© 2011 Chúng ta, trang tin nội bộ của Tập đoàn FPT.
Chúng ta giữ bản quyền nội dung trên website này.

Chống quan liêu trì trệ là chống gì?

Quá hiển nhiên, thế mà cũng phải hỏi. Nhưng nghĩ thêm một chút, bỗng thấy không biết nên bắt đầu hành động từ đâu, cụ thể chống cái gì? Những thứ từ góc nhìn của ta là “quan liêu, trì trệ”, thì từ góc nhìn khác lại là “đúng nguyên tắc, hạn chế rủi ro”. Cãi nhau một hồi, đâu lại hoàn đấy.

Thật ra, quan liêu (bureaucracy) là một cơ chế cần thiết để vận hành một tổ chức lớn. Theo Weber, nó giúp “duy trì trật tự, tăng hiệu suất (efficiency), và loại bỏ chủ nghĩa thiên vị (favouritism)”. Nhược điểm lớn nhất của nó là do cuộc sống vận động, các trật tự được thiết lập nhanh chóng trở nên lỗi thời khiến cho mọi người cảm thấy bị vướng víu, cản trở. Cho nên, "quan liêu" mới đi cùng "trì trệ".

Vậy "quan liêu trì trệ" thì có gì xấu cho một tổ chức? Vì nó không phải là động cơ tăng tốc của tổ chức, nên vấn đề mà nó gây ra không thuộc loại khiến tổ chức nổ tung hay bay xuống hố. Ngược lại, nó gần giống cái phanh hãm để bảo đảm an toàn. Do đó, vấn đề mà nó tạo ra thuộc loại gây LÃNG PHÍ nguồn lực: mất thời gian, phí cơ hội, mòn mỏi nhân tài.

Bản chất con người không chấp nhận lãng phí. Đi trên đường thấy một vòi nước đang chảy vô ích, bạn sẽ có phản xạ tự nhiên là dừng bước và cố đóng nó lại. Nếu bị phát hiện, lãng phí sẽ được chấm dứt. Khó khăn là nhiều lãng phí trong tổ chức không dễ nhìn thấy, phải mất công "hiển thị nó ra" để thuyết phục các bên liên quan.

Thử lấy ví dụ về lãng phí khó thấy. Khi tôi bé, trong nhà có nhiều thứ được cất kỹ để cả năm dùng một lần, và đó là tiết kiệm. Cho đến gần đây, tôi vẫn giữ thói quen ấy, rồi một hôm chợt nhận ra nhà chật cứng, không gian có ích bị phí phạm: những thứ cất để dùng thì đến lúc cần dùng lại quên phéng, còn những thứ dùng hằng ngày thì phải để lung tung không có chỗ chứa. Tính ra, giữ một món đồ để thỉnh thoảng dùng lại đắt hơn so với dùng xong bỏ, khi nào cần thì mua. Tiết kiệm ngày xưa trở thành lãng phí hôm nay.

Ở công ty nọ, có hợp đồng kinh tế soạn ẩu gây thiệt hại. Ngay lập tức, bộ phận pháp chế được thành lập và được yêu cầu xem xét tất cả các loại hợp đồng. Sau một thời gian, những hợp đồng “vô tội” (hợp đồng nội bộ chẳng hạn) cũng bị “chặn lại hỏi han” mà không rõ thêm được giá trị gì. Bên bị ảnh hưởng kêu là "quan liêu, trì trệ". Bên pháp chế thì giải thích là "hạn chế rủi ro". Nếu bỏ công tìm hiểu, sự lãng phí (có thể chỉ trong một số nhóm trường hợp) sẽ trở nên trực quan khiến ai cũng thấy, và quy tắc sẽ được điều chỉnh để giảm lãng phí. Còn nếu không tìm hiểu, mọi chuyện sẽ chỉ dừng ở tranh cãi, vì bản thân bộ máy quan liêu, tuy luôn kêu bận, lại có xu hướng bảo vệ hiện trạng (status quo) công việc của mình.

