‘Bộ mặt’ của công ty

Các nhân viên lễ tân xinh đẹp, nhiệt tình của FPT Software luôn được các đồng nghiệp yêu quý. Ảnh: Bình Nguyên

Reng… reng…, tiếng chuông điện thoại đầy giục giã vang lên. Theo phản xạ, cô nhanh tay bốc máy, ở đầu dây kia, một giọng nói cất lên: “Alo, cháu ơi, cho bác hỏi thằng A con bác lương hằng tháng được bao nhiêu vậy, sao thấp thế nhỉ, cháu bảo lãnh đạo tăng lương cho nó nhé”, “Alo, hôm nay thằng Q có đi làm không cháu? Sao nó nghỉ nhiều thế, hay là bị đuổi việc rồi à?”… Nhẫn nại nghe xong, Vân quay ra cười xòa, nhẹ nhàng chia sẻ: “Điện thoại của phụ huynh các anh chị FPT Software gọi đấy”.

Những cuộc gọi như thế này thường khiến cho không chỉ Vân mà các lễ tân khác vô cùng khó xử bởi nó quá riêng tư và nhạy cảm, lại không thuộc phạm trù công việc đang làm. Các cô thường gọi đó là những “ca khó”, mà mỗi lần xử lý xong đều phải ôm tim vì hồi hộp muốn ngất.

Nhưng, đó chỉ là một phần nhỏ mà những nhân viên lễ tân như cô phải làm: Nghe điện thoại. Ngoài nó ra, còn vô vàn những việc “không tên” khác như: Đặt phòng họp, giải quyết một vài thủ tục hành chính, thanh toán… Nhìn sơ qua có vẻ toàn những công việc lặt vặt, không tên nhưng nếu thiếu các cô thì cũng vất ra trò.

“Ngày nào đi làm mà ngó qua không thấy hai em lễ tân đâu, cảm giác thấy trống trải giống như nhà vắng chủ vậy. Không có các em hỗ trợ thì khối việc mình phải bò ra mà làm”, một nam nhân viên FPT Software hóm hỉnh nói.

Tiêu chí đầu tiên của một lễ tân là phải luôn tươi cười, không được cáu giận. Với hơn một năm kinh nghiệm, Vân cho rằng đã làm lễ tân thì phải đặt chữ nhẫn lên hàng đầu, trong mọi tình huống đều phải nhẹ nhàng, không được nóng vội.

“Chỉ cần một hành động nhỏ của tụi mình tỏ ý không hài lòng cũng có thể ảnh hưởng rất lớn tới công việc và ấn tượng của mọi người với công ty nên các lễ tân luôn dặn mình trong trường hợp nào cũng phải hòa nhã”, Vân tâm sự.

Từ khi làm lễ tân, tính cách của Vân cũng ít nhiều thay đổi, “Ngày trước mình nóng tính, nhiều khi không kiềm chế được bản thân nên hay bột phát ra ngoài. Tuy nhiên, từ khi làm lễ tân, thấy bản thân mềm mỏng, nhẹ nhàng hơn rất nhiều, đặc biệt là lúc nghe điện thoại”.

Có lần, bạn của Vân đã rất shock khi gọi điện đến cho cô. “Bình thường thấy nó “hổ báo cáo chồn” gọi điện là cứ toáng lên, vậy mà dạo này lại nhẹ nhàng, dễ thương vô cùng, mình ngạc nhiên hay là gọi nhầm số?”, cậu bạn cười nói.

Cả ngày kè kè bên chiếc điện thoại đã khiến Vân có một phản xạ rất nhanh, chỉ cần chuông reo chưa đầy một tiếng là đã giơ tay nhấc máy và “Alo, Vân xin nghe”. Có lần, mẹ ở quê gọi điện lên cho con gái cũng được nghe nguyên xi câu xã giao như vậy khiến bà tưởng mình bấm nhầm số nào.

“Ở công ty dùng điện thoại hay phải bấm mã (code), vậy là về nhà mình cũng quen tay, cứ gọi điện là bấm mã. Có lần gọi mãi không được, hét toáng lên gọi mẹ kêu điện thoại hỏng rồi, mãi sau mới nhớ là mình trót bấm code trước số cần gọi”, Vân phân trần.

Tuy gắn bó với công việc này chưa lâu nhưng Hương Giang cảm thấy rất yêu thích công việc này. Ảnh: NVCC.

