FPT là tập đoàn có nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau nên mỗi công ty đều có quy trình riêng để phục vụ cho các hoạt động tác nghiệp. Việc đó dẫn đến số lượng quy trình quản trị của FPT rất lớn với khoảng hơn 5.000 tài liệu kể cả các biểu mẫu. Trước đây, FPT đã xây dựng hệ thống tài liệu quản trị dựa trên tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Đến năm 2006, hệ thống quản trị đã phức tạp hơn rất nhiều nên tiêu chuẩn cũ không đáp ứng được yêu cầu. Cộng thêm thực trạng hiện nay “cứ có vấn đề mới là lại có tài liệu hướng dẫn xử lý đi kèm” khiến cho hệ thống tài liệu quản trị trở nên phức tạp, gây khó khăn cho cả CBNV và quản lý khi sử dụng.
“Do vậy, FPT cần xây dựng một hệ thống quy trình hiện đại vừa phù hợp với các mô hình quản trị tiên tiến trên thế giới, vừa đảm bảo tính năng động, phù hợp với thực tiễn hoạt động của tập đoàn trong thời kỳ phát triển mới. Khi FPT có được một hệ thống tài liệu quản trị thuần thục cao, vận hành nhanh và chính xác thì việc đạt được các mục tiêu chiến lược cũng sẽ cao hơn”, TGĐ FPT Bùi Quang Ngọc cho hay.
 |
| Hiện FQA đã thực hiện tái cấu trúc xong tài liệu tầng 1 và tầng 2. CBNV có thể tham khảo tài liệu này tại địa chỉ: eiso.ho.fpt.vn. |
Từ năm 2014, trong Hội nghị nâng cao năng lực cạnh tranh, Chủ tịch FPT Trương Gia Bình đã yêu cầu xem xét và rà soát để cắt giảm các tài liệu không cần thiết gây cản trở cho các hoạt động của tập đoàn. Đặc biệt là cải tiến hệ thống tài liệu, quy trình quản trị để nâng cao năng lực cạnh tranh của FPT.
Năm 2015, Ban Đảm bảo Chất lượng FPT (FQA) bắt đầu nghiên cứu các mô hình trên thế giới về cấu trúc quá trình và tài liệu để tìm ra một mô hình phù hợp với tập đoàn. Cuối cùng, đơn vị lựa chọn mô hình PCF (Process Classification Framework) của APQC thiết lập từ năm 1992 và được thay đổi theo lý thuyết quản trị và cách thức tiên tiến của các tập đoàn lớn trên thế giới. Mô hình này vừa khái quát hoá vừa rất chi tiết đối với các quá trình quản trị của một công ty.
Đầu năm 2017, FQA đã phối hợp với các Giám đốc nghiệp vụ, Trưởng các ban chức năng (chủ quản của tài liệu) để hoàn thành 15 quy định quản trị cơ sở là các nguyên tắc, quy định khung cho tất cả hoạt động quản trị trong Tập đoàn FPT.
Dự án giúp tăng tính liên kết giữa quy định khung với các tài liệu hướng dẫn, quy định chi tiết; giữa tài liệu cấp tập đoàn và công ty thành viên; giảm các tài liệu trùng lặp, thừa; tối ưu hoá các bước hoạt động trong từng quy trình. Từ đó giúp cho hệ thống quản trị mạch lạc, các nhà quản lý và CBNV dễ sử dụng hơn nhằm nâng cao năng suất lao động.
Sau hơn 2 năm triển khai, dự án đã hoàn thiện tài liệu tầng 1 (Nguyên lý quản trị) và tầng 2 (Quy định quản trị). “Từ phía FQA - đơn vị chủ trì triển khai việc tái cấu trúc hệ thống tài liệu, tôi đánh giá đây là việc rất khó, mất nhiều công sức, thiên về công tác hoạch định hệ thống quản trị nhưng với tinh thần quyết tâm cao, bền bỉ, dự án đã hoàn thành. Chúng ta đã thiết kế được mô hình hệ thống quá trình, từ đó xây dựng quy định khung cho tất cả tác nghiệp quản trị, áp dụng được cho các công ty thành viên FPT. Các quy định khung này sẽ làm cơ sở cho việc rà soát và cải tiến hệ thống tài liệu quy trình tầng 3 - tầng tài liệu sử dụng cho CBNV FPT”, chị Nguyễn Thị Kim Phương, Trưởng Ban Đảm bảo Chất lượng FPT, chia sẻ.
Theo chị Phương, lợi ích nổi bật nhất của lần cải tiến này là giải quyết được vấn đề cấu trúc của hệ thống tài liệu quản trị tập đoàn, đưa ra được một cấu trúc mới rõ ràng, liên kết chặt chẽ giữa các tài liệu quy định khung. Điều này sẽ giúp lãnh đạo các cấp nhanh chóng nắm bắt được các nguyên tắc quản lý, các quy định khung của tập đoàn trong tất cả tác nghiệp quản trị công ty. Đồng thời cấu trúc mới cũng cho phép việc phổ biến, truyền bá Hệ thống quản trị FPT tới CBNV FPT và cộng đồng trở nên dễ dàng hơn.
Kế hoạch tiếp theo của dự án là cải tiến, tái cấu trúc hệ thống tài liệu dạng quy trình, quy định tác nghiệp tầng 3 (gọi là Sổ tay quá trình) ở các công ty thành viên. Do đó, chị Phương kỳ vọng, với tầng tài liệu sử dụng trực tiếp cho người nhà F, dự án sẽ nhận được sự ủng hộ trực tiếp của lãnh đạo, cán bộ QA và CBNV từng công ty để hệ thống tài liệu được chỉnh sửa sát thực tế, có giá trị cụ thể với người dùng.
“Để thực hiện tốt việc cải tiến tầng cuối này rất cần ủng hộ của lãnh đạo công ty thành viên. Tinh thần thay đổi có thể từ từ nhưng phải bắt đầu đối với từng quá trình, từng hoạt động. Số lượng quá trình được thay đổi không quan trọng bằng hiệu quả của quá trình được thay đổi”, anh Lê Minh Cương, cán bộ triển khai dự án FQA, chia sẻ thêm.
Tử Quyên
Ý kiến
()