© 2011 Chúng ta, trang tin nội bộ của Tập đoàn FPT.
Chúng ta giữ bản quyền nội dung trên website này.

Chống quan liêu trì trệ là chống gì?

Quá hiển nhiên, thế mà cũng phải hỏi. Nhưng nghĩ thêm một chút, bỗng thấy không biết nên bắt đầu hành động từ đâu, cụ thể chống cái gì? Những thứ từ góc nhìn của ta là “quan liêu, trì trệ”, thì từ góc nhìn khác lại là “đúng nguyên tắc, hạn chế rủi ro”. Cãi nhau một hồi, đâu lại hoàn đấy.

Thật ra, quan liêu (bureaucracy) là một cơ chế cần thiết để vận hành một tổ chức lớn. Theo Weber, nó giúp “duy trì trật tự, tăng hiệu suất (efficiency), và loại bỏ chủ nghĩa thiên vị (favouritism)”. Nhược điểm lớn nhất của nó là do cuộc sống vận động, các trật tự được thiết lập nhanh chóng trở nên lỗi thời khiến cho mọi người cảm thấy bị vướng víu, cản trở. Cho nên, "quan liêu" mới đi cùng "trì trệ".

Vậy "quan liêu trì trệ" thì có gì xấu cho một tổ chức? Vì nó không phải là động cơ tăng tốc của tổ chức, nên vấn đề mà nó gây ra không thuộc loại khiến tổ chức nổ tung hay bay xuống hố. Ngược lại, nó gần giống cái phanh hãm để bảo đảm an toàn. Do đó, vấn đề mà nó tạo ra thuộc loại gây LÃNG PHÍ nguồn lực: mất thời gian, phí cơ hội, mòn mỏi nhân tài.

Bản chất con người không chấp nhận lãng phí. Đi trên đường thấy một vòi nước đang chảy vô ích, bạn sẽ có phản xạ tự nhiên là dừng bước và cố đóng nó lại. Nếu bị phát hiện, lãng phí sẽ được chấm dứt. Khó khăn là nhiều lãng phí trong tổ chức không dễ nhìn thấy, phải mất công "hiển thị nó ra" để thuyết phục các bên liên quan.

Thử lấy ví dụ về lãng phí khó thấy. Khi tôi bé, trong nhà có nhiều thứ được cất kỹ để cả năm dùng một lần, và đó là tiết kiệm. Cho đến gần đây, tôi vẫn giữ thói quen ấy, rồi một hôm chợt nhận ra nhà chật cứng, không gian có ích bị phí phạm: những thứ cất để dùng thì đến lúc cần dùng lại quên phéng, còn những thứ dùng hằng ngày thì phải để lung tung không có chỗ chứa. Tính ra, giữ một món đồ để thỉnh thoảng dùng lại đắt hơn so với dùng xong bỏ, khi nào cần thì mua. Tiết kiệm ngày xưa trở thành lãng phí hôm nay.

Ở công ty nọ, có hợp đồng kinh tế soạn ẩu gây thiệt hại. Ngay lập tức, bộ phận pháp chế được thành lập và được yêu cầu xem xét tất cả các loại hợp đồng. Sau một thời gian, những hợp đồng “vô tội” (hợp đồng nội bộ chẳng hạn) cũng bị “chặn lại hỏi han” mà không rõ thêm được giá trị gì. Bên bị ảnh hưởng kêu là "quan liêu, trì trệ". Bên pháp chế thì giải thích là "hạn chế rủi ro". Nếu bỏ công tìm hiểu, sự lãng phí (có thể chỉ trong một số nhóm trường hợp) sẽ trở nên trực quan khiến ai cũng thấy, và quy tắc sẽ được điều chỉnh để giảm lãng phí. Còn nếu không tìm hiểu, mọi chuyện sẽ chỉ dừng ở tranh cãi, vì bản thân bộ máy quan liêu, tuy luôn kêu bận, lại có xu hướng bảo vệ hiện trạng (status quo) công việc của mình.