Không bị “mắc bệnh nghề nghiệp” nặng như Vân, nhưng mỗi khi ngồi làm việc là một nhân viên lễ tân của FPT Telecom tại tầng 1, tòa nhà FPT Cầu Giấy (Hà Nội), lại bị các đồng nghiệp nam trêu: “Sắm đôi tai nghe cho đỡ buồn em ơi”, hoặc “Em ơi, sắp bị tự kỷ chưa” vì thấy cô ngồi hoài một chỗ. “Mọi người thường tưởng lễ tân rất nhàn, chỉ có ngồi chơi cả ngày nên hay trêu vậy chứ kỳ thực, ngoài nghe, trực điện thoại, tiếp khách đến, khách đi… tụi mình còn phải làm rất nhiều công việc của khối văn phòng nữa nên cũng quay cuồng chẳng có thời gian đâu mà buồn”.

Cô cho biết, nếu tính theo tỷ lệ công việc thì hiện cô phải giải quyết 80% công việc văn phòng, 20% còn lại mới là làm lễ tân.

Do đặc thù kinh doanh của đơn vị nên không ít lần có khách hàng tìm đến tận công ty để mắng xơi xơi, những lúc ấy, Trang không chỉ làm nhiệm vụ đưa đón khách mà còn phải khéo léo giải thích sơ qua vấn đề để khách hạ hỏa, sau đó nhờ các anh chị có chuyên môn để giải quyết.

Đôi khi cô cũng trở thành “thông dịch viên” bất đắc dĩ. Có lần, FPT Telecom có đối tác khách hàng ở Mỹ qua ký hợp đồng. Hôm đó, công ty có một chị bên bộ phận pháp chế làm việc cùng nhưng trong quá trình nói chuyện nghe hiểu không rõ lắm nên nhanh chân chạy ra lôi Trang vào hỗ trợ vì biết cô cũng từng tốt nghiệp ĐH Ngoại ngữ.

“Sau lần đó, mình và khách hàng Mỹ có được số điện thoại và thường xuyên liên lạc, hỏi thăm nhau. Vui nhất là lần nào đến làm việc vị khách cũng nhớ và hỏi thăm mình, đó là niềm hạnh phúc nho nhỏ mà công việc mang đến”, Trang nói.

Nguyễn Thị Hương Giang, lễ tân FPT HO, cũng có được cảm giác ấm áp, hạnh phúc tương tự khi tận tình giúp đỡ một vị khách nước ngoài đến làm việc.

“Hôm đó thấy bác khách Tây ngồi đợi hơn một tiếng rưỡi đồng hồ do đối tác bận việc chưa đến được khiến mình cũng sốt ruột lây, nên thi thoảng lại rót cho bác cốc nước trà, mang bánh kẹo ra mời và hỏi han vài câu chuyện giết thời gian. Đến khi xong việc, bác quay ra cảm ơn rối rít vì nhờ đó mà thấy thời gian chờ đợi không quá lâu khiến mình cũng vui vui”, Giang chia sẻ.

Một đặc điểm dễ nhận thấy là các lễ tân hầu hết đều rất trẻ, xinh đẹp và khéo léo bởi dù gì các cô cũng là một phần bộ mặt của công ty, vì thế, không thể xuề xòa, đơn giản như lời Phạm Thị Thu Hương, nhân viên lễ tân tòa nhà FPT Cầu Giấy, nhận định: “Đã làm lễ tân thì phải luôn tươi cười, dù buồn hay vui cũng không được biểu lộ cảm xúc quá đà. Hình thức cũng là yếu tố quan trọng mà các bạn lễ tân cần chú ý vì chắc hẳn không vị khách nào lại muốn nhìn một cô nàng lôi thôi, luộm thuộm ngồi ở bàn lễ tân tiếp mình”. Chẳng thế mà người ta luôn thấy cô gái có vóc dáng cao dong dỏng, khuôn mặt tươi tắn, hàm răng đều như hạt bắp ngồi ở sảnh tầng 0 tươi cười vui vẻ và hiếm khi nào cáu gắt.

Mong muốn được gắn bó với nghề lâu dài nên Hương cũng như các lễ tân khác luôn cố gắng, trau dồi học hỏi về mọi mặt để làm sao thực hiện được tôn chỉ quý báu: “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.

Đánh giá về các lễ tân của đơn vị mình, Nguyễn Hải Nam, FPT IS, cho rằng đây là vị trí quan trọng bởi nó là một phần không nhỏ tạo nên bộ mặt chuyên nghiệp cho công ty.

“Khách đến thăm công ty, gặp các bạn lễ tân niềm nở, chỉ bảo ân cần, nói tiếng Anh như gió thì chắc chắn sẽ có ấn tượng tốt ban đầu khiến cho việc họp hành, thương thuyết hợp đồng có lợi hơn. Không chỉ vậy, các bạn còn hỗ trợ cho đồng nghiệp rất nhiều trong công việc hằng ngày”, anh Nam đánh giá.

Bình Nguyên