'PM cần tạo động lực cho nhân viên'

Trong buổi học offline của lớp Quản trị dự án số hai về chủ đề "Project Management: The Basics for Success", hơn 30 CBNV FPT đã nghe những những chia sẻ thiết thực của anh Chu Cảnh Chiêu, Phó GĐ FSU1 BU1, FPT Software, người có 10 năm kinh nghiệm quản trị dự án của nhà Phần mềm. Kết hợp lý thuyết và thực tiễn, anh Chiêu đã chỉ ra cách giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quản lý nhân sự, truyền thông và kiểm soát dự án.

Anh Chiêu nhấn mạnh các lý thuyết tạo động lực cho nhân viên trong buổi học ngày 28/8 tại phòng Đào tạo, tầng 14, tòa nhà FPT Cầu Giấy, Hà Nội.

Theo anh, bí quyết thành công đằng sau mỗi dự án là một đội xuất sắc (Behind every successful project is a great team). Để có và giữ được một đội giỏi, người quản trị phải có kế hoạch chi tiết, thiết lập môi trường làm việc tốt và thương lượng để tìm được những cá nhân tốt nhất. Nhưng đó chỉ là điều kiện cần, nếu muốn dự án tiến triển tốt, PM cần tạo động lực cho các thành viên trong đội, giúp họ có thể đối phó với bất kỳ cuộc xung đột nào xảy ra trên đường đi. Quản lý nguồn nhân lực cung cấp cho người quản trị dự án những công cụ để có được đội hình tốt nhất cho công việc và giúp họ thực hiện dự án thành công. 

Trong giai đoạn hiện nay, nguồn nhân lực đóng vai trò hết sức quan trọng, là nhân tố quyết định sự thành bại trong kinh doanh của tổ chức. Tạo động lực trong lao động là một trong những yếu tố quan trọng của công tác quản trị nhân sự, nó thúc đẩy nhân viên hăng say làm việc và cống hiến hết mình.

Về bản chất, động lực trong lao động là sự nỗ lực, cố gắng từ chính bản thân mỗi nhân viên, khi có động lực, họ sẽ luôn sẵn sàng, nỗ lực, say mê làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức cũng như bản thân. Như vậy mục tiêu của các nhà quản lý nói chung và quản trị dự án nói riêng là phải làm sao tạo ra được động lực để nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao nhất.

"Nếu nhân viên làm việc tốt mà không được ghi nhận và khen thưởng sẽ dẫn đến chán nản, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc và có thể mất mát nhân tài. Người PM cần học cách "khen công khai, chê kín đáo", khen người xứng đáng, phê bình người làm chưa tốt song cần khéo léo và không quên động viên để họ có thể sửa đổi và làm tốt hơn. Nếu khen thì không nên chỉ khen suông mà cần có tiền thưởng thực tế hoặc tạo thêm quyền lợi như cử nhân viên đi học, thi chứng chỉ... Trước mỗi dự án, người quản trị cần dự trù trước việc xin ngân sách cho việc khen thưởng và giải ngân đúng thời điểm", anh Chiêu nhấn mạnh.

Anh cũng lần lượt giới thiệu các lý thuyết tạo động lực cho nhân viên nổi tiếng bao gồm: Học thuyết nhu cầu của Maslow, Học thuyết hai yếu tố của Herzberg, Thuyết X và thuyết Y... và ứng dụng nó để giải quyết các tình huống mà học viên đưa ra.

Ngoài ra, anh cũng chia sẻ cách để giải quyết xung đột - vấn đề thường gặp nhất trong dự án. Khi mâu thuẫn xuất hiện, người quản trị cần học cách lắng nghe người khác trình bày, tóm tắt lại những gì nghe được, hỏi lại xem họ còn băn khoăn khác không, thể hiện sự đồng cảm trong lời nói, cử chỉ, sau đó mới giải quyết vấn đề. "Hầu hết các mâu thuẫn căng lên, không giải quyết được là do người quản trị không làm theo đúng các bước này. Ngay khi nhân viên vừa trình bày vấn đề đã chặn ngang để giải thích, không chịu lắng nghe hay đồng cảm", anh Chiêu cho hay.

Bên cạnh các vấn đề về nguồn nhân lực, Phó GĐ FSU1 BU1 cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của truyền thông trong quản trị dự án. Nếu không làm tốt sẽ dễ khiến dự án bị đình trệ thậm chí phải dừng lại. Truyền thông xuyên suốt, đúng cách sẽ giúp cho các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và vai trò của mình trong dự án, tránh tình trạng ai cũng nghĩ mình làm nhiều còn người kia làm ít.

Theo anh, để làm truyền thông hiệu quả, phải làm tốt ngay từ lúc lên kế hoạch, tiên liệu trước các vấn đề cần truyền thông. Trong quá trình làm dự án nếu có vấn đề mới phát sinh cần cập nhật lại liên tục. Đặc biệt cần hạn chế số lượng kênh truyền thông, nhất là trong các dự án lớn để tránh nhiễu và "tam sao thất bản" thông tin quá nhiều.

Trước đó, các học viên được học hai nội dung cuối cùng của khóa "Project Management: The Basics for Success" trên Coursera, do Tiến sĩ kinh tế Đào Thị Thanh Lam giảng dạy. Ngoài việc tìm hiểu về gồm lập kế hoạch và lập lịch trình, lãnh đạo dự án, CBNV còn được hướng dẫn làm bài kiểm tra trên Coursera để có thể hoàn thành tốt phần thi của mình.

Lớp học offline do Trường Đào tạo Cán bộ FPT tổ chức nhằm hướng dẫn CBNV cách học hiệu quả các khóa học trên Coursera. Ngoài các khóa offline, FCU cũng đã thiết lập hòm mail hỗ trợ acad_support@fpt.com.vn nhằm giúp cho việc học tập trên MOOC của CBNV thuận tiện hơn. Người FPT có thắc mắc, gửi thư vào hòm thư này để được giải đáp.

>> 'Quản trị dự án - một người biết lo bằng kho người làm'

Tử Quyên