triệu đồng.

Đây là lần đầu tiên FPT tổ chức giải thưởng quy mô lớn dành cho sáng tạo với niềm tin mỗi người nhà F đều chứa đựng những khả năng sáng tạo vô hạn. Cuộc thi dự kiến được triển khai thường niên trong 3 năm (2017-2019), do Ban Truyền thông, Ban Đảm bảo chất lượng FPT và Chungta.vn phối hợp tổ chức.

Đăng ký sáng tạo tại đây.

>> Danh sách sản phẩm và tác giả giành giải iKhiến số 1, 2 và 3 

Thanh Tùng