Như vậy, chống quan liêu trì trệ thực chất là chống lãng phí, và cách tốt nhất để chống lãng phí là hiển thị (visualize) nó ra, để mọi người đều thấy. Tổ chức cần có một cơ chế hiển thị, và nó sẽ được kích hoạt khi ai đó nhìn thấy và chỉ ra sự lãng phí. Như một tác giả đúc kết: Bước một là nhìn thấy nó, bước hai là từ chối việc lần sau quay lại mà tảng lờ nó.

Phan Phương Đạt

 
  • 96 giờ trải nghiệm xứ sở kim chi của Top 100 FPT

MC Phan Anh cùng mentor FUNiX giải quyết bài toán tối ưu cứu trợ

Tối ngày 24/3, MC Phan Anh đã có buổi giao lưu với nhóm dự án Emergency Relief Map - Bản đồ cứu trợ khẩn cấp do mentor Nguyễn Trần Nhàn, CTO của NCC Soft, làm

7 hành động nhỏ vô tình làm xấu hình ảnh của bạn

Bạn vẫn dùng tay phải để che miệng khi ho, hắt hơi nhưng trong mắt nhiều người hành động này rất mất lịch sự.

'Cánh cửa công ty chưa bao giờ đóng'

Cách đây 4 năm, quyết định rời FPT Software của Phạm Đức Mạnh, FGA.BU2, bất thành đã giúp anh có cơ hội nhìn nhận bản thân và tìm ra được định hướng phát triển khi

Onsiter 'cày' chất, chơi vui

Khách hàng yêu cầu đúng dịp có kế hoạch đi du lịch Mỹ, sợ công ty tốn tiền làm visa, chị Lê Nguyễn Ngọc Anh Tú giơ tay xung phong đi onsite.

Sim di động ở Myanmar giảm hơn 1.000 lần sau 10 năm

Cách đây một thập kỷ, dịch vụ di động đắt đỏ chỉ dành cho giới giàu có chức tước khi một chiếc sim điện thoại có giá hơn 2.000 USD, theo Forbes. Giờ đây, chúng

Quà tặng 'chồng chất' khi đặt mua 'chuyên gia tự sướng' Oppo F3 Plus

Từ ngày 24/3, khách hàng đã có thể đặt mua trước Oppo F3 Plus và nhận ngay bộ quà tặng trị giá 2,15 triệu đồng từ FPT Shop.

FPT IS vận hành dự án CNTT lớn nhất tại nước ngoài

Ngày 23/3, FPT IS chính thức vận hành đúng hạn Hệ thống ứng dụng quản lý thuế VAT (IVAS) cho cơ quan thuế Bangladesh sau 12 tháng triển khai. Đây là dự án có giá trị

Đà Nẵng 8 năm liền đứng đầu về chỉ số ICT

Sau kỳ tích 4 năm liên tiếp dẫn đầu về chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh - PCI, Đà Nẵng tiếp tục đứng vị trí cao nhất về chỉ số sẵn sàng cho

Khởi nghiệp bằng dịch vụ chụp ảnh qua website

Người dùng có thể tìm kiếm dịch vụ chụp ảnh từ một website cố định mà không cần dò hỏi mất thời gian hoặc thông qua các mối quan hệ sẵn có. 

FinTech có thể mang lại điều gì trong năm 2017

Theo FinTech Report, dòng vốn đổ vào FinTech (các ứng dụng tài chính) năm nay sẽ lên đến 150 tỷ USD.

Larry Page và những triết lý đưa Google dẫn đầu làng công nghệ thế giới

Larry Page được biết đến là người có tham vọng mãnh liệt và không ngừng nghỉ. Bạn có thể nhìn thấy tham vọng của ông ở bên trong X, phòng thí nghiệm của Alphabet, nơi

Những trang web dân ‘nghiện’ code không nên bỏ qua

Không chỉ có những bài tập để thử trình độ, các lập trình viên (coder) có thể tìm đến các trang web này để thi đấu với nhau ở chế độ đối kháng nhanh 1