‘Lập dự toán phải phù hợp với nhu cầu khách hàng’

Tiếp tục chương trình sinh hoạt của Câu lạc bộ Kinh doanh dự án, Học viện Lãnh đạo FPT (FLI), ngày 4/12 vừa qua, 30 quản lý dự án (PM) đã tham dự chia sẻ với chủ đề "Quản lý rủi ro trong lập bảng dự toán". Giám đốc chi nhánh FPT Software TP HCM tại Cần Thơ Nguyễn Vũ Thiên Ân là diễn giả chương trình. Sự kiện diễn ra tại phòng Boston, Tòa nhà F-Town, Khu công nghệ cao, quận 9.

Khoảng 30 quản lý dự án (PM) đã tham dự chương trình tháng 10 với chủ đề "Quản lý rủi ro trong lập bảng dự toán".

Một câu hỏi khiến rất nhiều PM thường đau đầu là “Làm cách nào để lập bảng dự toán cách nhanh nhất và phù hợp yêu cầu khách hàng/sales?” đã được đặt lên bàn sinh hoạt của Câu lạc bộ Kinh doanh dự án.

Là người có 10 năm kinh nghiệm với công việc lập bảng dự toán, diễn giả cho rằng các PM nên dựa vào linh cảm của bản thân trong quá trình lập dự toán. “Thông thường, khi ta nghĩ nó sẽ sai thì thế nào chúng ta cũng gặp phải những vấn đề ngay tại phần chúng ta đã linh cảm”, khách mời nhận định. “Các quản lý dự án đừng xem thường hay bỏ qua những linh cảm của mình, vì chính khi chúng ta "phớt lờ" là lúc vấn đề chuẩn bị phát sinh khó khăn khiến bảng dự toán không thành công”.

Theo anh Ân, trong giai đoạn đánh giá, nghiên cứu, lấy thông tin, người quản trị dự án cần thấu hiểu được khách hàng đang muốn chúng ta làm gì và dựa trên phong cách làm việc của khách hàng, chúng ta có thể biết được họ có thật sự muốn hợp tác hay không. “Ví dụ khi đưa thông tin, tài liệu tham khảo, khách hàng cung cấp quá ít hoặc quá nhiều thông tin cùng một lúc và ra hạn thời gian quá ngắn để hoàn thiện bảng dự toán… Từ đây, ta có thể biết được cần lập dự toán như thế nào: dự toán 'chân gỗ' hay dự toán thông thường theo các phương pháp truyền thống…”, anh Ân chia sẻ.

Là người có 10 năm kinh nghiệm với công việc lập bảng dự toán, anh Nguyễn Vũ Thiên Ân đã chia sẻ những sai lầm dễ mắc phải với các phương pháp lập bảng dự toán thông dụng (User Case Point, Function Point, LOC); kinh nghiệm cho các kiểu dự án: chuyển đổi (Migration), nâng cấp (enhancement)…; làm bảng dự toán “chân gỗ” hay phương pháp lập bảng dự toán “mì ăn liền”; kinh nghiệm thương thảo giãn deadline khi khách hàng ép kế hoạch…

Dự án “chân gỗ” là một khái niệm của nhà quản trị dùng cho các dự án nhằm gửi cho khách hàng với tính chất giúp họ tham khảo, hoàn thiện hồ sơ… trong khi họ đã quyết định chọn một đối tác khác chứ không phải chúng ta.

Trong công tác chia giai đoạn để làm việc, các PM thường băn khoăn nên làm phần dễ hay khó trước trong bảng dự toán để thuyết phục khách hàng. Tuy nhiên, với kinh nghiệm của mình, khách mời cho rằng, dễ hay khó trước là tùy thuộc vào tính chất của dự án và cần có tiêu chuẩn rõ ràng thế nào là dễ và thế nào là khó đối với từng dự án cụ thể.

Bằng kinh nghiệm của mình, anh Thiên Ân đã chia sẻ những ưu và khuyết điểm của từng phương pháp lập bảng dự toán phổ biến hiện nay. Giám đốc chi nhánh FPT Software HCM tại Cần Thơ cho rằng, các PM thường thực hiện dự toán theo kiểu phỏng đoán và không có các tiêu chí cũng như chuẩn mực để có thể đưa ra các lập luận “phán số” vào bảng dự toán.

“Chỉ khi làm được như vậy, các PM mới có thể luôn sẵn sàng dữ liệu để thuyết phục khách hàng khi lập bảng dự toán. Với kỹ thuật và phương pháp tốt, chúng ta đều có thể chốt hợp đồng được với tất cả khách hàng”, anh Ân khẳng định. Trong chương trình, diễn giả cũng chia sẻ rất nhiều về những dự án thực tế liên quan đến khách hàng Nhật.

Ninh Ngọc - Nguyên Văn

Ảnh: Dương Thi