Như vậy, chống quan liêu trì trệ thực chất là chống lãng phí, và cách tốt nhất để chống lãng phí là hiển thị (visualize) nó ra, để mọi người đều thấy. Tổ chức cần có một cơ chế hiển thị, và nó sẽ được kích hoạt khi ai đó nhìn thấy và chỉ ra sự lãng phí. Như một tác giả đúc kết: Bước một là nhìn thấy nó, bước hai là từ chối việc lần sau quay lại mà tảng lờ nó.

Phan Phương Đạt

 

Biết chính xác thế mạnh của bạn qua cách xếp trứng

Bài trắc nghiệm đoán biết được thế mạnh của bạn, căn cứ dựa trên cách sắp xếp đồ vật trong không gian.

Bế con 6 tháng tuổi dự hội nghị, nữ quản lý FPT Telecom vô địch giải chạy

Khi Giám đốc Chi nhánh Hưng Yên Nguyễn Thị Ánh Tuyết chuẩn bị lên máy bay đến Nha Trang dự Hội nghị lãnh đạo, đồng hành cùng chị trong chuyến đi không chỉ có các

20 năm Internet FPT không thể thiếu những ‘bông hồng có gai’

Trong hành trình 20 năm Internet FPT vinh quang và gian khó, có những người phụ nữ gắn bó trọn vẹn, song hành cùng Viễn thông FPT; có người từ bỏ công việc thư ký

Những thực phẩm tuyệt đối không rửa và bắt buộc phải rửa

Nhiều người rửa thịt trước khi nấu, nhưng lại không rửa hoa quả khô trước khi ăn. Đó là sai lầm. Dưới đây là 3 loại thực phẩm không nên rửa và 3 loại bắt

CEO Bùi Quang Ngọc khuyến khích khởi nghiệp từ FPT Telecom

TGĐ FPT khẳng định, tập đoàn “nhất trí ngay” với chính sách ưu đãi riêng có và sẵn sàng đầu tư cho các khởi nghiệp nội bộ từ FPT Telecom.

FPT chạm ‘trái tim’ của ngành hàng không

Bắt tay Airbus, gã khổng lồ hàng không thế giới, FPT tiếp cận nền tảng công nghệ mới giúp các hãng hàng không giảm sự gián đoạn chuyến bay, tiết kiệm chi phí bảo trì,

FPT khẳng định vị thế trong lĩnh vực phần mềm Đà Nẵng

Thứ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Nguyễn Minh Hồng đánh giá cao những thành quả hoạt động của khu Công nghệ thông tin tập trung Công viên phần mềm Đà Nẵng cũng như

FPT Shop tiếp tục gây 'sốc' khi cho đổi iPhone cũ lấy iPhone X chính hãng

Từ nay đến ngày 31/12, chỉ cần mang iPhone cũ đến bất kỳ cửa hàng nào thuộc hệ thống FPT Shop trên toàn quốc, khách hàng đều được đổi sang iPhone X mới chính hãng

Bãi bỏ tính trung lập của Internet, FCC đối diện nguy cơ hầu tòa

Quy tắc trung lập Internet (Net Neutrality) vừa bị Ủy ban truyền thông Liên bang Mỹ (FCC) bác bỏ, đồng nghĩa các nhà cung cấp Internet tại nước này được trao quyền tạo ra những

Cách mạng công nghiệp 4.0 và sự thay đổi các doanh nghiệp cần làm

Trong làn sóng toàn cầu hóa, các doanh nghiệp Việt Nam nếu ít chú trọng đến năng suất lao động, hiệu quả sử dụng vốn mà chỉ trông chờ vào lợi thế nhân công giá

Chủ tịch FPT Software vén màn chuyện 'kết duyên' với Airbus

Người đứng đầu FPT Software cho hay, việc FPT và Airbus chính thức "bắt tay" cùng phát triển nền tảng công nghệ Skywise phục vụ ngành hàng không sẽ mở ra nhiều cơ hội cho

Blockchain - Công nghệ đứng sau đồng Bitcoin đình đám

Blockchain, công nghệ khai sinh ra Bitcoin hay nhiều loại tiền điện tử khác, được đánh giá là một trong những phát minh công nghệ nổi bật trong vài thập kỉ trở lại đây. Tuy